Quyết toán thuế TNCN Excel - Mẫu miễn phí

1. Bước 1 — Mở sheet 01_DuLieu_TNCN và nhập từng người lao động trên một dòng, bắt đầu từ STT, họ tên, MST và CCCD.
2. Bước 2 — Điền các khoản thu nhập, giảm trừ và thuế đã khấu trừ theo bảng lương hoặc hồ sơ quyết toán năm.
3. Bước 3 — Kiểm tra cột TNCN phải nộp và Chênh lệch QT để biết ai còn nộp thêm hoặc được hoàn.
4. Bước 4 — Chuyển sang 02_TongHop_Dashboard để xem tổng số nhân sự, tổng thu nhập và tổng chênh lệch của cả file.
5. Bước 5 — Dùng 03_HuongDan để đối chiếu quy ước nhập liệu, tránh nhầm đơn vị tiền và ngày tháng.
6. Bước 6 — Khi có phát sinh mới, sao chép dòng cũ rồi sửa thông tin thay vì tạo file khác, để dữ liệu năm 2026 không bị tách rời.

Mẫu này hợp nhất với kế toán tiền lương của Công ty TNHH, Công ty CP, và cả hộ kinh doanh đang chuyển sang mô hình có bảng lương rõ ràng. Vào cuối năm, người cầm file thường là một bạn kế toán kiêm nhân sự, vì lúc đó phải chốt danh sách lao động, cộng thu nhập cả năm và đối chiếu số đã khấu trừ tại nguồn.

Ví dụ một xưởng cơ khí 12 người, trong đó 8 người lương 9 triệu ₫/tháng và 4 người lương 15 triệu ₫/tháng, sẽ có chênh lệch quyết toán rất khác nhau giữa từng nhóm. Nếu không gom vào một bảng, bạn dễ bỏ sót người có thêm người phụ thuộc hoặc quên một tháng nghỉ không lương làm lệch số giảm trừ.

Những thời điểm file này phát huy tác dụng

Thời điểm căng nhất là tháng 12 đến hết hạn quyết toán thuế TNCN năm, khi bạn phải rà lại toàn bộ bảng lương, phụ cấp, khoản đóng bảo hiểm và các chứng từ khấu trừ. Với doanh nghiệp có 30 nhân sự, chỉ cần mỗi người mất 10 phút kiểm tra là đã tiêu 5 giờ làm việc, chưa kể thời gian sửa số liệu sai.

Ảnh 1 thể hiện đúng kiểu bảng nhập liệu mà kế toán thực tế cần: mã số thuế, CCCD, phòng ban, ngày vào làm và các cột tính thuế nằm liền nhau để tra rất nhanh. Cách bố trí này tốt hơn bảng rời vì bạn nhìn một dòng là biết ngay hồ sơ đã đủ hay còn thiếu.

Khi làm quyết toán, bạn phải bám đúng thuế TNCN theo biểu lũy tiến 7 bậc và phần giảm trừ gia cảnh đang áp dụng trong năm 2026: bản thân 11 triệu ₫/tháng, mỗi người phụ thuộc 4,4 triệu ₫/tháng. Các khoản đóng BHXH, BHYT, BHTN bắt buộc của người lao động thường được tính vào khoản giảm trừ trước khi ra thu nhập tính thuế.

Với một người có thu nhập chịu thuế 25 triệu ₫/tháng, có 1 người phụ thuộc và đóng bảo hiểm bắt buộc đầy đủ, phần thu nhập tính thuế sẽ thấp hơn đáng kể so với người không có người phụ thuộc. Chỉ cần thêm 1 người phụ thuộc, số thu nhập chịu thuế giảm ngay 4,4 triệu ₫/tháng, tức 52,8 triệu ₫/năm — con số đủ lớn để làm thay đổi bậc thuế.

Hóa đơn điện tử và chứng từ khấu trừ liên quan thế nào

Trong thực tế, dữ liệu lương để quyết toán phải đi cùng hóa đơn điện tử, chứng từ khấu trừ và hồ sơ chi trả đã ghi nhận trên hệ thống của doanh nghiệp. Hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC không thay thế bảng lương, nhưng giúp bạn đối chiếu chi phí trả lương, khoản thuê ngoài và các khoản chi có liên quan khi giải trình với cơ quan thuế.

Doanh nghiệp nhỏ thường dùng file này như một bước trung gian trước khi nộp hồ sơ lên hệ thống thuế điện tử. Với 40 nhân sự, việc chuẩn hóa ngay từ đầu tiết kiệm ít nhất vài giờ rà soát vì không phải sửa tên, MST hay ngày sinh từng người khi chốt hồ sơ.

Khi đã đối chiếu xong các khoản trả lương và thuê ngoài, bộ chứng từ chi tiền tương ứng thường được lưu cùng phiếu thu phiếu chi để khớp số liệu trước khi nộp hồ sơ.

Lỗi phổ biến nhất là nhập thiếu một tháng thu nhập hoặc một khoản phụ cấp chịu thuế, làm lệch cả thuế TNCN phải nộp. Chỉ cần bỏ sót 1 khoản 3 triệu ₫/tháng trong 6 tháng là thu nhập tính thuế đã lệch 18 triệu ₫, đủ để sửa lại hồ sơ và bảng khấu trừ.

Bỏ quên người phụ thuộc hoặc dùng sai số tháng giảm trừ

Nhiều file sai vì ghi số người phụ thuộc nhưng không kiểm tra thời điểm bắt đầu tính giảm trừ. Nếu một người được tính 4,4 triệu ₫/tháng từ tháng 7 mà bạn cộng cả 12 tháng, số giảm trừ bị đội thêm 26,4 triệu ₫, làm thuế phải nộp thấp giả tạo và dễ bị truy lại khi đối chiếu hồ sơ.

Nhập lệch số bảo hiểm hoặc khấu trừ trùng

Phần BHXH, BHYT, BHTN rất hay bị gõ nhầm giữa số người lao động đóng và phần doanh nghiệp đóng. Với một nhân viên lương 15 triệu ₫/tháng, phần người lao động đóng 10,5% là 1.575.000 ₫; nếu bạn lấy nhầm 21,5% của doanh nghiệp, chênh ngay 1.620.000 ₫ mỗi tháng và kết quả quyết toán sẽ sai nặng.

Không khóa lại trạng thái quyết toán

Ảnh 1 có cột Tình trạng QT là để tránh trường hợp một người đã hoàn tất nhưng vẫn bị sửa tay sau khi đã nộp hồ sơ. Một lần sửa lặp chỉ 3 dòng cũng đủ khiến sheet dashboard lệch tổng, và lúc in ra đối chiếu bạn phải tìm lại toàn bộ dấu vết thay đổi.

Vì chỉ cần sửa lặp vài dòng là tổng trên sheet dashboard đã lệch, nên bước đối chiếu tiếp theo thường phải gom lại dữ liệu nhật ký chung để lần ra toàn bộ dấu vết thay đổi.

Muốn file không bị bỏ quên, bạn nên gắn nó vào một mốc cố định như kỳ trả lương tháng 12 hoặc tuần chốt hồ sơ trước hạn quyết toán thuế TNCN. Khi đã có giờ cố định, ví dụ chiều thứ Sáu cuối tháng, việc mở lại file sẽ dễ thành thói quen hơn là đợi đến lúc bị thúc mới làm.

Ba việc nên làm để giữ file sống

• Sao chép sheet của năm trước và chỉ thay dữ liệu 2026, đỡ phải dựng lại từ đầu.
• Dùng Data Validation để giới hạn các giá trị như tình trạng quyết toán, tránh nhập tự do làm loạn dữ liệu.
• Bật định dạng có điều kiện để tô đỏ các dòng có chênh lệch khác 0, nhờ vậy bạn nhìn là biết dòng nào cần xử lý.

Khi nào nên đổi sang phần mềm

Nếu số nhân sự vượt 100 người, có nhiều quyết toán bổ sung trong năm, hoặc dữ liệu phải chia theo nhiều chi nhánh, Excel vẫn chạy được nhưng sẽ tốn công rà soát. Lúc đó, phần mềm tiền lương và thuế sẽ an toàn hơn vì giảm rủi ro lệch công thức giữa các sheet và dễ ghi nhận lịch sử chỉnh sửa.

Với file nhỏ dưới 50 người, bảng này vẫn là lựa chọn thực tế nhất: nhanh, rẻ, dễ sửa và đủ để khép lại một kỳ quyết toán cuối năm mà không làm đội thời gian của cả phòng kế toán.