Quản lý kho nguyên vật liệu Excel - Mẫu miễn phí

1. Bước 1 — Mở sheet Danh mục NVL và nhập mã NVL duy nhất tại cột A, chẳng hạn NVL001. Không sửa các mã đã dùng trong sổ giao dịch.
2. Bước 2 — Điền tên vật liệu, nhóm, đơn vị tính, nhà cung cấp, tồn tối thiểu, tồn tối đa, đơn giá chuẩn, thuế GTGT, vị trí kho và trạng thái.
3. Bước 3 — Sang sheet Nhập xuất tồn, nhập ngày theo định dạng DD/MM/YYYY, số phiếu, chọn Nhập hoặc Xuất và chọn mã NVL.
4. Bước 4 — Nhập kho, số lượng, người thực hiện và ghi chú. Các cột E–G, J–N và Q–R sẽ tự tính từ danh mục và lịch sử giao dịch.
5. Bước 5 — Kiểm tra cột Tồn sau giao dịch. Công thức tính số lượng Nhập lũy kế trừ số lượng Xuất lũy kế theo từng mã.
6. Bước 6 — Mở Tổng quan kho để xem tổng giá trị, số mã cần nhập, phân tích theo nhóm và danh sách tồn cuối theo mã.
7. Bước 7 — Trước khi chốt tháng, lọc cột C theo Nhập hoặc Xuất và đối chiếu số phiếu với chứng từ kho.

Phù hợp với xưởng sản xuất nhỏ

Chủ xưởng, thủ kho hoặc kế toán của Công ty TNHH có thể dùng mẫu này khi nhận hàng, cấp vật tư cho sản xuất và kiểm kê cuối tuần. Một xưởng cơ khí có 4 nhân viên, dùng thép cuộn SPCC, nhôm tấm 6061 và hạt nhựa PP, chỉ cần nhập từng phiếu vào sheet Nhập xuất tồn thay vì ghi rời trên sổ giấy.

Ví dụ, phiếu PN-260001 ngày 05/01/2026 nhập 1.000 kg NVL001. Với đơn giá chuẩn 18.500 ₫/kg, thành tiền là 18.500.000 ₫; thuế GTGT 10% là 1.850.000 ₫ và tổng tiền là 20.350.000 ₫. Đây là dữ liệu mẫu đã có trong workbook, không phải giả định về năng lực cung ứng.

Nhập đúng danh mục trước khi ghi phiếu

Sheet Danh mục NVL là nền dữ liệu. Bạn nên đặt mã duy nhất, ghi rõ kg, thùng, lít, bộ, mét hoặc cái, đồng thời đặt tồn tối thiểu và tối đa theo mức tiêu thụ thực tế. Khi chọn NVL001, công thức VLOOKUP tự đưa tên Thép cuộn SPCC, nhóm Kim loại, đơn vị kg, đơn giá 18.500 ₫ và thuế 10% sang sổ.

Phân biệt số lượng và giá trị

Cột Q chỉ phản ánh tồn số lượng, còn Tổng quan kho tính giá trị giao dịch theo cột N. Vì vậy, bạn vẫn cần đối chiếu cả kg tồn và số tiền tồn ước tính; 200 kg nhôm không thể so sánh trực tiếp với 200 kg hạt nhựa vì đơn giá khác nhau.

Tách tiền hàng và tiền thuế

Trong mẫu, cột K là Thành tiền, cột L là thuế GTGT, cột M là Tiền thuế và cột N là Tổng tiền. Với 800 kg hạt nhựa PP tại đơn giá 32.000 ₫, thành tiền là 25.600.000 ₫; thuế GTGT 8% là 2.048.000 ₫ và tổng tiền là 27.648.000 ₫. Cách tách này phù hợp khi bạn đối chiếu hóa đơn điện tử với phiếu nhập.

Thuế suất phổ thông của thuế GTGT là 10%; một số hàng hóa, dịch vụ áp dụng 8%, 5% hoặc 0% theo quy định tương ứng. Mẫu chỉ cung cấp danh sách chọn 5%, 8% và 10%, nên bạn phải xác định đúng thuế suất của hàng trên hóa đơn trước khi nhập dữ liệu.

Đối chiếu với hóa đơn điện tử

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, hóa đơn điện tử cần có thông tin người bán, người mua, ký hiệu, số, ngày lập, đơn giá, thuế suất và tiền thuế. Sổ này không phát hành hay truyền hóa đơn tới Tổng cục Thuế; nó chỉ hỗ trợ đối chiếu quản trị kho.

Không nhầm tồn kho với hồ sơ kế toán

Mẫu chưa phải sổ cái, báo cáo tài chính hay bảng kê khấu trừ thuế. Khi hạch toán, doanh nghiệp vẫn cần chứng từ gốc, phiếu nhập xuất và hóa đơn; chứng từ kế toán phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm theo Luật Kế toán đối với nhóm tài liệu thuộc diện này. Quan điểm thực tế: dùng Excel để kiểm soát vận hành, nhưng không dùng riêng file này thay cho hệ thống chứng từ.

Nhập trùng hoặc bỏ sót phiếu

Lỗi tôi gặp nhiều ở xưởng nhỏ là nhập một phiếu hai lần vì thủ kho ghi giấy, kế toán nhập Excel và không đánh dấu đã xử lý. Một phiếu 500 kg thép giá 18.500 ₫ tạo ra chênh lệch 9.250.000 ₫ trước thuế. Hãy dùng số phiếu duy nhất như PN-260001 và lọc theo ngày để rà soát.

Chọn sai mã hoặc sai loại giao dịch

Chọn NVL003 thay vì NVL004 làm số lượng đi vào sai vật tư dù tổng kho vẫn có vẻ hợp lý. Tương tự, ghi Xuất thành Nhập sẽ làm tồn tăng gấp đôi chiều sai. Cột C và D có danh sách chọn, nhưng danh sách không thể thay bạn kiểm tra phiếu thực tế.

Đặt định mức không có cơ sở

Nếu tồn tối thiểu của thép là 200 kg nhưng một tuần dùng 300 kg, cảnh báo Cần nhập thêm xuất hiện quá muộn. Ngược lại, đặt tồn tối đa 2.000 kg khi kho chỉ tiêu thụ 400 kg mỗi tháng khiến tiền nằm trong vật tư. Với đơn giá 18.500 ₫, giữ dư 1.000 kg đã khóa 18.500.000 ₫ vốn.

Hiểu sai cảnh báo

Cột R cảnh báo theo tồn số lượng so với tồn tối thiểu và tối đa trong danh mục; nó không tính thời gian giao hàng, lô sản xuất hay hạn dùng. Do đó, đừng coi trạng thái Bình thường là kết luận rằng vật tư chắc chắn đủ cho kế hoạch sản xuất.

Chọn một thời điểm khóa sổ

Hãy nhập phiếu ngay sau khi hàng vào hoặc ra kho, sau đó dành 30 phút cuối ngày thứ Sáu để đối chiếu số phiếu. Cuối tháng, lọc sheet Nhập xuất tồn theo ngày và loại giao dịch, rồi so sánh số lượng thực tế với cột Tồn sau giao dịch.

Dùng đúng ba sheet

• Chỉ sửa dữ liệu gốc ở Danh mục NVL và các cột nhập liệu của Nhập xuất tồn.
• Không ghi đè các cột công thức E–G, J–N và Q–R.
• Đọc Tổng quan kho sau khi nhập xong; kiểm tra số mã Cần nhập thêm và Vượt tồn tối đa.

Ảnh 3 cho thấy sheet Tổng quan kho đã chia thành chỉ số vận hành, tổng hợp theo nhóm, thống kê cảnh báo và tồn cuối theo mã. Ba biểu đồ lấy dữ liệu từ các vùng tổng hợp này, không phải từ toàn bộ sổ giao dịch.

Khi nào nên chuyển sang phần mềm

Mẫu có 100 dòng giao dịch chuẩn bị sẵn, phù hợp quy mô nhỏ nếu một người kiểm soát file. Khi giao dịch vượt vùng này, nhiều kho cùng nhập đồng thời hoặc cần truy vết lô, hạn dùng, FIFO và phân quyền, bạn nên chuyển sang phần mềm quản lý kho. Trước khi chuyển, hãy xuất dữ liệu mã NVL, số lượng và số phiếu để giữ lịch sử đối chiếu.