Bảng lương kèm bảo hiểm xã hội Excel - Mẫu miễn phí

1. Bước 1 — Mở sheet Bảng lương và nhập danh sách nhân viên theo từng dòng: mã NV, họ tên, phòng ban, chức vụ, tỉnh/TP.
2. Bước 2 — Điền mức lương cơ bản, phụ cấp, số ngày công tiêu chuẩn và số ngày làm thực tế. Ví dụ lương cơ bản 15.000.000 ₫, phụ cấp 1.500.000 ₫, làm 26/26 ngày.
3. Bước 3 — Kiểm tra các tỷ lệ BHXH, BHYT, BHTN và thuế TNCN đang dùng trong file.
4. Bước 4 — Xem các cột lương ngày công, lương trước bảo hiểm, tổng khấu trừ và lương net để rà chênh lệch.
5. Bước 5 — Chuyển sang sheet Tổng hợp để xem tổng quỹ lương, tổng khấu trừ và số tiền theo phòng ban.
6. Bước 6 — Mở sheet Hướng dẫn khi cần nhắc lại quy tắc nhập liệu hoặc giao file cho người khác cùng dùng.

Mẫu này hợp với người đang tự làm lương ở doanh nghiệp nhỏ: kế toán kiêm nhân sự của Công ty TNHH, chủ hộ kinh doanh có 5-20 lao động, hay thủ quỹ kiêm hành chính ở xưởng sản xuất. Đến kỳ chốt lương cuối tháng, bạn chỉ cần 1 file thay vì mở rời rạc bảng công, bảng tạm ứng và một file khác để tính khấu trừ BHXH.

Ví dụ một xưởng cơ khí có 8 người, trong đó 2 người lương 18.000.000 ₫, 4 người lương 12.000.000 ₫ và 2 người lương 9.000.000 ₫. Chỉ cần cộng thêm phụ cấp và số ngày công thực tế, bạn đã thấy ngay quỹ lương dao động khoảng 110-130 triệu ₫/tháng; nếu tính tay từng khoản thì rất dễ lệch 1-2 triệu ₫ mà không biết sai ở đâu.

Sử dụng khi chốt lương hàng tháng

File này hữu ích vào 2-3 ngày trước kỳ chuyển khoản lương, lúc bạn phải chốt công, kiểm tra tạm ứng và tính các khoản bảo hiểm. Một người phụ trách có thể nhập xong 15 nhân viên trong khoảng 20-30 phút nếu dữ liệu đầu vào đã có sẵn.

Sheet Bảng lương nhìn như thế nào

Ảnh 1 là nơi nhập liệu chính: các cột mã NV, họ tên, phòng ban, chức vụ, tỉnh/TP, mức lương cơ bản, phụ cấp, ngày công tiêu chuẩn, ngày làm thực tế và các khoản khấu trừ. Cách chia cột này đúng kiểu người làm lương cần: nhìn một dòng là biết nhân viên đó đang ở mức nào.

Khi dùng bảng này, bạn đang làm việc với các khoản khấu trừ rất cụ thể: BHXH người lao động đóng 8%, BHYT 1,5%, BHTN 1% — tổng cộng 10,5%; phía doanh nghiệp đóng 21,5% trên quỹ lương làm căn cứ đóng. Với nhân viên lương đóng bảo hiểm 15.000.000 ₫, phần người lao động bị trừ cho 3 khoản này là 1.575.000 ₫, còn doanh nghiệp gánh thêm 3.225.000 ₫.

Thuế TNCN trong bảng lương đi theo biểu lũy tiến 7 bậc; giảm trừ gia cảnh hiện là 11.000.000 ₫/tháng cho bản thân và 4.400.000 ₫/tháng cho mỗi người phụ thuộc. Nghĩa là một nhân viên lương 18.000.000 ₫ có 1 người phụ thuộc thì phần thu nhập tính thuế đã đổi hẳn so với người độc thân.

Chứng từ lương phải lưu đủ

Theo Luật Kế toán, chứng từ kế toán phải lưu tối thiểu 10 năm. Vì vậy file tháng 07/2026 không chỉ để tính nhanh hôm nay mà còn là hồ sơ đối chiếu khi cần kiểm tra lại bảng lương, bảng công hoặc số đã nộp bảo hiểm.

Nên tách riêng từng khoản khấu trừ

Quan điểm thực tế là: đừng gộp BHXH, BHYT, BHTN thành một dòng chung. Khi cần giải thích vì sao lương net từ 16.500.000 ₫ còn 14.600.000 ₫, bảng tách bạch sẽ rõ hơn rất nhiều so với một cột trừ chung khó kiểm tra.

Lỗi hay gặp nhất là lấy sai số ngày công tiêu chuẩn hoặc quên sửa ngày làm thực tế khi nhân viên nghỉ không lương. Chỉ cần lệch 2 ngày ở mức lương 12.000.000 ₫ thì phần chênh đã khoảng 923.077 ₫ nếu chia theo 26 ngày; một lỗi nhỏ nhưng đủ làm bảng lương tháng đó lệch cả chục triệu ₫ khi cộng nhiều người.

Lỗi thứ hai là nhập nhầm tỷ lệ khấu trừ BHXH hoặc quên phần BHYT, BHTN. Với 10 nhân viên, mỗi người lương đóng bảo hiểm 14.000.000 ₫, chỉ cần sai 0,5% thôi là số tiền chênh đã là 700.000 ₫/tháng.

Sai công thức lương net

Không ít bảng tính trừ tạm ứng trước rồi mới trừ bảo hiểm, trong khi thứ tự phải thống nhất ngay từ đầu file. Nếu không khóa công thức, một ô sửa tay có thể làm hỏng cả chuỗi tính toán ở nhiều dòng phía dưới.

Nhầm giữa lương net và chi phí nhân sự

Nhiều bạn chỉ nhìn lương net trả ra tài khoản rồi cho rằng chi phí tháng đó bằng đúng số tiền ấy. Thực tế, nếu 1 nhân viên nhận 15.000.000 ₫ net thì doanh nghiệp còn phải gánh thêm phần đóng 21,5% và các khoản phụ cấp khác.

Với người làm lương theo doanh thu, phần thưởng còn phải tách khỏi bảng tính theo sản phẩm để tránh nhầm giữa thu nhập thực nhận và chi phí doanh nghiệp.

Muốn file này sống được qua 12 tháng, bạn nên gắn nó vào một việc đã có lịch sẵn: ngày chốt công, ngày chuyển lương hoặc ngày nộp bảo hiểm. Cứ đến mốc đó là mở file, sao chép sheet của tháng trước, đổi tiêu đề tháng và cập nhật số liệu mới.

Với nhóm dưới 20 người, nên lưu theo từng tháng và đặt tên kiểu Bảng lương_07-2026. Khi có 12 file trong năm, việc đối chiếu cuối năm hoặc tìm lại một nhân viên nghỉ việc trong tháng nào sẽ nhanh hơn.

Dùng Data Validation để tránh nhập loạn

Ở những cột như phòng ban, chức vụ hoặc tỉnh/TP, bạn nên dùng Data Validation để tạo danh sách chọn sẵn. Chỉ riêng việc này đã giảm được rất nhiều lỗi gõ sai tên đơn vị rồi phải lọc lại bằng tay.

Dùng định dạng có điều kiện để soi chênh lệch

Nếu lương net lệch quá mạnh so với tháng trước, hãy tô màu ô đó để kiểm tra ngay. Một nhân viên lương đều 14.000.000 ₫ mà tháng này còn 11.200.000 ₫ thì chắc chắn phải xem lại ngày công, tạm ứng hoặc khoản trừ nào đó.

Một chênh lệch lớn như vậy cũng nên được đối chiếu với bảng tạm ứng để xem có khoản ứng nào chưa trừ hết trong kỳ.