Kế hoạch marketing theo tháng Excel - Mẫu miễn phí

1. Bước 1 — Mở sheet Kế hoạch Marketing và đọc hàng tiêu đề ở dòng 2. Xác định các cột cần nhập trước khi thêm chiến dịch mới.
2. Bước 2 — Nhập STT, tháng và tên chiến dịch, chẳng hạn Tháng 1/2026 và Ra mắt sản phẩm mới. Mỗi chiến dịch nên nằm trên một dòng riêng.
3. Bước 3 — Ghi kênh triển khai và mục tiêu KPI, ví dụ Facebook Ads để tăng nhận diện thương hiệu hoặc Google Ads để tăng chuyển đổi.
4. Bước 4 — Nhập ngân sách dự kiến và chỉ tiêu bằng số. Với ngân sách 30.000.000 ₫, bạn nên ghi rõ đây là ngân sách cho cả tháng hay chỉ một nhóm quảng cáo.
5. Bước 5 — Khi chiến dịch kết thúc hoặc phát sinh chi phí, cập nhật chi phí thực tế, kết quả đạt được và tỷ lệ hoàn thành. Ví dụ chi 44.000.000 ₫ trên ngân sách 45.000.000 ₫ nghĩa là còn 1.000.000 ₫ chưa sử dụng.
6. Bước 6 — Chọn đánh giá, người phụ trách và mức ưu tiên. Không nên để một dòng có hai người chịu trách nhiệm chính vì việc bàn giao sẽ khó kiểm soát.
7. Bước 7 — Xem sheet Tổng quan để rà lại tình hình và đọc sheet Hướng dẫn khi cần thống nhất cách nhập dữ liệu. Lưu một bản theo tháng sau mỗi buổi họp để giữ lịch sử thay đổi.

Mẫu này phù hợp với người phải biến mục tiêu kinh doanh thành lịch quảng bá cụ thể: chủ cửa hàng online, nhân viên marketing của Công ty TNHH, người phụ trách truyền thông tại xưởng sản xuất nhỏ hoặc agency nhận nhiều khách hàng. Nhu cầu thường xuất hiện vào cuối tháng trước, khi bạn phải chốt ngân sách tháng sau, và tăng mạnh trước Tết, mùa tựu trường hoặc đợt ra mắt sản phẩm.

Chủ cửa hàng online cần nhìn cả tiền lẫn kênh

Giả sử một cửa hàng mỹ phẩm bán 300 đơn mỗi tháng. Bạn dự kiến chi 30.000.000 ₫ cho Facebook Ads, 20.000.000 ₫ cho Google Ads và đặt mục tiêu lần lượt 1.000 lượt chuyển đổi và 650 lượt chuyển đổi. Việc ghi hai chiến dịch trên hai dòng giúp bạn so sánh kết quả thay vì chỉ thấy tổng doanh thu cuối tháng.

Ở dòng Facebook Ads, cột Kênh triển khai, Mục tiêu (KPI), Ngân sách dự kiến (₫), Chi phí thực tế (₫), Kết quả đạt được và Chỉ tiêu nằm cạnh nhau. Nếu đạt 1.200 kết quả trên chỉ tiêu 1.000, tỷ lệ hoàn thành là 120%; nhưng nếu chi phí thực tế là 48.500.000 ₫ trên ngân sách 50.000.000 ₫, bạn vẫn cần xem chất lượng đơn và dòng tiền trước khi tăng ngân sách.

Nhóm nhỏ cần phân rõ người chịu trách nhiệm

Với một xưởng mộc có 4 nhân viên, chủ xưởng có thể giao chiến dịch Content/SEO cho Lê Hoàng Cường, quảng cáo cho Nguyễn Văn An và sự kiện cho Vũ Thị Hoa. Cột Người phụ trách và Mức ưu tiên biến cuộc họp thứ Hai thành danh sách việc có tên người, thay vì một kế hoạch chỉ ghi chung là phòng marketing.

Ảnh 1 cho thấy sheet Kế hoạch Marketing được bố trí theo chiều ngang từ cột A đến N. Ảnh 2 cho thấy sheet Tổng quan được tách khỏi bảng nhập liệu, còn ảnh 3 là nơi bạn xem hướng dẫn trước khi sửa cấu trúc. Quan điểm thực tế của tôi là dùng một dòng cho một chiến dịch, không gộp cả tháng vào một dòng; cách này dễ đối chiếu chi phí và KPI hơn khi có 5-7 kênh cùng chạy.

Khi đã tách mỗi chiến dịch thành một dòng để đối chiếu chi phí và KPI, phần ghi nhận tiền ra vào hàng ngày cần một sổ quỹ tiền mặt riêng để không lẫn với bảng kế hoạch marketing.

Kế hoạch marketing không phải là chứng từ kế toán, nhưng số liệu trong bảng nên khớp với hóa đơn điện tử, hợp đồng dịch vụ và phiếu chi để kế toán kiểm tra. Khi nhà cung cấp quảng cáo hoặc đơn vị dịch vụ xuất hóa đơn, bạn cần lưu tên, mã số thuế, ngày lập, giá trị trước thuế và thuế GTGT theo chứng từ gốc; file này chỉ dùng để lập kế hoạch và theo dõi, không thay thế hóa đơn.

Tách ngân sách khỏi chi phí đã phát sinh

Ví dụ chiến dịch Google Ads có ngân sách dự kiến 45.000.000 ₫, chi phí thực tế 44.000.000 ₫, kết quả 600 và chỉ tiêu 650. Chênh lệch ngân sách là 1.000.000 ₫ còn tỷ lệ hoàn thành KPI là 600 / 650 = 92,31%. Bạn không nên kết luận chiến dịch tốt chỉ vì tiết kiệm tiền; nếu mục tiêu là chuyển đổi, 92,31% KPI cần được xem cùng chất lượng khách hàng.

Với dịch vụ chịu thuế GTGT 10%, báo giá 20.000.000 ₫ chưa thuế tạo ra tiền thuế 2.000.000 ₫ và tổng thanh toán 22.000.000 ₫. Khi điền Ngân sách dự kiến (₫), hãy thống nhất ngay với kế toán là nhập giá chưa thuế hay tổng tiền thanh toán; tôi chọn tổng số tiền phải chi nếu bảng phục vụ quản trị ngân quỹ, và ghi chú cách tính trong sheet Hướng dẫn.

Chọn KPI theo kênh, không dùng một chỉ tiêu cho mọi việc

Facebook Ads có thể theo dõi chuyển đổi, Google Ads theo dõi lượt nhấp hoặc đơn hàng, Content/SEO theo dõi traffic website, còn Email Marketing có thể theo dõi số người mở thư. Dòng minh họa của mẫu đã phân biệt các kênh như Facebook Ads, Email Marketing, Content/SEO, Influencer, Event và Zalo; bạn nên giữ tên kênh nhất quán để Tổng quan không bị tách thành Facebook, Facebook Ads và FB Ads.

Năm 2026, doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC hoặc Thông tư 133/2016/TT-BTC cần đối chiếu khoản chi marketing với chứng từ và quy chế thanh toán nội bộ. Mẫu Excel giúp theo dõi kế hoạch, còn việc ghi nhận chi phí, khấu trừ thuế và lưu chứng từ phải thực hiện trong hệ thống kế toán của doanh nghiệp.

Tôi thường gặp cùng một lỗi ở các lớp Excel: bảng rất đẹp nhưng đến ngày chốt tháng không ai biết con số nào là dự kiến, con số nào đã chi. Với mẫu này, vấn đề thường nằm ở cách nhập cột chứ không phải màu sắc; chỉ cần sai một đơn vị hoặc một KPI, cả phần đánh giá chiến dịch sẽ mất ý nghĩa.

Nhập sai đơn vị tiền và kỳ ngân sách

Một cửa hàng ghi ngân sách Facebook là 50.000.000 ₫ nhưng thực tế chỉ được duyệt 5.000.000 ₫ mỗi tuần trong 4 tuần. Nếu không ghi rõ kỳ ngân sách, người đọc có thể hiểu là còn thiếu 30.000.000 ₫ hoặc tưởng chiến dịch đã vượt 45.000.000 ₫. Hãy thống nhất cách ghi tại cột Tháng và dùng cột Đánh giá để nêu trường hợp ngân sách chạy theo tuần.

Lỗi thứ hai là nhập 48.500.000 vào Chi phí thực tế nhưng lại ghi 1.200 ở Kết quả đạt được trong khi Chỉ tiêu là 1.000 mà không nói đó là lượt chuyển đổi, đơn hàng hay khách hàng tiềm năng. Về số học, 1.200 / 1.000 = 120%, nhưng 120% đơn hàng có giá trị khác hoàn toàn 120% lượt tiếp cận.

Đánh đồng tiết kiệm ngân sách với hiệu quả

Chiến dịch tháng 2 có ngân sách 30.000.000 ₫ và chi phí thực tế 31.200.000 ₫, tức vượt 1.200.000 ₫ hay 4%. Nếu kết quả đạt 850 trên chỉ tiêu 900, tỷ lệ hoàn thành là 94,44%; đây là tín hiệu cần phân tích, không phải lý do để tự động cắt kênh. Ngược lại, chiến dịch Event chi 85.000.000 ₫ trên kế hoạch 80.000.000 ₫ nhưng đạt 300 trên chỉ tiêu 350, vừa vượt 6,25% ngân sách vừa mới đạt 85,71% KPI.

Bỏ trống người phụ trách và mức ưu tiên

Khi có 6 chiến dịch trong quý mà cột Người phụ trách bị bỏ trống, việc nhắc hạn thường dồn vào một người ở cuối tháng. Với chiến dịch có hạn thanh toán nhà cung cấp 15 ngày, chậm xác nhận chi phí có thể khiến kế toán không kịp đối chiếu hóa đơn điện tử và hồ sơ thanh toán. Tôi khuyên chọn một người chịu trách nhiệm chính cho mỗi dòng, sau đó mới ghi người phối hợp trong phần Đánh giá.

Ở bước đánh giá, một bảng theo dõi tài chính riêng sẽ giúp đối chiếu ngay phần chi phí đã xác nhận với hạn thanh toán nhà cung cấp.

Một mẫu Excel chỉ có giá trị khi được mở đúng thời điểm. Với kế hoạch marketing theo tháng, bạn nên gắn việc cập nhật vào ba mốc cố định: ngày 25-27 để lập ngân sách tháng sau, thứ Hai đầu tuần để rà tiến độ và ngày cuối tháng để chốt chi phí thực tế cùng KPI.

Chia việc theo ba lần cập nhật

• Cuối tháng trước: nhập Tháng, Tên chiến dịch, Kênh triển khai, Mục tiêu (KPI), Ngân sách dự kiến (₫), Người phụ trách và Mức ưu tiên.
• Mỗi tuần: cập nhật ngắn trong cột Đánh giá, ghi chiến dịch đang chạy, bị chậm hoặc cần điều chỉnh ngân sách.
• Cuối tháng: điền Chi phí thực tế (₫), Kết quả đạt được, Chỉ tiêu và Tỷ lệ hoàn thành; sau đó đối chiếu với hóa đơn, báo cáo quảng cáo và sao kê.

Ví dụ đội marketing có 4 người và 8 chiến dịch trong một tháng. Nếu dành 15 phút mỗi thứ Hai cho từng chiến dịch, tổng thời gian là 8 x 15 = 120 phút, tức 2 giờ mỗi tuần; con số này nhỏ hơn nhiều so với việc cuối quý phải dò lại 3 tháng dữ liệu từ email và tin nhắn.

Giữ cấu trúc ổn định khi sao chép tháng

Bạn có thể sao chép sheet Kế hoạch Marketing để lưu phiên bản tháng, nhưng nên giữ nguyên 14 tên cột. Không đổi Facebook Ads thành FB hoặc Google Ads thành Google nếu sheet Tổng quan cần phân nhóm theo tên kênh; sự nhất quán này quan trọng hơn việc rút ngắn vài ký tự.

Trong Excel, Data Validation phù hợp để giới hạn lựa chọn ở các cột Tháng, Kênh triển khai, Đánh giá và Mức ưu tiên; định dạng có điều kiện có thể làm nổi bật dòng vượt ngân sách hoặc tỷ lệ hoàn thành dưới 80%. Đây là phần thiết lập thêm, không phải tính năng được khẳng định sẵn trong mã mẫu.

Khi đội ngũ vượt khoảng 20 người, quản lý trên 100 chiến dịch mỗi tháng hoặc cần phân quyền, lịch sử chỉnh sửa và nối dữ liệu quảng cáo tự động, bạn đã lớn hơn một file Excel. Khi đó, phần mềm quản lý marketing hoặc hệ thống BI đáng cân nhắc; còn nhóm nhỏ dưới 10 người nên bắt đầu bằng file này vì dễ kiểm tra và không tạo thêm chi phí cố định.