So sánh báo giá Excel - Mẫu miễn phí

1. Bước 1 — Mở sheet Danh mục và cập nhật mã NCC, tên nhà cung cấp, MST, người liên hệ, điều khoản thanh toán và thời gian giao hàng. Giữ nguyên mã NCC01, NCC02, NCC03 nếu chưa muốn sửa cấu trúc tra cứu.
2. Bước 2 — Tại sheet So sánh báo giá, nhập tên đơn vị mua hàng, bộ phận yêu cầu, người lập, ngày lập, mã yêu cầu, điều kiện thanh toán và thời gian giao hàng.
3. Bước 3 — Nhập mã hàng, tên hàng hóa hoặc dịch vụ, đơn vị tính và số lượng tại các dòng từ 9 đến 108. Số lượng phải lớn hơn hoặc bằng 0.
4. Bước 4 — Nhập đơn giá NCC 1, NCC 2 và NCC 3 theo báo giá thực tế. Có thể để trống nhà cung cấp chưa gửi báo giá, nhưng cần ghi rõ tình trạng trong ghi chú.
5. Bước 5 — Chọn thuế GTGT từ danh sách ở cột P, chẳng hạn 0%, 5% hoặc 8%. Không sửa các cột công thức như thành tiền, giá thấp nhất, nhà cung cấp đề xuất và đánh giá.
6. Bước 6 — Kiểm tra cột R. Mẫu phân loại Chưa có báo giá, Thiếu báo giá, Giá cạnh tranh hoặc Cần thương lượng dựa trên dữ liệu đã nhập.
7. Bước 7 — Mở sheet Tổng quan để xem tổng số mặt hàng, tổng giá trị thấp nhất trước thuế, tiền tiết kiệm, tổng sau thuế, tỷ lệ tiết kiệm và biểu đồ; sau đó đối chiếu lại điều kiện giao hàng, chất lượng và bảo hành.

Với một Công ty TNHH hoặc Công ty CP quy mô nhỏ, người ngồi làm bảng này thường là kế toán kiêm mua hàng, nhân viên hành chính hoặc trưởng bộ phận yêu cầu. Nhu cầu phát sinh trước khi đặt văn phòng phẩm, mua thiết bị, thuê dịch vụ sửa chữa hoặc chốt nhà cung cấp cho một đợt sản xuất.

Ví dụ tại doanh nghiệp nhỏ

Giả sử một xưởng cơ khí cần 20 bộ găng tay bảo hộ. NCC01 báo 85.000 ₫, NCC02 báo 82.000 ₫ và NCC03 báo 88.000 ₫ mỗi bộ. Bảng tính tạo ra ba thành tiền lần lượt 1.700.000 ₫, 1.640.000 ₫ và 1.760.000 ₫, từ đó xác định NCC02 thấp nhất và khoản tiết kiệm 120.000 ₫ so với giá cao nhất.

Đọc đúng kết quả

Ảnh 1 cho thấy phần đầu bảng có mã yêu cầu, bộ phận, người lập, điều kiện thanh toán và thời gian giao hàng. Cột F tự hiện nhà cung cấp đề xuất, còn cột S dành cho ghi chú như yêu cầu giao trong giờ hành chính. Đây là điểm quan trọng: giá thấp nhất chỉ là bước lọc đầu tiên, không thay thế việc kiểm tra chất lượng, bảo hành và khả năng giao đủ hàng.

Vai trò của danh mục

Ảnh 2 là sheet Danh mục, nơi lưu 3 nhà cung cấp mẫu cùng MST, tỉnh thành, email, thời hạn thanh toán và thời gian giao hàng. Nếu NCC02 cho giá thấp hơn nhưng chỉ giao sau 20 ngày trong khi kế hoạch cần hàng sau 5 ngày, bạn nên ghi nhận rủi ro thay vì phê duyệt máy móc theo cột giá.

Cột P của mẫu cho phép chọn thuế GTGT từ danh sách gồm 0%, 5% và 8% trong sheet Danh mục. Đây là tham số phục vụ tính toán, không phải kết luận pháp lý cho mọi mặt hàng; khi nhận hóa đơn điện tử, bạn phải đối chiếu tên hàng, MST, thuế suất và tiền thuế thực tế theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.

Cách tính trên bảng

Ví dụ giá thấp nhất trước thuế là 10.000.000 ₫ và ô thuế GTGT chọn 8%, cột Thành tiền sau thuế cho kết quả 10.800.000 ₫. Nếu chọn 5%, kết quả là 10.500.000 ₫. Vì vậy, không nên thay đổi thuế suất chỉ để làm tổng tiền thấp hơn; mức áp dụng phải khớp hàng hóa, dịch vụ và hóa đơn.

Kiểm tra nhà cung cấp

Ảnh 2 thể hiện các trường MST, điều khoản thanh toán và trạng thái đánh giá. Trước khi lập đề nghị mua, bạn nên kiểm tra thông tin pháp nhân trên báo giá và hóa đơn. Với báo giá 30.000.000 ₫ chưa thuế, thuế GTGT 8% là 2.400.000 ₫, tổng thanh toán là 32.400.000 ₫; số liệu này cần thống nhất giữa bảng so sánh, đề nghị mua và chứng từ.

Hồ sơ nên lưu

Hãy lưu báo giá gốc, email trao đổi, biên bản lựa chọn, đơn đặt hàng, phiếu nhập và hóa đơn điện tử cùng mã yêu cầu mua hàng. Luật Kế toán yêu cầu chứng từ kế toán phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm đối với nhóm chứng từ thuộc diện lưu trữ lâu dài theo quy định áp dụng. Mẫu Excel là công cụ phân tích, không thay thế chứng từ gốc.

Lỗi tôi gặp nhiều nhất là nhập ba mức giá nhưng không đưa về cùng đơn vị so sánh. Một nhà cung cấp báo 72.000 ₫ mỗi ram, nơi khác báo 360.000 ₫ mỗi thùng 5 ram; nếu nhập thẳng vào cột đơn giá, kết quả thấp nhất không còn ý nghĩa.

Bỏ sót điều kiện đi kèm

Giá 9.800.000 ₫ chưa gồm phí vận chuyển có thể đắt hơn giá 10.000.000 ₫ đã giao đến kho. Tương tự, điều khoản thanh toán 45 ngày không đồng nghĩa giao hàng nhanh. Ảnh 1 có cột G đến L để so sánh giá, nhưng các điều kiện ngoài giá phải được ghi ở phần đầu hoặc cột Ghi chú.

Nhập thiếu báo giá nhưng vẫn phê duyệt

Nếu chỉ có một hoặc hai mức giá, cột R hiển thị Thiếu báo giá. Ví dụ một mặt hàng có giá 12.000.000 ₫ và 12.500.000 ₫ nhưng chưa có NCC03; chênh lệch hiện thấy là 500.000 ₫, song chưa đủ cơ sở kết luận giá cạnh tranh. Không nên xóa dòng cảnh báo để làm báo cáo đẹp hơn.

Sửa nhầm cột công thức

Nhập đè vào cột M, N, O, Q hoặc R có thể làm hỏng chuỗi tính toán. Khi đó giá thấp nhất, tên NCC, tiền tiết kiệm và đánh giá không còn đáng tin. Nếu 50 mặt hàng bị sai công thức và mỗi dòng mất 3 phút kiểm tra, bạn đã mất 150 phút chỉ để phục hồi dữ liệu.

Chọn giá thấp nhất bất kể rủi ro

Giá thấp hơn 2.000.000 ₫ nhưng giao trễ 10 ngày có thể khiến xưởng dừng sản xuất, lớn hơn khoản tiết kiệm trên bảng. Hãy dùng cột đánh giá cùng ghi chú để lưu quyết định cuối cùng, thay vì coi kết quả MIN là phê duyệt tự động.

Bạn nên gắn file với một thời điểm cố định, chẳng hạn chiều thứ Sáu hằng tuần hoặc ngay sau khi bộ phận sử dụng gửi yêu cầu mua. Với 10 yêu cầu mỗi tháng, mỗi yêu cầu có 15 mặt hàng, việc nhập một lần theo mã yêu cầu sẽ dễ kiểm soát hơn nhiều so với gom 150 dòng vào cuối quý.

Thiết lập thói quen kiểm tra

• Đặt tên file theo mã yêu cầu, ví dụ YCMH-2026-091, và lưu riêng báo giá gốc.
• Trước khi trình duyệt, kiểm tra các dòng có trạng thái Thiếu báo giá hoặc Chưa có báo giá.
• Đối chiếu tổng sau thuế ở Tổng quan với đề nghị mua; chênh lệch 1 ₫ cũng cần tìm nguyên nhân làm tròn.
• Không sửa công thức; chỉ nhập vùng được đánh dấu và cập nhật Danh mục khi có nhà cung cấp mới.

Dùng các sheet đúng lúc

Ảnh 3 cho thấy sheet Tổng quan có KPI và 3 biểu đồ, phù hợp để trình bày sau khi dữ liệu đã kiểm tra. Ảnh 4 là sheet Hướng dẫn, trong đó nêu quy ước ô vàng để nhập, ô xanh cho giá thấp nhất và ô đỏ cho tình trạng cần xử lý.

Khi nào cần phần mềm

Mẫu phù hợp khi một người quản lý vài chục yêu cầu và dữ liệu chưa vượt quá vùng 100 dòng mỗi yêu cầu. Nếu có 10 người cùng sửa, hàng nghìn báo giá, phê duyệt nhiều cấp hoặc cần lưu lịch sử thay đổi, bạn nên chuyển sang phần mềm mua hàng; Excel lúc đó không còn là nơi kiểm soát chính.