Sổ nhật ký chung Excel - Mẫu miễn phí

1. Bước 1 — Mở sheet NhatKyChung và nhập chứng từ theo đúng thứ tự ngày hạch toán, số chứng từ, diễn giải và tài khoản Nợ/Có.
2. Bước 2 — Điền số tiền trước thuế và thuế GTGT theo hóa đơn, rồi kiểm tra lại tổng thanh toán để tránh lệch số.
3. Bước 3 — Nếu phát sinh nhiều dòng trong ngày, nhập theo từng nghiệp vụ riêng thay vì gộp chung một dòng.
4. Bước 4 — Chuyển sang sheet TongHop để xem số phát sinh theo tài khoản và đối chiếu với sổ khác.
5. Bước 5 — Dùng sheet HuongDan khi cần nhắc lại quy ước nhập, nhất là lúc bàn giao nội bộ.
6. Bước 6 — Cuối tháng, rà lại các dòng trống, số chứng từ trùng và phần thuế GTGT đã tách đúng chưa.

Người dùng thực tế của mẫu này thường là kế toán nội bộ ở Công ty TNHH, Công ty CP, hộ kinh doanh chuyển sang làm sổ sách bài bản, hoặc chủ xưởng nhỏ muốn biết mỗi ngày tiền đi đâu và vào tài khoản nào. Với một xưởng mộc 4 nhân viên, chỉ cần 25 phiếu thu chi, 12 hóa đơn đầu vào và 18 hóa đơn đầu ra trong tháng là đã có hơn 50 dòng cần ghi; để dồn cuối tuần thì rất dễ sai số chứng từ.

Ảnh 1 của sheet NhatKyChung cho thấy file đi theo luồng nhập rất thực tế: ngày hạch toán, số chứng từ, ngày chứng từ, diễn giải nghiệp vụ, mã tài khoản Nợ/Có, mã khách hàng/nhà cung cấp và số tiền trước thuế. Cách này hợp với người phải khóa sổ cuối tháng hoặc cuối quý, vì nhìn một lần là biết nghiệp vụ nào đã vào sổ, nghiệp vụ nào còn treo.

Trường hợp nào dùng mẫu này hiệu quả nhất

Nếu bạn làm cho cửa hàng có khoảng 300 đơn mỗi tháng, chỉ cần 1/3 số đơn phát sinh công nợ hoặc thuế GTGT thì file đã đủ giá trị để đối chiếu với hóa đơn điện tử và công nợ phải thu. Với hộ kinh doanh kê khai hoặc doanh nghiệp nhỏ theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, ghi theo từng nghiệp vụ sẽ gọn hơn nhiều so với dồn hết vào một bảng tổng.

Ảnh 2 cho thấy phần tổng hợp dùng để kiểm tra gì

Sheet TongHop không nhằm thay sổ cái, mà để nhìn nhanh số phát sinh theo tài khoản trước khi đem đi đối chiếu. Nếu tổng tiền đầu vào là 180 triệu ₫ mà phần có thuế GTGT đầu vào chỉ hiện 12 triệu ₫ trong khi hóa đơn thực tế phải là 18 triệu ₫, bạn sẽ phát hiện lệch ngay trong ngày chứ không đợi đến lúc lập báo cáo tài chính.

Khi số phát sinh theo tài khoản đã được kiểm tra, bước tiếp theo là đưa các số dư đó vào bảng cân đối để xem tài sản, nợ phải trả và vốn chủ còn khớp nhau hay không.

Với doanh nghiệp nhỏ và vừa, sổ nhật ký chung là phần nền của hệ thống kế toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC; doanh nghiệp lớn thường đi theo Thông tư 200/2014/TT-BTC. Luật Kế toán yêu cầu chứng từ, sổ sách phải lưu tối thiểu 10 năm, nên file Excel này nên được đặt tên theo tháng, ví dụ NKC_06_2026, để tìm lại nhanh khi cần kiểm tra.

Về thuế, hóa đơn điện tử phải thể hiện đúng tên, MST, ký hiệu, số hóa đơn, ngày lập, đơn giá, thuế suất và tiền thuế GTGT tách riêng theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC. Thuế GTGT phổ thông là 10%, một số hàng hóa dịch vụ áp dụng 8%, 5% hoặc 0%; vì vậy cột thuế suất trong mẫu này rất quan trọng, nhất là khi bạn nhập 20 hóa đơn đầu vào có thuế suất khác nhau.

Khi nào nên tách riêng số trước thuế và thuế

Nếu một tháng bạn mua hàng 12 hóa đơn, mỗi hóa đơn 9.900.000 ₫ đã gồm thuế GTGT 10%, thì tiền chưa thuế là 9.000.000 ₫ và thuế là 900.000 ₫ mỗi hóa đơn. Tổng 12 hóa đơn sẽ tạo ra 108.000.000 ₫ trước thuế và 10.800.000 ₫ thuế GTGT; tách ngay từ nhật ký chung sẽ giúp đối chiếu nhanh hơn khi làm tờ khai thuế GTGT theo tháng hoặc quý.

Khấu trừ và đối chiếu theo mã số thuế

Khi có MST của khách hàng hoặc nhà cung cấp, bạn đối chiếu được hóa đơn và công nợ rõ hơn, nhất là với các khoản trả chậm 15, 30 hoặc 45 ngày. Nếu bên mua giữ lại 5 hóa đơn chưa thanh toán, mỗi hóa đơn 22 triệu ₫, thì số công nợ đã là 110 triệu ₫; ghi đúng ngay trong sổ nhật ký chung sẽ giảm nhầm lẫn khi chốt tháng và khi làm việc với Tổng cục Thuế qua hệ thống eTax.

Phần công nợ đã ghi đúng trong nhật ký chung cũng cần được chuyển sang sổ cái kế toán để khóa số dư cuối tháng và đối chiếu nhanh khi chốt báo cáo.

Với phần thuế, cái sai hay gặp nhất không phải là thiếu một con số lớn, mà là tách sai bản chất của con số đó. Một hóa đơn 55 triệu ₫ đã gồm thuế GTGT 10% mà bạn lại ghi cả 55 triệu ₫ vào doanh thu chưa thuế, thì chỉ riêng phần thuế đã lệch 5 triệu ₫ và kéo theo sai luôn số liệu đầu ra trên sổ.

Người làm kế toán nội bộ cho doanh nghiệp nhỏ nên nhớ thêm một mốc: thuế TNCN khấu trừ tại nguồn có giảm trừ gia cảnh bản thân 11 triệu ₫/tháng và mỗi người phụ thuộc 4,4 triệu ₫/tháng. Nếu bạn trả lương 18 triệu ₫/tháng cho một nhân viên có 1 người phụ thuộc, việc tính và ghi nhận đúng ngay từ bảng lương sẽ tránh lệch giữa sổ nhật ký chung, bảng lương và tờ khai thuế TNCN.

BHXH làm sai thì lệch cả chi phí và công nợ

Với lao động làm việc chính thức, người lao động đóng 10,5% gồm BHXH, BHYT và BHTN; doanh nghiệp đóng 21,5%. Nếu một xưởng có 6 người, lương đóng bảo hiểm bình quân 9 triệu ₫/người, riêng phần doanh nghiệp đã là 11.610.000 ₫/tháng; ghi thiếu một kỳ là chi phí và công nợ BHXH đều lệch ngay.

Thời hạn lưu trữ và hậu quả khi mất dấu chứng từ

Luật Kế toán yêu cầu lưu chứng từ tối thiểu 10 năm, nên việc để file rải rác trong 5-6 thư mục khác nhau là rất rủi ro. Khi cần giải trình một khoản 78 triệu ₫ mua hàng vào đầu năm, bạn sẽ mất thêm cả buổi chỉ để lục lại hóa đơn và phiếu nhập nếu nhật ký chung không ghi đúng số chứng từ ngay từ đầu.

Thói quen tốt nhất là dùng sổ nhật ký chung như một điểm chốt mỗi ngày, không phải nơi để sau cùng. Nếu bạn dành 15 phút cố định lúc 16:30 để nhập chứng từ trong ngày, thì một tháng 22 ngày làm việc chỉ tốn khoảng 330 phút, tức hơn 5 giờ; đổi lại, bạn tránh được cảnh dồn 80 dòng vào tối cuối tháng.

Ảnh 1 cho thấy các cột đã được chia đủ rõ để bạn chỉ việc điền đúng dữ liệu gốc. Khi nhập xong, nhìn sang ảnh 2 của sheet TongHop là biết ngay tổng phát sinh theo tài khoản; cách này rất hợp với người phải vừa làm kế toán vừa làm hành chính, vì không cần mở nhiều file cùng lúc.

Mẹo giữ file chạy đều mỗi tháng

• Sao chép file của tháng trước rồi đổi tiêu đề sang tháng mới, thay vì tạo lại từ đầu.
• Giữ một mã màu cố định cho chứng từ đã kiểm tra và chứng từ còn treo.
• Dùng Data Validation cho cột mã tài khoản để giảm lỗi gõ tay.
• Đặt giờ chốt sổ cố định, ví dụ chiều cuối thứ Sáu hoặc chiều cuối tháng.

Khi nào nên chuyển sang phần mềm

Nếu bạn đã phải nhập 500-1.000 dòng mỗi tháng, có nhiều người cùng sửa hoặc cần phân quyền chi tiết, Excel bắt đầu nặng tay hơn phần mềm kế toán. Lúc đó, mẫu này vẫn hữu ích như một tầng kiểm tra trước khi đẩy dữ liệu sang hệ thống chính.