Báo cáo kết quả kinh doanh Excel - Mẫu miễn phí

1. Bước 1 — Mở sheet Dữ liệu KQKD và nhập từng tháng theo đúng dòng. Mỗi dòng là một tháng, một phòng ban hoặc một nhóm số liệu mà bạn muốn theo dõi.
2. Bước 2 — Điền mã phòng ban, tên phòng ban và các chỉ tiêu doanh thu, giảm trừ, giá vốn, chi phí. Với doanh thu 500.000.000 ₫ và giá vốn 320.000.000 ₫, bạn đã có lãi gộp 180.000.000 ₫ trước khi trừ chi phí bán hàng.
3. Bước 3 — Kiểm tra lại các ô tiền để bảo đảm cùng một cách nhập số, nhất là khi có nhiều người cùng cập nhật file.
4. Bước 4 — Sang sheet Tổng hợp & Dashboard để xem số cộng theo tháng, theo phòng ban và các chỉ số chính. Đây là nơi bạn nhìn nhanh kết quả mà không phải lật lại toàn bộ bảng nhập.
5. Bước 5 — Dùng sheet Hướng dẫn nếu cần nhắc lại quy ước nhập liệu, cách đọc chỉ tiêu và cách đối chiếu khi số tổng chưa khớp.
6. Bước 6 — Cuối tháng hoặc cuối quý, sao chép file sang kỳ mới và giữ cùng một cấu trúc. Làm vậy rẻ hơn nhiều so với sửa một file cũ đã lẫn dữ liệu của nhiều kỳ.

Người dùng điển hình là kế toán nội bộ của Công ty TNHH, chủ doanh nghiệp nhỏ, hoặc người phụ trách tài chính ở cửa hàng có vài nguồn thu. Khi phải chốt số cuối tháng, họ cần biết ngay doanh thu thuần, giá vốn và chi phí bán hàng để ra lãi thực tế, không phải đợi phần mềm kế toán xuất cả đống báo cáo.

Ảnh 1 cho thấy sheet Dữ liệu KQKD với các cột theo tháng, mã phòng ban, tên phòng ban, doanh thu bán hàng, doanh thu khác, giảm trừ doanh thu, giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng và chi phí quản lý. Một xưởng mộc 4 nhân viên nếu bán 260.000.000 ₫/tháng mà giá vốn đã 180.000.000 ₫ thì chỉ còn 80.000.000 ₫ để gánh lương và chi phí khác; nhìn vào file này, bạn biết ngay tháng đó đang lãi hay lỗ.

Khi nào file này phát huy tác dụng

Thường là lúc chốt tháng, họp giao ban đầu tháng, hoặc cuối quý khi phải nhìn lại biên lợi nhuận. Với cửa hàng online bán 300 đơn/tháng, chỉ cần lệch 2.000 ₫ mỗi đơn ở giảm trừ hoặc phí nền tảng là đã mất 600.000 ₫, nên bảng theo dõi theo tháng sẽ hữu ích hơn kiểu ghi nhớ bằng sổ tay.

Ảnh 2 cho thấy gì ở phần tổng hợp

Sheet Tổng hợp & Dashboard gom số để xem nhanh thay vì cộng thủ công từng dòng. Cách này hợp với người cần quyết định nhanh: giữ hay cắt một khoản chi, tăng hay giảm mức ngân sách marketing, hoặc có nên điều chỉnh giá bán khi biên lãi gộp đang xuống dưới 20%.

Về kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh là một phần của bộ báo cáo tài chính, và số liệu phải đi từ chứng từ gốc, sổ cái rồi mới lên báo cáo. Theo Luật Kế toán, chứng từ kế toán phải lưu trữ tối thiểu 10 năm; vì vậy file Excel này nên được xem là bản làm việc nội bộ, còn hồ sơ gốc vẫn phải giữ đủ để đối chiếu khi cần.

Nếu doanh nghiệp của bạn phát hành hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, số doanh thu trên báo cáo phải khớp với doanh thu đã xuất hóa đơn và đã kê khai thuế GTGT. Ví dụ, bán hàng 1.100.000 ₫ đã gồm thuế thì doanh thu chưa thuế là 1.000.000 ₫ và tiền thuế GTGT là 100.000 ₫; nếu bạn đưa luôn 1.100.000 ₫ vào doanh thu thuần, biên lợi nhuận sẽ bị lệch ngay 10%.

Doanh nghiệp nhỏ nên chọn cách nào

Với hộ kinh doanh hoặc công ty nhỏ theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, cách làm gọn nhất là nhập theo tháng và theo phòng ban như mẫu này, rồi chốt một lần cuối kỳ. Với đơn vị có nhiều mã hàng, nhiều chi nhánh hoặc gần đến mức cần kiểm soát sâu hơn, báo cáo Excel vẫn dùng được để kiểm tra chéo trước khi lên phần mềm và nộp báo cáo chính thức.

Lỗi hay gặp nhất là nhập doanh thu chưa loại phần giảm trừ, rồi cộng thẳng vào kết quả kinh doanh. Chỉ cần giảm giá 5.000.000 ₫ trên một đơn hàng 50.000.000 ₫ mà bạn quên tách riêng, lãi gộp sẽ bị thổi phồng đúng 5.000.000 ₫, và quyết định về chi phí quảng cáo hay thưởng sales sẽ sai theo.

Nhầm giữa giá vốn và chi phí

Nhiều người đưa chi phí vận chuyển, bao bì hoặc lương giao hàng vào giá vốn khi thực tế nên tách sang chi phí bán hàng. Với một cửa hàng có 200 đơn/tháng, nếu mỗi đơn 12.000 ₫ phí giao hàng mà bạn phân loại sai, phần giá vốn sẽ đội thêm 2.400.000 ₫ và biên lãi gộp nhìn thấp hơn thực tế.

Nhập lệch giữa các sheet

Ảnh 3 thường cho thấy phần dashboard chỉ đẹp khi dữ liệu nguồn sạch. Sai một tháng, ví dụ tháng 7 ghi 170.000.000 ₫ thay vì 107.000.000 ₫, là biểu đồ tăng vọt ngay và người đọc dễ hiểu nhầm xu hướng cả quý; vì vậy bảng này cần đối chiếu số tổng trước khi đem đi họp hay gửi sếp.

Đến phần đối chiếu số tổng trước khi đem đi họp hay gửi sếp, số liệu này còn cần khớp với bảng quyết toán thuế TNCN cuối năm để tránh lệch giữa báo cáo quản trị và nghĩa vụ thuế.

Cách dùng gọn nhất là gắn file vào một việc cố định: ngày cuối tháng hoặc sáng ngày đầu tháng sau, sau khi chốt hóa đơn và đối chiếu công nợ. Khi việc nhập báo cáo trở thành một bước trong quy trình khóa sổ, bạn ít bỏ sót hơn so với kiểu nhớ ra lúc nào làm lúc đó.

Mẹo để nhập nhanh hơn

• Sao chép sheet của tháng trước rồi sửa số, thay vì tạo file mới từ đầu.
• Dùng Data Validation cho mã phòng ban để tránh nhập sai ký hiệu.
• Dùng định dạng có điều kiện để tô đỏ các ô âm hoặc các tháng lỗ liên tiếp.
• Giữ một giờ cố định mỗi kỳ, ví dụ 16:30 ngày làm việc cuối cùng, để việc cập nhật không bị đứt quãng.

Khi số dòng dữ liệu vượt vài nghìn dòng, hoặc bạn cần khóa quyền nhập và tự động liên kết với hóa đơn điện tử, lúc đó Excel nên chuyển sang vai trò kiểm tra và phân tích. Nói thẳng ra, file này rất tốt cho quản trị nội bộ; còn khi báo cáo phải đi qua nhiều người duyệt và nhiều chi nhánh, phần mềm kế toán sẽ đỡ tốn công hơn.

Khi báo cáo phải đi qua nhiều người duyệt và nhiều chi nhánh, phần ghi nhận phát sinh nên được đối chiếu với sổ nhật ký chung để giữ số liệu nhất quán.