Mẫu bảng kê khai thuế GTGT Excel - Mẫu miễn phí

1. Bước 1 — Mở sheet Kê khai GTGT và nhập từng hóa đơn theo từng dòng, bắt đầu từ ngày hóa đơn và số hóa đơn.
2. Bước 2 — Điền MST, tên nhà cung cấp hoặc khách hàng, tỉnh/thành và loại nghiệp vụ để phân loại đúng đầu vào, đầu ra.
3. Bước 3 — Nhập giá trị chưa thuế, chọn thuế suất GTGT và kiểm tra lại tiền thuế GTGT phát sinh trên từng chứng từ.
4. Bước 4 — Ghi tổng thanh toán, hình thức thanh toán và trạng thái hóa đơn để tiện đối chiếu công nợ.
5. Bước 5 — Sang sheet Tổng hợp để xem số cộng dồn theo kỳ và rà lại các khoản có chênh lệch.
6. Bước 6 — Dùng sheet Danh mục & Hướng dẫn làm quy ước nhập liệu chung cho cả tháng, nhất là khi nhiều người cùng cập nhật file.

Mẫu này hợp nhất với chủ hộ kinh doanh, kế toán của Công ty TNHH nhỏ, hoặc người phụ trách sổ sách ở một cửa hàng có hóa đơn vào ra đều đặn mỗi tháng. Khi kỳ kê khai đến gần, nhất là quanh ngày chốt số liệu tháng và đối chiếu hóa đơn điện tử, bạn chỉ cần mở sheet Kê khai GTGT để điền từng chứng từ, rồi xem sheet Tổng hợp để biết ngay mức thuế đầu ra, đầu vào và tổng thanh toán.

Ví dụ một xưởng mộc có 4 nhân viên, mỗi tháng phát sinh 120 hóa đơn mua gỗ, keo, phụ kiện và 35 hóa đơn bán hàng. Nếu mỗi hóa đơn trung bình 2.500.000 ₫ chưa thuế, riêng phần doanh số đã là 437.500.000 ₫; chỉ cần sai 1 dòng thuế suất 10% là lệch ngay 250.000 ₫ tiền thuế GTGT trên hóa đơn đó. Vì vậy file này hữu ích nhất khi bạn cần một bảng nhập liệu gọn, không phải một phần mềm kế toán đầy đủ.

Ảnh 1 cho thấy sheet Kê khai GTGT

Ảnh 1 là nơi bạn nhập dữ liệu chính, với các cột đi từ STT đến Ghi chú. Cách bố trí này rất sát thực tế: bạn nhìn một dòng là thấy ngay ngày hóa đơn, MST, giá trị chưa thuế, thuế suất GTGT và trạng thái hóa đơn.

Ảnh 2 cho thấy sheet Tổng hợp

Ảnh 2 phù hợp cho người cần chốt nhanh số liệu trước khi in hoặc đối chiếu. Khi có 200 hóa đơn trong tháng, việc gom theo kỳ trong một bảng riêng thường nhanh hơn nhiều so với lật từng chứng từ.

Ảnh 3 cho thấy sheet Danh mục & Hướng dẫn

Ảnh 3 dùng để ghi quy ước chung, giúp người nhập mới không làm lệch cấu trúc file. Với nhóm làm chung 2-3 người, đây là phần giữ cho dữ liệu không bị vỡ sau vài tuần sử dụng.

Về nguyên tắc, hóa đơn điện tử và dữ liệu hóa đơn được lập theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC; thuế GTGT trên hóa đơn phải tách riêng tiền thuế và giá chưa thuế. Thuế GTGT phổ thông vẫn là 10%, còn một số trường hợp áp dụng 8%, 5% hoặc 0%; nếu bạn nhập sai thuế suất, bảng kê trong file sẽ lệch ngay ở cột tiền thuế GTGT và tổng thanh toán.

Với thuế TNCN, người làm lương thường phải nhớ mức giảm trừ gia cảnh bản thân 11 triệu ₫/tháng và mỗi người phụ thuộc 4,4 triệu ₫/tháng, còn thuế TNDN phổ thông là 20%. Nếu doanh nghiệp có 6 lao động, mỗi người lương 15 triệu ₫/tháng thì riêng phần lương trước các khoản khác đã là 90 triệu ₫; phần đóng BHXH bắt buộc của doanh nghiệp là 21,5%, tức khoảng 19.350.000 ₫/tháng, nên số liệu thuế và lương rất dễ ảnh hưởng nhau trong bảng tổng hợp.

Theo Luật Kế toán, chứng từ kế toán phải lưu tối thiểu 10 năm. Với file kê khai GTGT, quan điểm thực tế là nên giữ cấu trúc đơn giản nhưng có trường đủ dùng: ngày hóa đơn, ký hiệu, số hóa đơn, MST, thuế suất và trạng thái; cách này gọn hơn nhiều so với nhồi thêm các cột không phục vụ đối chiếu thuế.

Thuế suất và tiền thuế phải tách ngay từ lúc nhập

Nếu một hóa đơn 10.000.000 ₫ chưa thuế chịu thuế suất 10%, tiền thuế GTGT là 1.000.000 ₫ và tổng thanh toán là 11.000.000 ₫. Chỉ cần gõ nhầm thành 8% là lệch 200.000 ₫, đủ làm bạn mất thời gian sửa bảng kê và rà lại hóa đơn gốc.

Kỳ kê khai nên cố định theo tháng để dễ khóa sổ

Với doanh nghiệp nhỏ, cách làm gọn nhất là chốt file theo tháng thay vì để dồn cuối quý rồi mới nhập. Khi dữ liệu được nhập đều, phần tổng hợp ở cuối kỳ sẽ ít sai hơn và việc đối chiếu với tờ khai trên eTax cũng đỡ tốn công.

Lưu file như một bộ chứng từ kế toán

Sheet Danh mục & Hướng dẫn nên được giữ cùng file chính vì nó là chỗ thống nhất quy ước giữa người nhập và người kiểm tra. Nếu đội của bạn có 2 người thay nhau làm, một quy ước nhập liệu rõ ràng thường tiết kiệm hơn rất nhiều so với việc sửa lỗi sau khi đã lên tờ khai.

Sai phổ biến nhất là nhập nhầm giá trị chưa thuế thành tổng thanh toán, rồi lại cộng thêm thuế GTGT lần nữa. Ví dụ hóa đơn 22.000.000 ₫ đã gồm thuế nhưng lại bị ghi thành 22.000.000 ₫ chưa thuế, thì với thuế suất 10% bạn đã làm lệch 2.200.000 ₫ ngay trên một dòng.

Lỗi thứ hai là bỏ quên ký hiệu HĐ hoặc số hóa đơn, khiến lúc đối chiếu với hóa đơn điện tử bạn không tìm ra chứng từ gốc. Một cửa hàng online xử lý 300 đơn mỗi tháng mà thiếu 5 hóa đơn đối chiếu thôi cũng đủ làm người kiểm tra mất nửa buổi.

Sai thuế suất làm lệch cả bảng kê

Không ít trường hợp hàng hóa áp dụng 8% hoặc 5% nhưng người nhập vẫn để 10% vì quen tay. Nếu một tháng có 40 hóa đơn loại này, chỉ cần chênh 2 điểm phần trăm trên mỗi hóa đơn 5.000.000 ₫ là số thuế đã lệch 4.000.000 ₫, chưa kể thời gian sửa lại toàn bộ bảng.

Thiếu trạng thái hóa đơn làm khó khâu rà soát

Cột trạng thái HĐ nghe nhỏ nhưng rất quan trọng: hóa đơn đã nhận, đã thanh toán hay cần kiểm tra lại. Khi file không có trạng thái, người phụ trách dễ thanh toán trùng một hóa đơn hai lần, đặc biệt ở những đơn vị có 20-30 chứng từ/tháng.

Không tách đầu vào và đầu ra ngay từ đầu

Nếu trộn chung hóa đơn mua vào và bán ra, bảng tổng hợp cuối kỳ sẽ rất khó đọc. Kinh nghiệm thực tế của tôi là tách rõ loại nghiệp vụ ngay trên từng dòng, vì việc này rẻ hơn nhiều so với ngồi lọc lại sau khi đã khóa sổ.

Thiếu trạng thái hóa đơn và tách riêng đầu vào, đầu ra cho thấy khâu đối chiếu công nợ cần một bảng theo dõi rõ ràng; file Excel theo dõi công nợ phải thu phải trả là nền tảng phù hợp để rà soát từng khoản đến hạn và tránh thanh toán trùng.

Cách gọn nhất là cố định một giờ nhập liệu sau mỗi ngày chốt hóa đơn, thay vì đợi đến hạn kê khai mới gom số. Nếu mỗi ngày chỉ cần 10 phút mà bạn có 60 hóa đơn trong tháng, cuối tháng sẽ nhẹ hơn rất nhiều so với việc ngồi nhập dồn 2-3 giờ liên tục.

Bạn cũng nên sao chép sheet của tháng trước rồi thay kỳ kê khai, vì cấu trúc cột gần như không đổi. Cách này đặc biệt hiệu quả với các file có 3 sheet như mẫu này: Kê khai GTGT, Tổng hợp và Danh mục & Hướng dẫn.

Ba mẹo giữ file ít lỗi hơn

• Dùng Data Validation cho các cột loại nghiệp vụ, trạng thái HĐ và hình thức thanh toán để tránh nhập sai kiểu.
• Dùng định dạng có điều kiện để tô đỏ các dòng thiếu MST, thiếu ngày hóa đơn hoặc bỏ trống thuế suất.
• Khóa công thức ở sheet Tổng hợp để người nhập chỉ điền dữ liệu gốc, không sửa nhầm ô tính.

Khi file bắt đầu có vài trăm dòng mỗi tháng, bạn nên chuyển sang phần mềm kế toán hoặc phần mềm hóa đơn để giảm thao tác thủ công. Nhưng ở quy mô nhỏ, một bảng Excel rõ ràng vẫn là cách nhanh nhất để kiểm tra số liệu trước khi nộp tờ khai.

Khâu kiểm tra số liệu trước khi nộp tờ khai thường đi kèm đối chiếu thu chi, nên mẫu sổ quỹ tiền mặt Excel là bảng ghi chép phù hợp để theo dõi tiền vào ra song song với dữ liệu thuế.