Tạm ứng nhân viên Excel - Mẫu miễn phí

1. Bước 1 — Mở sheet TamUng và nhập từng khoản tạm ứng theo đúng ngày, tên nhân viên, số tiền và nội dung chi.
2. Bước 2 — Chọn nhân viên từ DanhMuc để tránh gõ sai tên; nếu có 12 người thì chỉ cần cố định 12 dòng danh mục là đủ dùng.
3. Bước 3 — Cập nhật ngày hoàn ứng hoặc số tiền đã nộp lại khi nhân viên quyết toán xong.
4. Bước 4 — Xem sheet TongHop để biết tổng đã ứng, tổng đã hoàn và số còn phải thu của từng người.
5. Bước 5 — Trước kỳ trả lương, kiểm tra các khoản còn treo để trừ đúng, nhất là khi một người còn 1.500.000 ₫ hoặc 2.700.000 ₫.
6. Bước 6 — Cuối tháng, sao chép file cho kỳ sau và giữ lại dữ liệu cũ để đối chiếu khi cần tra cứu.

Bản này hợp nhất với người đang phải giữ vài chục khoản ứng lặt vặt mỗi tháng: kế toán của Công ty TNHH, nhân sự kiêm hành chính ở xưởng cơ khí, thủ quỹ cửa hàng, hoặc chủ hộ kinh doanh tự trừ ứng vào lương. Thường bạn mở file vào lúc chốt kỳ lương, cuối tuần đối chiếu công nợ nội bộ, hoặc trước khi thanh toán chuyến công tác; chỉ 6 nhân viên ứng trung bình 1.500.000 ₫/người đã tạo ra 9.000.000 ₫ phải theo dõi.

Sheet TamUng là nơi nhập từng khoản phát sinh, còn TongHop cho bạn nhìn ngay ai đã nhận 2 lần trong tháng, ai còn treo 700.000 ₫ hay 2.300.000 ₫. Cách này thực tế hơn ghi giấy vì một xưởng mộc 4 người, mỗi người ứng 500.000 ₫ mua vật tư cuối tuần, chỉ cần sót 1 dòng là cuối tháng lệch 500.000 ₫ ngay.

Ảnh 1 cho thấy sheet TamUng

Ảnh 1 là bảng nhập liệu chính, thường có các cột như ngày ứng, mã nhân viên, họ tên, số tiền, nội dung, ngày hoàn và trạng thái. Với bố cục này, bạn chỉ cần nhập đúng một lần rồi dùng lại cho đối chiếu sau.

Ảnh 2 cho thấy sheet TongHop

Ảnh 2 là bảng tổng hợp, nơi số ứng và số hoàn được gom theo nhân viên để nhìn ra số dư còn treo. Đây là phần giúp bạn biết ngay tháng này công ty đang giữ của nhân viên bao nhiêu tiền.

Ảnh 3 và ảnh 4 cho thấy DanhMuc và HuongDan

Ảnh 3 thường dùng để lưu danh sách nhân viên, mã phòng ban hoặc nhóm làm việc; ảnh 4 là phần nhắc trình tự sử dụng file. Khi file có danh mục rõ, bạn giảm hẳn lỗi gõ tay và bớt phải sửa công thức ở sheet tổng hợp.

Về kỹ thuật kế toán, khoản tạm ứng của nhân viên không nên để lẫn với chi phí đã ghi nhận ngay. Nếu công ty trả trước 3.000.000 ₫ đi công tác thì đó là khoản phải theo dõi công nợ nội bộ cho tới khi có chứng từ hoàn ứng; nếu 5 người cùng đi, phần treo có thể lên 15.000.000 ₫ và phải đối chiếu rõ từng người.

Nếu khoản ứng gắn với tiền lương, bạn nên tách phần ứng và phần khấu trừ để tránh nhầm sang thuế TNCN hay các khoản bắt buộc khác như BHXH, BHYT, BHTN. Với doanh nghiệp làm lương theo tháng, chỉ cần khấu trừ sai 800.000 ₫/người ở 10 người là lệch 8.000.000 ₫, đủ để chệch bảng thanh toán cuối kỳ.

Về lưu trữ, chứng từ liên quan đến khoản ứng và quyết toán nên giữ cùng hồ sơ kế toán; theo Luật Kế toán, chứng từ kế toán phải lưu tối thiểu 10 năm. Nếu bạn dùng file Excel làm sổ theo dõi chính, quan điểm gọn nhất là để mỗi khoản ứng có số chứng từ, ngày chi và ngày hoàn, thay vì chỉ ghi ghi chú chung chung rồi cuối năm mới mò lại.

Khoản tạm ứng nên đi với chứng từ gì

Ít nhất phải có phiếu chi hoặc xác nhận chuyển khoản, tên người nhận, số tiền, ngày chi và mục đích. Nếu thiếu một trong các dòng này, lúc đối chiếu cuối tháng bạn sẽ mất thời gian dò lại tin nhắn, sao kê hoặc giấy tờ rời.

Khi nào nên chốt số dư

Với file theo dõi tạm ứng, chốt vào ngày trả lương hoặc ngày khóa sổ tháng là hợp lý nhất. Cách đó giúp số ứng chưa hoàn được trừ đúng kỳ, không bị dồn sang tháng sau rồi mới phát hiện.

Chốt số dư tháng rồi, các khoản ứng đã hoàn hay còn treo cũng cần được phản ánh lại vào sổ nhật ký chung để đối chiếu đúng kỳ.

Lỗi hay gặp nhất là ghi một khoản ứng nhưng quên ghi hoàn ứng, làm số dư cứ nằm mãi ở cột treo. Chỉ cần 1 khoản 2.000.000 ₫ của 1 nhân viên bị quên, đến cuối quý bạn đã lệch cả hồ sơ đối chiếu; nếu 4 người cùng sai một khoản như vậy thì chênh ngay 8.000.000 ₫.

Gõ trùng hoặc gõ sai tên người nhận

Khi không có DanhMuc, cùng một người có thể bị nhập thành hai biến thể tên khác nhau, ví dụ Nguyễn Văn A và NV A. Lúc tổng hợp, 1 người bị tách thành 2 dòng, bạn tưởng là 2 khoản khác nhau và tính nhầm số còn phải thu.

Quên ngày hoàn và trạng thái xử lý

Nhiều bảng chỉ ghi ngày ứng, không ghi ngày hoàn, nên cuối tháng không biết khoản nào đã quyết toán xong. Với 20 giao dịch/tháng, chỉ cần 5 dòng thiếu trạng thái là bạn phải kiểm tra thủ công 25% số liệu, rất tốn thời gian.

Để lẫn ứng cá nhân và ứng công tác

Đây là chỗ hay làm bảng lệch nhất. Một khoản 1.200.000 ₫ đi mua vật tư, một khoản 800.000 ₫ ứng đi tiếp khách, nếu cộng chung không tách lý do chi thì lúc hạch toán sẽ khó đưa đúng vào chi phí và khó giải thích khi kiểm tra nội bộ.

Những khoản ứng cá nhân hay công tác còn cần đối chiếu thêm với bảng quyết toán thuế cuối năm để tách đúng phần chi phí và phần thu nhập phải kê khai.

Muốn file sống được lâu, bạn phải gắn nó vào một việc đã có sẵn, thường là ngày trả lương hoặc chiều thứ Sáu. Khi đã quen mở file vào đúng 16:30 mỗi tuần, bạn chỉ mất 10-15 phút để cập nhật vài dòng thay vì ngồi gom lại cả tháng.

• Sao chép sheet tháng trước rồi xóa dữ liệu cũ nhưng giữ công thức.
• Dùng Data Validation cho cột mã nhân viên để chọn từ danh mục, tránh nhập sai tay.
• Đặt định dạng có điều kiện để dòng còn treo trên 1.000.000 ₫ hiện màu nổi bật.
• Chốt số vào cùng ngày khóa sổ để tránh sửa lắt nhắt sau khi đã gửi bảng lương.

Khi số giao dịch lên đến vài trăm dòng mỗi tháng, hoặc bạn cần phân quyền nhiều người nhập cùng lúc, Excel bắt đầu chậm và dễ lệch phiên bản. Lúc đó nên chuyển sang phần mềm quản lý chi phí hoặc hệ thống kế toán có nhật ký thao tác, còn Excel chỉ giữ vai trò báo cáo nhanh.

Nhịp làm việc phù hợp nhất

Với đội 5-15 người, chốt 1 lần/tuần thường đủ. Với cửa hàng có ứng liên tục mỗi ngày, nên chốt cuối ngày hoặc tối thiểu trước khi kết ca.