Theo dõi hợp đồng lao động Excel - Mẫu miễn phí

1. Bước 1 — Mở sheet Hướng dẫn để xem quy ước nhập liệu, sau đó lưu một bản sao riêng cho doanh nghiệp.
2. Bước 2 — Vào sheet Danh mục và kiểm tra các giá trị dùng cho phòng ban, loại hợp đồng hoặc trạng thái. Chỉ sửa danh mục khi doanh nghiệp thực sự phát sinh lựa chọn mới.
3. Bước 3 — Tại sheet Danh sách HĐLĐ, nhập STT, Mã NV, Họ và tên, Chức vụ và Phòng ban theo hồ sơ nhân sự hiện hành.
4. Bước 4 — Nhập Loại hợp đồng, Ngày bắt đầu và Ngày kết thúc. Với hợp đồng không xác định thời hạn, để trống ngày kết thúc nếu cách thiết kế của mẫu yêu cầu như vậy.
5. Bước 5 — Nhập Thời hạn (tháng), Lương cơ bản và Mã phòng ban; kiểm tra lương theo định dạng 1.234.567 ₫, không gõ thêm chữ vào ô số.
6. Bước 6 — Xem Số ngày còn lại và Trạng thái, rồi ghi chú hồ sơ cần gia hạn, ký phụ lục hoặc bổ sung chữ ký.
7. Bước 7 — Mở Dashboard (ảnh 3) để xem phần tổng hợp được mẫu cung cấp, đối chiếu lại với danh sách gốc và cập nhật ngày cập nhật ở ô B2 sau mỗi lần rà soát.

Mẫu này phù hợp với người phụ trách hành chính nhân sự tại Công ty TNHH, Công ty CP, xưởng sản xuất nhỏ hoặc cửa hàng có vài chục lao động nhưng chưa cần phần mềm nhân sự. Điểm đáng giá không nằm ở việc lưu tên nhân viên, mà ở việc đặt ngày kết thúc hợp đồng cạnh ngày bắt đầu, mức lương và trạng thái để bạn biết hồ sơ nào cần xử lý trước.

Cuối tháng là thời điểm rà soát hợp lý

Hãy dành 30 phút vào ngày cuối cùng của tháng, ngay trước khi chốt bảng lương. Ví dụ, một xưởng cơ khí có 18 nhân viên, trong đó 4 hợp đồng xác định thời hạn kết thúc trong 60 ngày tới. Nếu không có cột Số ngày còn lại, người phụ trách thường chỉ phát hiện khi nhân viên hỏi về việc ký tiếp.

Trong sheet Danh sách HĐLĐ (ảnh 1), bạn nhập Mã NV, Họ và tên, Chức vụ, Phòng ban, Loại hợp đồng, Ngày bắt đầu, Ngày kết thúc, Thời hạn (tháng), Lương cơ bản (₫), Mã phòng ban, Số ngày còn lại, Trạng thái và Ghi chú. Cấu trúc 14 cột này đủ cho việc theo dõi hồ sơ thường ngày mà không biến file thành một cơ sở dữ liệu quá nặng.

Phân biệt hồ sơ sắp hết hạn với hồ sơ đã hết hạn

Giả sử hôm nay là 14/07/2026 và hợp đồng kết thúc ngày 15/08/2026, thời gian còn lại chỉ khoảng 32 ngày. Đây không phải con số để chờ đến tuần cuối; bạn nên kiểm tra đánh giá nhân sự, mức lương mới và dự thảo hợp đồng ngay trong kỳ lương tháng 7. Quan điểm thực tế của tôi là chọn một mốc cảnh báo 45 ngày cho doanh nghiệp nhỏ, vì còn đủ thời gian xin phê duyệt và ký lại.

Ảnh 2 là sheet Danh mục, nơi bạn kiểm tra các giá trị dùng chung trước khi nhập. Ảnh 3 là Dashboard và ảnh 4 là Hướng dẫn; hãy xem chúng sau khi nhập vài dòng mẫu để hiểu phần tổng hợp và quy trình mà file đang cung cấp.

Khi dùng bảng Excel, bạn vẫn phải đối chiếu hồ sơ với Bộ luật Lao động 2019. Hợp đồng lao động cần thể hiện các nội dung chính như thông tin người sử dụng lao động và người lao động, công việc, địa điểm làm việc, thời hạn, mức lương, thời giờ làm việc, nghỉ ngơi, bảo hộ lao động và BHXH, BHYT, BHTN theo quy định.

Kiểm tra loại và thời hạn hợp đồng

Thực tế thường gặp hai loại: hợp đồng không xác định thời hạn và hợp đồng xác định thời hạn. Hợp đồng xác định thời hạn có thời hạn không quá 36 tháng; vì vậy cột Loại hợp đồng và Thời hạn (tháng) trong mẫu cần khớp với văn bản đã ký. Ví dụ, hợp đồng bắt đầu ngày 15/08/2024 và kết thúc ngày 15/08/2027 có thời hạn 36 tháng, không nên nhập thành 37 tháng chỉ vì cách đếm ngày trong Excel.

Với hợp đồng xác định thời hạn còn 32 ngày, bộ phận hành chính nên lập danh sách xử lý riêng: đánh giá tiếp tục, ký hợp đồng mới hoặc chấm dứt đúng quy trình. Không dùng một ô Ghi chú để thay thế Ngày kết thúc, vì thông tin dạng chữ không thể lọc và tính số ngày một cách đáng tin.

Đối chiếu lương và khoản đóng

Nếu lương cơ bản trong mẫu là 15.000.000 ₫/tháng, doanh nghiệp không được mặc nhiên xem toàn bộ số tiền đó là căn cứ đóng trong mọi trường hợp; cần đối chiếu các khoản thuộc tiền lương và phụ cấp theo hồ sơ, quy định bảo hiểm hiện hành. Theo tỷ lệ thường dùng, người lao động đóng 10,5% và doanh nghiệp đóng 21,5% cho các khoản bảo hiểm bắt buộc: 15.000.000 ₫ x 10,5% = 1.575.000 ₫ phần người lao động, còn 15.000.000 ₫ x 21,5% = 3.225.000 ₫ phần doanh nghiệp, trước khi xét căn cứ và giới hạn áp dụng.

Quan điểm của tôi là dùng file này để kiểm soát thời hạn và hồ sơ, không dùng nó làm căn cứ duy nhất để tính BHXH hoặc thuế TNCN. Hợp đồng, phụ lục, bảng lương và chứng từ đóng phải khớp nhau.

Ngay khi bảng lương và chứng từ đóng đã khớp, phần còn lại trong quản trị nhân sự là theo dõi các khoản đã ứng trước, nên một bảng theo dõi tạm ứng riêng giúp đối chiếu nhanh với hồ sơ chi trả.

Tôi thường thấy lỗi không nằm ở việc người dùng không biết nhập Excel, mà ở chỗ dữ liệu được nhập một lần rồi bỏ quên. Một bảng có 30 nhân viên nhưng chỉ cần 3 dòng sai ngày kết thúc là lịch gia hạn, bảng lương và hồ sơ nhân sự đã có thể lệch nhau.

Nhập sai ngày hoặc đảo ngày tháng

Ngày 08/09/2026 và 09/08/2026 khác nhau 31 ngày, nhưng khi nhập nhanh theo thói quen đọc tháng trước ngày, người phụ trách có thể làm hợp đồng kết thúc sớm hoặc muộn hơn thực tế. Với hợp đồng hết hạn ngày 09/08/2026, sai một tháng có thể khiến doanh nghiệp bỏ lỡ thời điểm chuẩn bị ký tiếp.

Trong sheet Danh sách HĐLĐ (ảnh 1), hãy nhập ngày theo DD/MM/YYYY và kiểm tra lại với bản ký giấy hoặc hợp đồng điện tử. Không gõ ngày dưới dạng chuỗi có thêm chữ như 15/08/2027 hết hạn, vì dữ liệu đó khó lọc và không thể dùng ổn định cho phép tính Số ngày còn lại.

Nhầm mã nhân viên và loại hợp đồng

Hai nhân viên cùng tên Nguyễn Văn An nhưng khác Mã NV là tình huống có thật ở doanh nghiệp sản xuất. Nếu bạn tìm theo họ tên rồi sửa lương của dòng đầu tiên, một khoản lương 12.000.000 ₫ có thể bị thay nhầm cho người đang hưởng 15.000.000 ₫. Vì vậy, Mã NV phải là khóa kiểm tra chính, còn Họ và tên chỉ là thông tin nhận diện.

Bỏ qua hợp đồng đã hết hạn

Một dòng có ngày kết thúc 30/06/2026 nhưng trạng thái vẫn ghi Đang hiệu lực là lỗi nguy hiểm hơn một ô trống. Người phụ trách có thể tiếp tục đưa nhân viên vào bảng lương mà không kiểm tra căn cứ hợp đồng. Mỗi cuối tháng, hãy lọc các dòng có Số ngày còn lại nhỏ hơn 0 hoặc trong khoảng 45 ngày, sau đó ghi rõ việc cần làm ở cột Ghi chú.

Đừng xóa dòng cũ sau khi ký hợp đồng mới. Hãy lưu bản chụp file theo tháng, chẳng hạn HĐLĐ_2026-07, để còn đối chiếu lịch sử khi kiểm tra hồ sơ.

Việc lưu bản chụp theo tháng cũng là nền để lập bảng thưởng Tết đối chiếu lịch sử và tính quyền lợi chính xác khi rà soát hồ sơ cuối năm.

Một file Excel chỉ có giá trị khi được mở đúng thời điểm. Với doanh nghiệp nhỏ, cách gọn nhất là gắn việc cập nhật hợp đồng vào quy trình chốt lương: người phụ trách mở file vào ngày 25 hằng tháng, kiểm tra các hợp đồng còn 45 ngày, rồi đối chiếu thay đổi nhân sự phát sinh trong tháng.

Thiết lập một nhịp làm việc cố định

• Ngày 25: cập nhật nhân viên mới, nghỉ việc, chuyển phòng ban và mức lương mới.
• Ngày 26: đối chiếu Ngày bắt đầu, Ngày kết thúc và loại hợp đồng với hồ sơ đã ký.
• Ngày 27: mở Dashboard (ảnh 3), kiểm tra nhóm sắp hết hạn và ghi việc cần xử lý.
• Ngày 28: lưu một bản sao có ngày tháng và phân quyền người được sửa file.

Ảnh 2 của sheet Danh mục nên được kiểm tra trước khi thêm phòng ban hoặc loại hợp đồng mới. Nếu danh mục dùng các tên không thống nhất như Kế toán, Phòng kế toán và KT, việc lọc tổng hợp sẽ bị chia thành ba nhóm. Tôi chọn một tên chuẩn cho mỗi phòng ban thay vì cho phép mọi người tự gõ.

Khi nào nên chuyển sang phần mềm

Với 20 nhân viên và khoảng 2-3 thay đổi hợp đồng mỗi tháng, mẫu Excel này thường đủ dùng. Nhưng khi có 200 nhân viên, 15 người cùng cập nhật hoặc cần theo dõi nghỉ phép, chấm công, bảo hiểm và lịch sử phê duyệt, file sẽ khó kiểm soát phiên bản. Khi đó, phần mềm nhân sự có phân quyền và nhật ký thay đổi đáng giá hơn việc tiếp tục thêm cột.

Đừng biến mẫu thành nơi lưu bản scan hợp đồng nếu file chứa nhiều dữ liệu cá nhân. Hãy đặt mã hồ sơ hoặc đường dẫn nội bộ trong Ghi chú, sao lưu định kỳ và giới hạn quyền truy cập theo nguyên tắc bảo vệ dữ liệu cá nhân.