Theo dõi hạn sử dụng Excel - Mẫu miễn phí

1. Bước 1 — Mở sheet Danh mục và cập nhật mã nhà cung cấp, tên, tỉnh/thành phố, MST, số điện thoại cùng nhóm hàng.
2. Bước 2 — Sang sheet Theo dõi HSD, nhập một dòng cho mỗi lô hàng trong vùng dòng 5 đến dòng 104.
3. Bước 3 — Nhập Mã hàng, Tên hàng hóa, Nhóm hàng, Số lô và Nhà cung cấp; chọn nhóm và nhà cung cấp từ danh sách nếu dữ liệu đã có trong Danh mục.
4. Bước 4 — Nhập Ngày nhập kho, Hạn sử dụng, SL nhập, SL đã xuất, Đơn giá vốn và Ghi chú xử lý. Ngày dùng định dạng DD/MM/YYYY, đơn giá dùng đơn vị ₫.
5. Bước 5 — Không sửa các cột Tồn kho, Giá trị tồn, Số ngày còn lại, Trạng thái HSD, Tỷ lệ tồn kho và Tỉnh/thành NCC vì đây là các cột tính toán hoặc tra cứu.
6. Bước 6 — Kiểm tra màu cảnh báo và lọc cột Trạng thái HSD để xử lý lô đã hết hạn hoặc còn tối đa 30 ngày.
7. Bước 7 — Mở sheet Tổng quan để xem số lượng tồn, giá trị tồn, số lô theo trạng thái và giá trị tồn theo nhóm hàng.

Chủ cửa hàng cần biết lô nào phải xử lý trước

Chủ cửa hàng thực phẩm, dược phẩm, mỹ phẩm hoặc đồ uống thường không gặp khó ở việc biết còn bao nhiêu hàng, mà ở việc biết lô nào sắp mất giá trị. Một cửa hàng online có 300 đơn mỗi tháng vẫn có thể bỏ sót một lô sữa còn 20 ngày nếu chỉ nhìn tổng số lượng. Mẫu này tách theo số lô, hạn sử dụng và nhà cung cấp để bạn lọc đúng hàng cần bán trước.

Ví dụ với một xưởng hoặc kho nhỏ

Giả sử kho có lô Gạo ST25 nhập 500 sản phẩm, đã xuất 180 sản phẩm, đơn giá vốn 18.000 ₫. Cột Tồn kho còn 320 sản phẩm và giá trị tồn là 5.760.000 ₫. Nếu một lô khác có 240 sản phẩm nhập, 120 sản phẩm đã xuất và giá vốn 32.000 ₫, giá trị tồn là 3.840.000 ₫.

Ảnh 1 cho thấy bảng chính có các cột từ Mã hàng, Tên hàng hóa, Nhóm hàng, Số lô đến Ghi chú xử lý, Tỷ lệ tồn kho và Tỉnh/thành NCC. Bạn có thể nhập tối đa 100 dòng đã chuẩn bị, phù hợp với kho nhỏ hoặc cửa hàng có số lô chưa quá lớn.

Kiểm tra vào thời điểm nào

Thủ kho nên cập nhật sau mỗi lần nhập hoặc xuất; chủ cửa hàng nên xem lại trước ngày đặt hàng mới. Với hàng có hạn ngắn, kiểm tra vào thứ Sáu hằng tuần giúp phát hiện nhóm còn tối đa 30 ngày thay vì chờ đến cuối tháng.

Ngày và số lượng phải được nhập đúng

Sheet Theo dõi HSD kiểm tra ngày tại vùng F5:G104, số lượng nguyên tại H5:I104 và đơn giá thập phân tại K5:K104. Bạn nhập ngày theo DD/MM/YYYY, chẳng hạn 15/01/2026 và 20/08/2026; không nhập ngày dưới dạng ghi chú văn bản vì công thức ngày có thể không tính được.

Cột Tồn kho dùng công thức IF và MAX để lấy SL nhập trừ SL đã xuất nhưng không cho kết quả âm. Cột Số ngày còn lại lấy Hạn sử dụng trừ TODAY(). Nếu còn 25 ngày, trạng thái là Sắp hết hạn; nếu ngày đã qua và vẫn còn tồn, trạng thái là Đã hết hạn.

Giá trị tồn không phải doanh thu

Giá trị tồn được tính theo đơn giá vốn, không phải giá bán và không bao gồm tự động các khoản thuế GTGT. Ví dụ 500 sản phẩm nhập, 180 sản phẩm đã xuất và giá vốn 18.000 ₫ cho giá trị tồn 320 x 18.000 ₫ = 5.760.000 ₫.

Danh mục và dữ liệu nhà cung cấp

Ảnh 2 cho thấy sheet Danh mục có Mã NCC, Nhà cung cấp, Tỉnh/thành phố, MST, Số điện thoại và Nhóm hàng. Cột Tỉnh/thành NCC trên bảng chính tra cứu bằng VLOOKUP; vì vậy nếu tên nhà cung cấp trong hai sheet không khớp, kết quả có thể để trống.

Quan điểm thực tế của tôi là nên giữ dữ liệu nhà cung cấp ở Danh mục thay vì gõ lặp lại trong 100 dòng. Cách này hơi mất thời gian lúc đầu nhưng giảm đáng kể lỗi tên và giúp danh sách chọn hoạt động nhất quán.

Gộp nhiều lô thành một dòng

Lỗi nghiêm trọng nhất là ghi Gạo ST25 vào một dòng với tổng 500 sản phẩm dù hàng đến từ 2 lô có hạn khác nhau. Khi một lô còn 10 ngày và lô kia còn 120 ngày, con số tổng không cho bạn biết phải xuất lô nào trước. Mỗi lô cần một dòng riêng tại sheet Theo dõi HSD.

Nhập sai ngày hoặc nhầm ngày xuất

Nếu ngày 05/09/2026 bị nhập thành 09/05/2026, hệ thống có thể xem một lô còn nhiều tháng thành đã quá hạn hoặc ngược lại. Tương tự, nhập SL đã xuất lớn hơn SL nhập khiến công thức đưa tồn kho về 0; con số này che mất khả năng bạn đã ghi trùng phiếu xuất.

Bỏ qua lô sắp hết hạn

Màu cam dành cho hàng còn tối đa 30 ngày, không phải chỉ để trang trí. Ví dụ còn 80 hộp sữa, giá vốn 32.000 ₫, nghĩa là 2.560.000 ₫ đang đứng trước rủi ro phải giảm giá, đổi trả hoặc tiêu hủy nếu không xử lý sớm.

Không đối chiếu với hàng thực tế

Công thức chỉ tính từ số liệu bạn nhập. Nếu sổ ghi 240 sản phẩm nhập và 120 đã xuất nhưng kiểm kê thực tế chỉ còn 110, mẫu sẽ vẫn cho kết quả 120. Bạn cần ghi nhận chênh lệch trong Ghi chú xử lý và sửa chứng từ hoặc số liệu gốc, thay vì sửa các cột công thức.

Một lỗi khác là xóa công thức ở các dòng trống phía dưới. Vùng chuẩn bị là dòng 5 đến 104; nếu cần thêm dữ liệu, hãy sao chép đúng công thức từ dòng liền kề và kiểm tra lại tham chiếu.

Gắn việc cập nhật vào thời điểm cố định

Đừng chỉ mở file khi nghe nhân viên báo có hàng sắp hết hạn. Hãy cập nhật sau mỗi phiếu nhập, phiếu xuất và dành 15 phút vào cuối ngày thứ Sáu để lọc cột Trạng thái HSD. Với 20 lô hàng, kiểm tra 15 phút mỗi tuần vẫn nhẹ hơn việc rà lại cả kho khi đã có hàng quá hạn.

• Thứ Hai: cập nhật lô mới nhập và hạn sử dụng.
• Cuối mỗi ngày: ghi SL đã xuất theo phiếu hoặc hệ thống bán hàng.
• Thứ Sáu: lọc Sắp hết hạn, ghi phương án xử lý vào Ghi chú xử lý.
• Cuối tháng: đối chiếu Tồn kho với kiểm kê thực tế và xem Tổng quan.

Giữ danh mục nhất quán

Thêm nhà cung cấp và nhóm hàng ở Danh mục trước khi nhập bảng chính. Không tạo riêng các biến thể như Đồ uống, đồ uống và Nuoc uong vì chúng sẽ làm báo cáo theo nhóm bị chia nhỏ. Với 5 nhóm hàng, sheet Tổng quan đã có vùng tổng hợp giá trị tồn bằng SUMIFS.

Khi nào cần phần mềm kho

Mẫu phù hợp khi bạn quản lý khoảng 100 dòng lô hàng và cần kiểm tra thủ công có kỷ luật. Khi cửa hàng có 300 đơn mỗi tháng, nhiều người cùng nhập xuất hoặc cần liên kết hóa đơn điện tử, việc ghi tay SL đã xuất dễ tạo chênh lệch; khi đó phần mềm kho có phân quyền và lịch sử sửa đổi sẽ an toàn hơn.