Phiếu yêu cầu mua hàng Excel - Mẫu miễn phí

1. Mở sheet Hướng dẫn để xem quy ước nhập liệu, màu ô, trạng thái xử lý và phạm vi dòng đã chuẩn bị.
2. Vào sheet Danh mục, kiểm tra hoặc bổ sung mã hàng, tên hàng, nhóm hàng, đơn vị tính, đơn giá dự kiến, thuế GTGT và nhà cung cấp. Danh mục có sẵn vùng từ dòng 4 đến 103, tương ứng tối đa 100 mặt hàng.
3. Tại sheet Phiếu yêu cầu, nhập số phiếu, ngày yêu cầu, người yêu cầu, bộ phận, chi nhánh, mục đích mua hàng, mức độ ưu tiên, ngày cần hàng và người phê duyệt.
4. Ở bảng chi tiết, chọn mã hàng tại cột B, sau đó nhập quy cách, số lượng yêu cầu, tình trạng xử lý và ghi chú. Các thông tin liên quan được tra cứu từ Danh mục.
5. Kiểm tra các cột thành tiền, thuế GTGT và tổng tiền gồm thuế. Công thức dùng số lượng nhân đơn giá, sau đó cộng tiền thuế vào thành tiền.
6. Cập nhật trạng thái khi hồ sơ đi qua các bước duyệt, mua và nhận hàng. Dòng đã nhận được định dạng nổi bật theo thiết lập sẵn.
7. Mở sheet Tổng hợp để xem tổng giá trị, tỷ lệ xử lý, phân bổ theo nhóm hàng, số lượng theo trạng thái và giá trị theo ngày yêu cầu.

Phiếu này phù hợp với người phụ trách hành chính ở một xưởng sản xuất nhỏ, nhân viên mua hàng, kế toán nội bộ và trưởng bộ phận cần xin duyệt vật tư. Chẳng hạn, một xưởng cơ khí có 12 nhân viên có thể dùng một dòng cho 20 hộp que hàn, một dòng cho 5 lít dầu máy và một dòng cho 10 đôi găng tay bảo hộ, thay vì nhận yêu cầu qua tin nhắn.

Trên sheet Phiếu yêu cầu, người đề nghị nhập mã hàng, quy cách và số lượng; người duyệt xem mục đích, mức độ ưu tiên và ngày cần hàng. Với mã VT001 trong Danh mục, giá giấy là 95.000 ₫/ram và thuế GTGT mẫu là 10%. Nếu yêu cầu 10 ram, thành tiền trước thuế là 10 x 95.000 = 950.000 ₫, tiền thuế là 95.000 ₫ và tổng thanh toán dự kiến là 1.045.000 ₫.

Thời điểm phát sinh nhu cầu

Nhu cầu thường tăng vào đầu tháng khi các bộ phận lập kế hoạch vật tư, trước kỳ sản xuất hoặc trước ngày kiểm kê. Bộ phận hành chính có thể lập phiếu cho văn phòng phẩm; xưởng sản xuất lập phiếu cho vật tư tiêu hao; bộ phận IT đề nghị mua mực in, thiết bị hoặc linh kiện.

Cách phối hợp giữa các bộ phận

Người yêu cầu chịu trách nhiệm về quy cách và số lượng. Người phê duyệt kiểm tra ngân sách, còn kế toán hoặc mua hàng dùng cột nhà cung cấp đề xuất, đơn giá và tổng tiền để so sánh. Quan điểm thực tế của tôi là nên dùng một phiếu cho cùng một mục đích mua hàng, không gom cả vật tư định kỳ và tài sản giá trị lớn vào một danh sách thiếu căn cứ.

Ảnh 1 thể hiện bảng chi tiết với 100 dòng chuẩn bị sẵn và các cột truy vết từ P đến W. Những cột này giúp người xem biết dòng hàng thuộc số phiếu nào, do ai yêu cầu, ở bộ phận và chi nhánh nào.

Phiếu yêu cầu mua hàng là chứng từ nội bộ để đề xuất và kiểm soát mua sắm, không thay thế hóa đơn điện tử của nhà cung cấp. Khi mua hàng, hóa đơn cần thể hiện tên, mã số thuế (MST), ký hiệu, số hóa đơn, ngày lập, đơn giá, thuế suất và tiền thuế GTGT theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.

Danh mục của mẫu cho phép chọn thuế suất 0%, 5%, 8% hoặc 10%. Thuế suất phổ thông hiện là 10%; một số hàng hóa, dịch vụ có thể thuộc mức 5%, 0% hoặc mức 8% theo chính sách áp dụng. Bạn không nên coi mức 10% trong dữ liệu mẫu là mặc định cho mọi mặt hàng. Ví dụ, 3 hộp mực giá 1.250.000 ₫/hộp có thành tiền 3.750.000 ₫; nếu áp dụng 10%, tiền thuế là 375.000 ₫ và tổng là 4.125.000 ₫.

Phân biệt số liệu dự kiến và số liệu hóa đơn

Cột Đơn giá dự kiến và Thuế GTGT trên phiếu phục vụ lập ngân sách. Khi nhà cung cấp báo giá hoặc xuất hóa đơn khác, bạn cần cập nhật hồ sơ mua hàng và chứng từ thực tế; không nên dùng phiếu này thay cho sổ kế toán, bảng kê hóa đơn đầu vào hay hồ sơ kê khai thuế.

Đối chiếu trước khi thanh toán

Người phụ trách nên đối chiếu ba dữ liệu: phiếu đã được duyệt, hàng thực nhận và hóa đơn điện tử. Nếu phiếu ghi 10 ram nhưng biên bản nhận chỉ có 8 ram, số lượng thanh toán phải căn cứ vào hồ sơ thực tế. Với doanh nghiệp áp dụng Thông tư 133/2016/TT-BTC hoặc Thông tư 200/2014/TT-BTC, phiếu có thể làm căn cứ kiểm soát nội bộ nhưng vẫn phải chuyển chứng từ gốc cho bộ phận kế toán.

Ảnh 2 cho thấy Danh mục gồm 100 dòng chuẩn bị, các cột giá, thuế, nhà cung cấp và tỉnh/thành phố. Mã hàng nên duy nhất; nếu hai dòng trùng mã, hàm VLOOKUP sẽ lấy kết quả ở dòng khớp đầu tiên.

Lỗi tôi gặp nhiều ở doanh nghiệp nhỏ là người dùng nhập tên hàng tự do thay vì chọn mã hàng. Khi tên gọi bị viết thành giấy A4, giấy in hoặc giấy Double A ở ba dòng khác nhau, bộ phận mua hàng khó biết đó là cùng một mặt hàng; sheet Tổng hợp cũng phân loại sai nếu nhóm hàng không được chuẩn hóa.

Nhập sai số lượng hoặc đơn giá

Một yêu cầu 20 hộp mực nhưng nhập nhầm 200 hộp sẽ làm giá trị dự kiến tăng từ 25.000.000 ₫ lên 250.000.000 ₫ nếu đơn giá là 1.250.000 ₫/hộp. Đây không chỉ là lỗi trình bày: người duyệt có thể từ chối nhầm, hoặc ngân sách bị giữ lại cho một nhu cầu không có thật.

Chọn sai trạng thái xử lý

Nếu hàng đã nhận nhưng vẫn để Chờ duyệt, chỉ số tỷ lệ đã nhận trên sheet Tổng hợp thấp hơn thực tế. Ngược lại, chọn Đã nhận trước khi kiểm đếm khiến báo cáo hoàn thành cao giả tạo. Mẫu chỉ có 5 trạng thái cố định: Chờ duyệt, Đã duyệt, Đang mua, Đã nhận và Từ chối; hãy dùng đúng trạng thái thay vì tự gõ biến thể.

Bỏ qua ngày cần hàng và quy cách

Ghi số lượng mà không ghi quy cách có thể dẫn tới mua sai loại. Ví dụ, 10 cái ghế nhưng không nêu kích thước, màu hoặc tiêu chuẩn sử dụng chưa đủ để đặt hàng. Ngày cần hàng cũng phải là ngày thực tế: phiếu nhập ngày 22/09/2026 nhưng cần hàng ngày 30/09/2026 khác hoàn toàn phiếu cần ngay trong ngày.

Hãy kiểm tra cả tổng trước và sau thuế. Nếu 100 dòng có giá trị bình quân 2.000.000 ₫, tổng dự kiến khoảng 200.000.000 ₫; chỉ một dòng sai thêm một chữ số 0 cũng có thể làm lệch ngân sách hàng chục triệu đồng.

Để mẫu không bị bỏ quên sau vài tuần, bạn nên quy định một thời điểm chốt rõ ràng. Với doanh nghiệp nhỏ, 16 giờ thứ Sáu là mốc hợp lý: các bộ phận gửi phiếu, người phụ trách kiểm tra mã hàng và số lượng, sau đó người có thẩm quyền duyệt trước khi danh sách mua được chuyển sang nhà cung cấp.

Ba thói quen giúp dữ liệu không bị loạn

• Cập nhật sheet Danh mục mỗi khi có mã hàng mới, nhưng không đổi mã của mặt hàng đã phát sinh để việc tra cứu lịch sử không bị đứt.
• Dùng danh sách chọn ở mã hàng, trạng thái và mức độ ưu tiên; không gõ tay các giá trị như Đã nhận hoặc Trung bình theo nhiều cách khác nhau.
• Cuối tuần, lọc cột Tình trạng xử lý để rà các dòng Chờ duyệt và Đang mua; cuối tháng đối chiếu tổng trên sheet Tổng hợp với chứng từ mua thực tế.

Khi nào cần chuyển sang phần mềm

Mẫu đã chuẩn bị 100 dòng yêu cầu và 100 mặt hàng, phù hợp với quy mô nhỏ hoặc trung bình. Khi nhiều người cùng sửa file, phát sinh hàng nghìn dòng mỗi năm, cần phân quyền duyệt, lưu lịch sử thay đổi hoặc liên kết trực tiếp với kho và hóa đơn điện tử, phần mềm mua hàng sẽ chắc chắn hơn Excel.

Ảnh 3 cho thấy sheet Tổng hợp có các chỉ số về số phiếu, số mặt hàng, giá trị trước thuế, thuế GTGT, tổng sau thuế, tỷ lệ đã nhận và số phiếu chờ duyệt. Ảnh 4 là sheet Hướng dẫn, nên được giữ lại khi gửi file cho người dùng mới.

Quan điểm của tôi là chưa cần phần mềm nếu đơn vị chỉ có vài chục yêu cầu mỗi tháng và một người kiểm soát file. Nhưng nếu 10 người cùng nhập, mỗi người tạo 30 dòng mỗi tháng, tức 300 dòng cần kiểm soát, bạn nên chuyển sang quy trình có phân quyền thay vì tiếp tục gửi nhiều bản sao Excel.