Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Excel - Mẫu miễn phí

1. Bước 1 — Mở sheet Lưu chuyển tiền tệ và nhập từng giao dịch theo ngày, số chứng từ, diễn giải và đơn vị/đối tác.
2. Bước 2 — Điền đúng loại dòng tiền, nhóm hạng mục và số tiền phát sinh thu hoặc phát sinh chi để công thức tính số tiền ròng chạy đúng.
3. Bước 3 — Nếu có hóa đơn hoặc chứng từ thuế, nhập thêm mã số thuế và phân loại để tiện đối chiếu sau này.
4. Bước 4 — Chuyển sang sheet Tổng hợp & Dashboard để xem tổng thu, tổng chi, chênh lệch và biểu đồ theo kỳ.
5. Bước 5 — Khi sang tháng mới, sao chép sheet dữ liệu cũ và thay kỳ báo cáo, thay vì tạo file mới từ đầu.
6. Bước 6 — Dùng sheet Hướng dẫn & Danh mục để chuẩn hóa tên nhóm hạng mục, tránh mỗi người nhập một kiểu.

Mẫu này hợp với người phải nhìn tiền ra vào hằng tuần chứ không chỉ cuối năm: chủ hộ kinh doanh, kế toán nội bộ của Công ty TNHH, thủ quỹ cửa hàng, hoặc người phụ trách hành chính kiêm sổ sách ở xưởng nhỏ. Khi một cửa hàng online có 300 đơn mỗi tháng, chỉ cần 1 đơn hoàn tiền 250.000 ₫ hoặc 1 khoản COD về chậm là dòng tiền đã lệch ngay nếu không ghi đúng ngày và số chứng từ.

Ảnh 1 cho thấy sheet Lưu chuyển tiền tệ

Sheet đầu có các cột STT, ngày giao dịch, số chứng từ, diễn giải, loại dòng tiền, nhóm hạng mục, đơn vị/đối tác, tỉnh/thành phố, phát sinh thu, phát sinh chi, số tiền ròng, mã số thuế, phân loại và ghi chú. Cách bố trí này đủ để một xưởng mộc 4 nhân viên tách riêng tiền mua gỗ 48 triệu ₫, tiền trả lương 36 triệu ₫ và tiền thu từ khách 110 triệu ₫ trong cùng một bảng.

Tình huống sử dụng thực tế trong tháng

Ở tuần đầu tháng, bạn thường cần chốt tiền mặt, tiền chuyển khoản và công nợ đã thu. Đến giữa tháng, bảng này giúp bạn biết mình đã chi bao nhiêu cho lương, vận chuyển, thuế GTGT hay mua hàng, thay vì đợi đến cuối kỳ mới thấy thiếu 20 triệu ₫ để trả nhà cung cấp.

Ảnh 2 cho thấy sheet Tổng hợp & Dashboard

Sheet tổng hợp gom số liệu từ bảng nhập và đưa ra chỉ tiêu chính để bạn xem nhanh. Với một gia đình có 2 nguồn thu nhập, chỉ cần so tổng thu 42 triệu ₫ và tổng chi 38 triệu ₫ là biết tháng đó còn dư 4 triệu ₫ hay phải cắt bớt khoản chi nào.

Về kế toán, dữ liệu trong báo cáo lưu chuyển tiền tệ phải bám chứng từ gốc và được lưu trữ tối thiểu 10 năm theo Luật Kế toán. Nếu doanh nghiệp của bạn thuộc diện áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC hoặc Thông tư 200/2014/TT-BTC, bảng này vẫn nên giữ cách ghi nhất quán giữa tiền mặt, tiền gửi và các khoản chuyển khoản.

Nếu giao dịch đi kèm hóa đơn điện tử, bạn phải ghi đúng tên, MST, ngày lập và giá trị thanh toán theo dữ liệu đã phát hành, vì hóa đơn theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC là căn cứ đối chiếu rất rõ. Một hóa đơn 22 triệu ₫ chưa thuế với thuế GTGT 10% sẽ tạo ra 2,2 triệu ₫ thuế, nên cột phát sinh thu và phát sinh chi không được gộp lẫn với nhau.

Với doanh nghiệp nhỏ, tôi thường khuyên tách báo cáo lưu chuyển tiền tệ theo tháng trước, rồi mới cộng sang quý hoặc năm. Cách này gọn hơn rất nhiều so với chờ một lần khóa sổ cuối năm rồi ngồi lần lại 300 đến 500 dòng giao dịch, nhất là khi bạn còn phải phục vụ quyết toán thuế TNCN hay đối chiếu công nợ cùng lúc.

Ảnh 3 cho thấy sheet Hướng dẫn & Danh mục

Sheet này giúp chuẩn hóa nhóm hạng mục và cách nhập để người khác mở file vẫn hiểu cùng một quy ước. Với cùng một khoản chi 15 triệu ₫, nếu người này ghi lương, người kia ghi nhân sự, còn người khác ghi tiền công thì báo cáo sẽ khó tổng hợp và dễ sai.

Lỗi hay gặp nhất là nhập nhầm tiền thu vào cột chi, hoặc quên ghi một khoản ứng trước nên số tiền ròng âm dở dang. Chỉ cần sai 1 giao dịch 8 triệu ₫ trong tháng có 120 dòng, bảng tổng hợp đã lệch và làm bạn hiểu nhầm là công ty thiếu tiền thật.

Nhập trùng hoặc bỏ sót chứng từ

Trùng số chứng từ là lỗi rất dễ gặp khi một người nhập tay, một người khác lại copy dữ liệu từ file trước. Nếu một khoản thanh toán 12 triệu ₫ bị ghi hai lần, báo cáo sẽ làm tổng chi tăng thêm đúng 12 triệu ₫ và kéo theo quyết định sai về dòng tiền tuần sau.

Ghi sai ngày làm hỏng đối chiếu kỳ

Chỉ cần lùi ngày một khoản thu từ 31/03 sang 01/04 là báo cáo tháng đã đổi hẳn. Trong thực tế, tôi từng thấy một cửa hàng online chênh 28 triệu ₫ chỉ vì 14 đơn hàng COD về sau giờ chốt, nhưng lại được ghi sang kỳ trước.

Không tách rõ thuế và giá trị hàng hóa

Nếu bạn hạch toán các khoản liên quan hóa đơn mà không tách riêng thuế GTGT, việc đối chiếu với sổ công nợ sẽ rất mệt. Một hóa đơn 55 triệu ₫ gồm 50 triệu ₫ giá trị hàng và 5 triệu ₫ thuế phải được nhìn đúng bản chất, nếu không dòng tiền sẽ đúng một nửa và sai một nửa.

Với hóa đơn 55 triệu ₫, phần giá trị hàng và 5 triệu ₫ thuế cần được tách ngay trong bảng kê bán ra để đối chiếu sổ công nợ không bị lệch bản chất.

Mẫu này chỉ hữu ích khi bạn dùng đều đặn, không phải mở lại sau hai tháng rồi nhập bù bằng trí nhớ. Cách gọn nhất là chốt vào một giờ cố định, ví dụ 16:30 mỗi ngày làm việc, hoặc ngay sau khi kết thúc đối chiếu tiền mặt cuối ca.

Gắn file vào một việc có sẵn

Hãy gắn việc cập nhật bảng với một mốc đã có sẵn như kỳ trả lương, chốt COD, hoặc ngày 5 hằng tháng khi đến hạn kiểm tra công nợ. Khi file đi cùng một thói quen cố định, bạn sẽ không cần nhớ thêm việc mới.

Ba mẹo giúp nhập nhanh hơn

• Sao chép sheet của tháng trước rồi xóa dữ liệu phát sinh cũ, giữ nguyên công thức.
• Dùng Data Validation cho cột nhóm hạng mục để tránh gõ sai tên.
• Dùng định dạng có điều kiện để tô đỏ các dòng chi vượt một ngưỡng, ví dụ trên 10 triệu ₫.

Khi nào nên chuyển sang phần mềm

Nếu bạn đã vượt 1.000 dòng giao dịch mỗi tháng, phải phân quyền nhiều người nhập, hoặc cần kết nối ngân hàng và công nợ tự động, thì Excel không còn là mức tối ưu. Lúc đó, bảng này vẫn là bước đệm tốt, nhưng phần mềm kế toán sẽ tiết kiệm thời gian hơn cho khâu khóa sổ và đối chiếu.

Khi khâu khóa sổ và đối chiếu đã phức tạp hơn, phần theo dõi hóa đơn đầu vào cũng nên tách riêng để ghi nhận đầy đủ chứng từ phát sinh.