Khấu hao tài sản cố định Excel - Mẫu miễn phí

1. Bước 1 — Mở sheet Danh_sach_TSCĐ và nhập từng tài sản theo mã, tên, ngày bắt đầu, nguyên giá và số tháng khấu hao.
2. Bước 2 — Kiểm tra lại nhóm tài sản và thời gian sử dụng để tránh nhập nhầm giữa máy móc, thiết bị và phương tiện vận tải.
3. Bước 3 — Sang sheet Bang_khau_hao để xem bảng phân bổ khấu hao theo tháng, theo đúng logic của file mẫu.
4. Bước 4 — Đối chiếu tổng khấu hao tháng với sổ kế toán; nếu 1 tài sản 120 triệu ₫ khấu hao trong 60 tháng thì mỗi tháng là 2 triệu ₫.
5. Bước 5 — Mở sheet Tong_hop_Dashboard để xem biểu đồ và các chỉ tiêu tổng hợp trước khi in hoặc gửi nội bộ.
6. Bước 6 — Nếu phát sinh tài sản mới, sao chép một dòng mẫu rồi cập nhật dữ liệu thay vì gõ lại từ đầu.
7. Bước 7 — Đọc sheet Huong_dan khi cần kiểm tra lại cách nhập hoặc quy ước đặt tên trong file.

Mẫu này hợp nhất với kế toán của Công ty TNHH, xưởng sản xuất nhỏ, cửa hàng có máy móc phục vụ kinh doanh, hoặc chủ doanh nghiệp tự làm sổ. Khi bạn có 5 máy cắt, 2 xe giao hàng và 1 bộ máy tính trị giá tổng 860 triệu ₫, việc theo dõi khấu hao từng tháng bằng Excel giúp tránh cảnh cuối kỳ phải lục lại hóa đơn mua tài sản.

Sheet Danh_sach_TSCĐ là nơi bạn nhập dữ liệu gốc, còn Bang_khau_hao cho ra kết quả phân bổ theo tháng. Ảnh 1 cho thấy bảng nhập với các cột mã tài sản, tên tài sản, ngày sử dụng, nguyên giá và thời gian khấu hao; ảnh 2 cho thấy bảng tính chi tiết để nhìn ra mỗi tháng tài sản nào đang ăn vào chi phí bao nhiêu.

Khi nào file này hữu ích nhất

Thường là lúc khóa sổ tháng, kiểm tra báo cáo tài chính, hoặc chuẩn bị giải trình với chủ doanh nghiệp về vì sao chi phí tăng dù chưa mua thêm gì. Với một xưởng mộc có 4 nhân viên, nếu mua thêm 1 máy chà nhám 36 triệu ₫ khấu hao 36 tháng, mỗi tháng chi phí tăng 1 triệu ₫; con số này phải đi vào bảng ngay trong tháng đưa vào sử dụng.

Vì sao nên tách danh sách và bảng khấu hao

Cách tách 2 sheet giúp bạn nhập liệu một lần nhưng dùng được nhiều lần. Danh sách tài sản là dữ liệu gốc, còn bảng khấu hao là phần tính toán; tách như vậy dễ kiểm tra hơn khi tài sản tăng từ 8 món lên 40 món, nhất là lúc cần đối chiếu với sổ cái hoặc hồ sơ nội bộ.

Với doanh nghiệp ở Việt Nam, khấu hao tài sản cố định phải đi cùng hồ sơ nguyên giá, thời gian sử dụng và chứng từ gốc để phục vụ hạch toán theo Luật Kế toán và chế độ kế toán đang áp dụng, thường là Thông tư 133/2016/TT-BTC cho doanh nghiệp nhỏ và vừa hoặc Thông tư 200/2014/TT-BTC cho doanh nghiệp lớn. Chứng từ kế toán phải lưu tối thiểu 10 năm, nên file Excel này chỉ nên là bảng làm việc, còn bộ hồ sơ tài sản vẫn cần lưu đúng.

Về mặt số học, nếu một tài sản có nguyên giá 240 triệu ₫ và thời gian khấu hao 48 tháng thì chi phí khấu hao tháng là 5 triệu ₫. Nếu doanh nghiệp có 10 tài sản tương tự, tổng khấu hao tháng là 50 triệu ₫; chỉ cần lệch 1 tháng ở 2 tài sản là bạn đã lệch 10 triệu ₫ trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.

Khấu hao kế toán và quản trị không nên lẫn nhau

Trong thực tế, nhiều đơn vị dùng Excel để theo dõi cả khấu hao kế toán lẫn khấu hao quản trị. Quan điểm gọn nhất là giữ 1 bảng chuẩn theo hồ sơ kế toán, rồi nếu cần thêm bảng nội bộ thì nhân bản sang sheet khác; đừng trộn quy ước vì sẽ khó giải trình khi cơ quan kiểm tra hoặc khi bạn đối chiếu giữa các kỳ.

Thời điểm cần chốt số liệu

Cuối tháng, cuối quý và cuối năm là ba mốc bạn nên chốt lại bảng khấu hao. Khi một tài sản mua ngày 15/03/2026 bắt đầu được đưa vào sử dụng từ tháng 3, bạn phải thống nhất ngay quy tắc tính tháng đầu để tránh mỗi người hiểu một kiểu rồi số khấu hao lệch nhau 1-2 triệu ₫.

Lỗi phổ biến nhất là nhập sai ngày bắt đầu sử dụng hoặc quên cập nhật nguyên giá sau khi phát sinh chi phí liên quan. Chỉ cần một máy 90 triệu ₫ bị nhập thành 99 triệu ₫ là khấu hao tháng thay đổi ngay; nếu thời gian khấu hao 60 tháng thì phần lệch là 150.000 ₫ mỗi tháng, nhỏ nhưng cộng dồn cả năm đã thành 1.800.000 ₫.

Lỗi thứ hai là không tách rõ tài sản nào đã khấu hao hết và tài sản nào vẫn còn giá trị còn lại. Ảnh 3 trong dashboard giúp bạn nhìn nhanh tổng nguyên giá, tổng khấu hao lũy kế và cơ cấu theo nhóm; nếu bỏ qua bước này, cuối kỳ rất dễ đưa nhầm một tài sản đã hết khấu hao vào chi phí thêm lần nữa, làm sai kết quả kinh doanh.

Nhầm giữa tỷ lệ và số tiền

Nhiều bạn nhìn 20% rồi nhân thẳng với nguyên giá mỗi tháng, trong khi số tháng khấu hao mới là yếu tố quyết định trong file này. Với tài sản 180 triệu ₫, khấu hao 36 tháng nghĩa là 5 triệu ₫/tháng; nếu lấy 20% của 180 triệu ₫ thì ra 36 triệu ₫, sai gấp 7,2 lần.

Bỏ quên đối chiếu khi tăng tài sản

Khi doanh nghiệp mua thêm 3 máy mới cùng tháng, bảng Excel cần được kiểm tra lại ngay. Sai một dòng có thể kéo theo sai cả tổng khấu hao tháng, và khi cộng với các khoản phân bổ khác như công cụ dụng cụ hay chi phí trả trước, bạn sẽ mất thêm 1-2 giờ rà soát mà vẫn chưa chắc hết lỗi.

Sai một dòng có thể kéo theo sai cả tổng khấu hao tháng, nên việc ghi nhận chi phí và đối chiếu số liệu tiền mặt thường được tách riêng bằng mẫu sổ quỹ tiền mặt Excel để kiểm tra dòng tiền rõ ràng hơn.

Cách tốt nhất là gắn việc cập nhật file vào một mốc cố định, ví dụ chiều ngày cuối cùng của tháng hoặc sáng ngày đầu tháng sau. Nếu mỗi tháng bạn chỉ mất 15 phút để nhập tài sản mới và kiểm tra tổng khấu hao, một năm chỉ hết khoảng 3 giờ — rẻ hơn rất nhiều so với sửa số liệu cuối năm.

• Sao chép sheet của tháng trước để giữ nguyên định dạng và công thức.
• Dùng Data Validation cho các ô nhập nhóm tài sản hoặc trạng thái để tránh gõ sai.
• Bật định dạng có điều kiện để tô đỏ các dòng có ngày mua sau ngày đưa vào sử dụng hoặc giá trị âm.
• Khóa các ô công thức ở sheet Bang_khau_hao để người nhập không xóa nhầm.

Khi nào nên chuyển sang phần mềm

Nếu số tài sản đã lên vài trăm món, có nhiều chi nhánh hoặc cần kết nối trực tiếp với hóa đơn điện tử, Excel bắt đầu chậm và khó kiểm soát phiên bản. Lúc đó, file này vẫn hữu ích như bảng kiểm tra, nhưng phần ghi nhận chính nên chuyển sang phần mềm kế toán để tránh mỗi người giữ một bản khác nhau.

Khi file khấu hao vẫn dùng như bảng kiểm tra, phần ghi nhận chính thường đi kèm mẫu bảng kê khai thuế GTGT Excel để đối chiếu số liệu, nhất là khi cần kiểm soát phiên bản và tránh lệch dữ liệu giữa các bộ phận.