Sổ quỹ tiền mặt Excel - Mẫu miễn phí

1. Bước 1 — Mở sheet Sổ quỹ và nhập từng phiếu thu, phiếu chi theo đúng ngày chứng từ.
2. Bước 2 — Điền số chứng từ, loại giao dịch, diễn giải, đối tượng và số tiền thu hoặc chi vào đúng cột.
3. Bước 3 — Kiểm tra cột số dư trước giao dịch để biết dòng nào đang kế tiếp từ số dư cũ.
4. Bước 4 — Xem cột số dư sau giao dịch để phát hiện ngay quỹ âm hoặc nhảy số bất thường.
5. Bước 5 — Vào sheet Tổng hợp để xem số phát sinh theo tháng và so với thực tế két tiền.
6. Bước 6 — Dùng sheet Hướng dẫn khi cần nhắc lại cách nhập, nhất là lúc bàn giao cho người mới.
7. Bước 7 — Cuối tháng, đối chiếu tổng thu chi với sổ phụ, biên lai và chứng từ gốc trước khi khóa file.

Mẫu này hợp với người phải chốt tiền mặt thường xuyên: thủ quỹ cửa hàng, kế toán của Công ty TNHH, chủ hộ kinh doanh và người làm hành chính kiêm kế toán ở xưởng nhỏ. Với quỹ chỉ vài chục phiếu mỗi tháng, một file Excel vẫn gọn hơn phần mềm nếu bạn cần sửa nhanh, in nhanh và bàn giao nhanh.

Ví dụ một cửa hàng online có 300 đơn/tháng, thu tiền mặt khoảng 90.000.000 ₫ và chi mặt 18.000.000 ₫ cho ship, hoàn hàng, tạm ứng. Chỉ cần lệch một phiếu 500.000 ₫ là cuối tháng đã khó khớp két, nên cột số dư sau giao dịch trong ảnh 1 rất đáng giữ chặt.

Ảnh 1 cho thấy sheet Sổ quỹ

Ảnh 1 thể hiện các cột từ ngày chứng từ đến trạng thái, tức là bạn ghi theo từng dòng thay vì cộng gộp mơ hồ. Cách này hợp nhất khi một xưởng mộc 4 nhân viên có nhiều phiếu nhỏ: 2.300.000 ₫ mua vật tư, 1.200.000 ₫ ứng lương, 850.000 ₫ thu tiền khách, vì mỗi dòng đều lần ra được chứng từ gốc.

Ảnh 2 cho thấy sheet Tổng hợp

Ảnh 2 là nơi bạn xem nhanh toàn bộ phát sinh theo kỳ mà không phải lật lại từng phiếu. Với người phải báo cáo nội bộ mỗi cuối tuần, chỉ cần nhìn tổng thu, tổng chi và số dư là biết quỹ có đang căng hay không.

Với sổ quỹ tiền mặt, điểm cứng nhất là chứng từ phải khớp và lưu đủ theo Luật Kế toán; chứng từ kế toán phải lưu tối thiểu 10 năm. Nếu bạn ghi 120 phiếu trong một năm, mỗi phiếu 1 dòng, thì cuối kỳ chỉ cần mất 3-4 chứng từ gốc là việc đối chiếu đã chậm hẳn.

Tiền mặt thường đi cùng hóa đơn điện tử và thuế. Hóa đơn điện tử được triển khai theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC; khi thu bán hàng 25.000.000 ₫ chưa thuế với thuế GTGT 10%, tiền thuế phải tách riêng là 2.500.000 ₫, không được nhập lẫn vào số tiền gốc.

Mức thuế và cách nhìn dòng tiền

Nếu bạn là hộ kinh doanh kê khai, thuế GTGT và thuế TNCN vẫn cần theo dõi sát vì tiền về quỹ chưa chắc là tiền được giữ lại. Ví dụ một khoản thu 25.000.000 ₫ nhưng còn phải nộp thuế, trả NCC và ứng lương 7.000.000 ₫ thì số dư thực sự khác rất xa con số trên hóa đơn.

Khác nhau giữa ghi quỹ và ghi kế toán tổng hợp

Sổ quỹ chỉ ghi tiền mặt, còn báo cáo tài chính hay bảng cân đối kế toán là bức tranh rộng hơn. Với doanh nghiệp nhỏ theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, tôi vẫn khuyên tách quỹ ra rõ ràng trước; làm đúng quỹ rồi mới tính đến lên sổ cái, vì quỹ sai thì các báo cáo phía sau đều phải sửa dây chuyền.

Lỗi hay gặp nhất là ghi cả tiền thu lẫn tiền chi vào cùng một cột, khiến số dư nhảy sai ngay từ dòng đầu tiên. Chỉ cần 1 phiếu chi 3.500.000 ₫ bị nhập nhầm sang cột thu là cuối ngày bạn đã lệch đúng 7.000.000 ₫ so với thực tế.

Ghi nhầm số chứng từ và bỏ sót dòng

Nhiều bạn nhập số chứng từ theo cảm tính, hôm thì PT001 hôm thì PC003, đến lúc rà lại không biết thiếu phiếu nào. Với 40 giao dịch/tháng, chỉ cần bỏ sót 2 phiếu thu 1.250.000 ₫ và 950.000 ₫ là tổng quỹ lệch 2.200.000 ₫, chưa kể còn mất thời gian truy từng người.

Nhập sai thời điểm và sai đối tượng

Ảnh 1 có cột ngày, đối tượng, tỉnh thành và MST nên nếu bạn nhập lùi ngày hoặc ghi sai tên người nhận, việc đối chiếu sẽ vất vả hơn nhiều. Lỗi này đặc biệt khó chịu khi cuối tháng bạn phải chốt quỹ cho 2 chi nhánh, vì một giao dịch 8.000.000 ₫ bị gắn nhầm đối tượng có thể kéo theo cả loạt kiểm tra lại.

Không kiểm tra số dư trước và sau giao dịch

Cột số dư trước giao dịch và số dư sau giao dịch là chỗ cứu bạn khỏi quỹ âm. Nếu đầu ngày có 15.000.000 ₫ mà bạn chi 18.000.000 ₫, file phải báo ngay rằng số dư đang âm 3.000.000 ₫; bỏ qua bước này thì cuối tháng mới phát hiện thường là đã muộn.

Muốn file này không bị bỏ quên, bạn nên gắn nó vào một việc cố định: chốt quỹ chiều thứ Sáu hoặc ngay sau khi chấm lương. Với 20 phút mỗi ngày, một tháng 22 ngày làm việc thì bạn chỉ cần khoảng 440 phút, tức hơn 7 giờ, để giữ quỹ sạch và dễ kiểm.

Ba thói quen giúp file chạy đều

• Sao chép sheet của tháng trước rồi chỉ thay dữ liệu mới, đỡ phải dựng lại từ đầu.
• Dùng Data Validation để giới hạn loại giao dịch, tránh nhập tràn từ như thu, chi, tạm ứng, hoàn ứng.
• Gắn định dạng có điều kiện cho số dư âm để lỗi nổi bật ngay trên màn hình.

Khi nào nên chuyển sang phần mềm

Nếu bạn đã có vài trăm giao dịch tiền mặt mỗi tháng, nhiều chi nhánh và nhiều người cùng nhập, Excel bắt đầu nặng tay. Khi đó phần mềm quỹ hoặc phần mềm kế toán sẽ đáng tiền hơn, còn Excel vẫn nên giữ làm bản kiểm tra nhanh và file bàn giao nội bộ.