Bảng kê hóa đơn bán ra Excel - Mẫu miễn phí

1. Bước 1 — Mở sheet BangKe_HoaDonBanRa và nhập từng hóa đơn theo đúng một dòng. Với 120 hóa đơn/tháng thì mỗi ngày bạn chỉ cần thêm vài dòng, không dồn đến cuối kỳ mới làm.
2. Bước 2 — Điền ngày lập, số hóa đơn, tên khách hàng, MST và giá trị chưa thuế. Nếu hóa đơn 2.000.000 ₫ chưa thuế với thuế suất 10% thì tiền thuế là 200.000 ₫, tổng thanh toán là 2.200.000 ₫.
3. Bước 3 — Kiểm tra các cột thuế suất và tiền thuế trước khi lưu. Một dòng sai 8% thành 10% trên 50 triệu ₫ đã lệch 1 triệu ₫, đủ làm bạn mất thời gian sửa đối chiếu.
4. Bước 4 — Chuyển sang TongHop_Dashboard để xem tổng số hóa đơn, doanh thu và thuế đầu ra. Đây là chỗ bạn nhìn nhanh cả tháng mà không phải cộng tay từng dòng.
5. Bước 5 — Đọc sheet HuongDan nếu cần thống nhất cách nhập cho cả phòng kế toán hoặc người bán hàng. Làm theo một quy ước ngay từ đầu sẽ đỡ lỗi hơn nhiều so với sửa sau khi đã có 300 dòng.
6. Bước 6 — Cuối tháng, lọc lại các hóa đơn chưa đủ thông tin, nhất là thiếu số hóa đơn hoặc MST. Việc rà soát 10 phút lúc đầu luôn rẻ hơn sửa 10 dòng sai sau khi đã nộp báo cáo.

Mẫu này hợp với kế toán ở Công ty TNHH, Công ty CP, chủ hộ kinh doanh kê khai theo tháng hoặc quý, và cả người làm bán hàng phải gom hóa đơn cuối ngày. Với một cửa hàng online có 300 đơn mỗi tháng, chỉ cần lệch 5 hóa đơn là bảng tổng hợp đã sai ngay vài chục triệu đồng doanh thu.

Trong thực tế, file như vậy được mở nhiều nhất vào cuối ngày, cuối tuần và sát hạn kê khai thuế GTGT. Nếu bạn bán hàng có công nợ 15 ngày hoặc 30 ngày, việc giữ sẵn danh sách hóa đơn đầu ra giúp đối chiếu nhanh hơn nhiều so với lục email hay phần mềm bán hàng.

Ảnh 1 cho thấy sheet nhập liệu

Sheet BangKe_HoaDonBanRa là nơi ghi từng hóa đơn một dòng, có cột số hóa đơn, ngày lập, tên khách hàng, MST, giá trị chưa thuế, thuế suất và tiền thuế. Cách chia cột này đủ cho một xưởng mộc 4 nhân viên bán hàng theo đơn lẻ, nhưng vẫn gọn để cuối tháng in ra đối chiếu.

Ảnh 2 cho thấy bảng tổng hợp

Sheet TongHop_Dashboard gom số liệu theo tháng để bạn nhìn ra tổng doanh thu, tổng thuế đầu ra và số lượng hóa đơn đã ghi. Khi phải xử lý 150 đến 400 dòng trong một kỳ, bảng tổng hợp giúp bạn biết ngay phần nào lệch thay vì dò từng hóa đơn.

Ảnh 3 là phần hướng dẫn

Sheet HuongDan dùng để thống nhất quy ước nhập liệu cho cả nhóm, nhất là khi có người bán hàng, thủ quỹ và kế toán cùng chạm vào một file. Làm rõ ngay từ đầu sẽ tránh chuyện cùng một khách hàng nhưng bị ghi 2 cách tên khác nhau, đến lúc lọc công nợ thì rất mất công.

Khi kê hóa đơn bán ra, bạn phải tách rõ giá chưa thuế, tiền thuế GTGT và tổng thanh toán trên từng dòng, vì thuế suất phổ thông hiện là 10%, ngoài ra còn có trường hợp 8%, 5% và 0% theo từng nhóm hàng hóa dịch vụ. Với hóa đơn 12.000.000 ₫ chưa thuế và thuế suất 10%, tiền thuế là 1.200.000 ₫, tổng cộng 13.200.000 ₫; nếu ghi nhầm thành 8% thì lệch ngay 240.000 ₫.

Hóa đơn điện tử áp dụng theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, nên dữ liệu đầu ra phải đủ các trường cơ bản như tên người bán, tên người mua, MST, ký hiệu, số hóa đơn, ngày lập, đơn giá, thuế suất và tiền thuế. Với doanh nghiệp kê khai thuế TNCN hoặc lương có khấu trừ tại nguồn, hồ sơ hóa đơn đầu ra còn là căn cứ để khớp doanh thu khi quyết toán năm.

Thời điểm nên khóa số liệu

Với đơn vị nộp thuế GTGT theo tháng, nên khóa bảng kê sau khi hết ngày cuối tháng và trước khi lên tờ khai; nếu nộp theo quý thì khóa theo quý để tránh cộng lặp. Cách này thực tế hơn nhiều so với để số liệu mở suốt tháng rồi sửa tay liên tục, vì chỉ cần một hóa đơn 50 triệu ₫ bị nhập trùng là doanh thu đã phình thêm 100 triệu ₫ trên bảng tổng hợp.

Hóa đơn đầu ra và lưu chứng từ

Theo Luật Kế toán, chứng từ cần lưu tối thiểu 10 năm, nên file Excel này không chỉ để nhìn nhanh mà còn là lớp sổ tạm giúp truy lại số hóa đơn khi cần. Khi làm với cơ quan thuế, một bảng kê có cột ngày, số hóa đơn và khách hàng rõ ràng luôn dễ kiểm tra hơn file gom chung đơn hàng, thanh toán và ghi chú vào một ô.

Lỗi dễ thấy nhất là ghi thiếu số hóa đơn hoặc sai ngày lập, làm bảng kê lệch với dữ liệu trên hóa đơn điện tử. Chỉ cần lệch 1 ngày ở cuối kỳ là hóa đơn có thể bị đẩy sang tháng khác, kéo theo sai luôn số đầu ra của kỳ kê khai đó.

Sai thuế suất và tiền thuế

Nhiều bạn lấy luôn tổng thanh toán rồi suy ngược ra doanh thu nhưng quên tách tiền thuế, nhất là khi có lẫn hóa đơn 10% và 8%. Với 20 hóa đơn, mỗi hóa đơn 5.000.000 ₫ chưa thuế, chỉ cần 4 hóa đơn bị nhập sai thuế suất là số thuế đầu ra đã lệch 400.000 ₫; nhìn nhỏ nhưng đủ làm bạn phải dò lại cả bảng.

Thiếu MST hoặc tên khách hàng

Khi khách cần đối chiếu công nợ, thiếu MST hoặc ghi tên không thống nhất sẽ khiến tìm chứng từ rất lâu. Tôi gặp nhiều file ghi cùng một khách hàng bằng 3 kiểu khác nhau, đến lúc lọc theo tên chỉ ra 1 phần dữ liệu, còn phần kia nằm ở nhóm tên viết tắt.

Nhập trùng hóa đơn

Đây là lỗi tốn thời gian nhất vì bảng kê nhìn vẫn đủ dòng nhưng số lượng lại bị đội lên. Một cửa hàng online 300 đơn mỗi tháng chỉ cần trùng 2 hóa đơn 2.200.000 ₫ là doanh thu đã tăng 4.400.000 ₫ trên bảng, kéo theo đối chiếu rất mất công trước khi nộp báo cáo.

Nhập trùng hóa đơn cũng làm số tiền trên bảng kê lệch khỏi sổ tiền gửi ngân hàng, nên phần đối chiếu giao dịch phải rà từng khoản trước khi chốt báo cáo.

Cách gọn nhất là gắn việc cập nhật bảng kê vào một mốc cố định, ví dụ cuối mỗi ngày bán hàng hoặc chiều ngày cuối cùng của tháng. Nếu bạn chờ đến lúc gần hạn kê khai thuế GTGT mới nhập 200 dòng, sai sót sẽ nhiều hơn hẳn so với mỗi ngày nhập 10 đến 15 dòng.

Giữ một quy trình lặp lại

Bạn nên sao chép sheet tháng trước, đổi kỳ mới rồi mới nhập dữ liệu, thay vì tạo file trắng mỗi lần. Với 12 tháng trong năm, một quy trình lặp lại giúp bạn tiết kiệm ít nhất vài giờ ngồi dựng lại cột, định dạng và công thức.

• Dùng Data Validation để chặn nhập sai thuế suất.
• Dùng định dạng có điều kiện để tô đỏ dòng thiếu MST hoặc số hóa đơn.
• Giữ cùng một mẫu cột cho mọi tháng để sheet tổng hợp không phải sửa công thức.

Khi nào nên chuyển sang phần mềm

Nếu số hóa đơn lên vài trăm dòng mỗi tháng, có nhiều chi nhánh hoặc đối chiếu công nợ phức tạp, bảng Excel bắt đầu chậm hơn phần mềm bán hàng hoặc kế toán. Lúc đó Excel vẫn hữu ích cho kiểm tra, nhưng không nên là nơi duy nhất giữ dữ liệu gốc.

Lúc này, việc ghi sổ nhật ký chung bằng Excel thường chỉ còn phù hợp để kiểm tra và đối chiếu, còn dữ liệu gốc nên nằm ở phần mềm kế toán.