Bảng tính bảo hiểm xã hội Excel - Mẫu miễn phí

1. Bước 1 — Mở sheet Hướng dẫn để xem quy ước nhập liệu.
2. Bước 2 — Vào sheet Bảng kê BHXH, nhập Mã NV, Họ và tên, Chức vụ và Nơi làm việc.
3. Bước 3 — Chọn Vùng lương tối thiểu, nhập Mức lương tối thiểu vùng và Lương đóng BHXH theo hồ sơ tiền lương.
4. Bước 4 — Nhập Ngày bắt đầu tham gia theo định dạng DD/MM/YYYY, ví dụ 15/01/2026.
5. Bước 5 — Kiểm tra các cột Kiểm tra hợp lệ, Số tháng đã tham gia và Trạng thái.
6. Bước 6 — Mở sheet Tổng hợp, đối chiếu Tổng NLĐ đóng, Tổng DN đóng và Tổng cộng với bảng lương rồi lưu file theo tháng.

Mẫu phù hợp với kế toán của Công ty TNHH nhỏ, nhân viên hành chính tại xưởng sản xuất hoặc chủ doanh nghiệp tự đối chiếu bảng lương. Nhu cầu thường phát sinh sau khi chốt công, trước kỳ trả lương và trước khi chuyển tiền bảo hiểm của tháng.

Ví dụ, một xưởng cơ khí có 6 nhân viên tại Hà Nội cần rà soát danh sách vào cuối tháng. Nếu một người có lương đóng 12.500.000 ₫, phần người lao động theo mẫu là 12.500.000 × 10,5% = 1.312.500 ₫; phần doanh nghiệp là 12.500.000 × 21,5% = 2.687.500 ₫.

Đối chiếu danh sách nhân sự

Bạn nên kiểm tra Mã NV, Họ và tên, Chức vụ, Nơi làm việc rồi mới xem Ngày bắt đầu tham gia. Cách này giúp phát hiện nhân viên mới chưa được thêm, người đã nghỉ nhưng còn trong danh sách hoặc mã nhân viên bị trùng.

Tách tiền lương và chi phí công ty

Tổng NLĐ đóng là khoản khấu trừ vào lương, còn Tổng DN đóng là chi phí doanh nghiệp. Với 6 người cùng lương đóng 12.500.000 ₫, riêng phần doanh nghiệp là 6 × 2.687.500 = 16.125.000 ₫ mỗi tháng.

Với doanh nghiệp dưới khoảng 50 lao động, mẫu Excel phù hợp cho việc kiểm tra hàng tháng. Khi có hàng trăm nhân viên hoặc nhiều địa điểm, bạn nên chuyển sang phần mềm nhưng vẫn có thể giữ file làm bảng đối chiếu.

Trong mẫu, phần người lao động gồm BHXH 8%, BHYT 1,5% và BHTN 1%, tổng cộng 10,5%. Phần doanh nghiệp gồm BHXH 17,5%, BHYT 3% và BHTN 1%, tổng cộng 21,5%. Các tỷ lệ được ghi trực tiếp trên tên cột để bạn kiểm tra từng khoản.

Ví dụ, lương đóng là 15.000.000 ₫ thì người lao động đóng 15.000.000 × 10,5% = 1.575.000 ₫, còn doanh nghiệp đóng 15.000.000 × 21,5% = 3.225.000 ₫.

Hồ sơ cần đối chiếu

Danh sách Excel phải khớp với hợp đồng lao động, bảng lương, thông tin tham gia và chứng từ nộp bảo hiểm. Luật Bảo hiểm xã hội và các quy định về BHYT, BHTN yêu cầu đơn vị xác định đúng đối tượng, căn cứ đóng và thời gian tham gia.

Kiểm tra mức lương làm căn cứ

Cột Lương đóng BHXH phải lấy từ hồ sơ tiền lương, không lấy máy móc từ lương thực nhận. Cột Vùng lương tối thiểu cần được rà soát theo nơi làm việc trong năm 2026, nhất là khi doanh nghiệp có trụ sở, cửa hàng hoặc xưởng ở nhiều địa bàn.

Mẫu này là công cụ kiểm soát nội bộ, không thay thế hồ sơ chính thức hoặc việc kê khai, nộp tiền trên hệ thống bảo hiểm. Cách làm an toàn là chốt file sau bảng lương nhưng trước khi nộp tiền.

Sau khi chốt file trước khi nộp tiền, nhiều đơn vị còn đối chiếu thêm sổ theo dõi tạm ứng để khoản ứng trước không lệch sang bảng lương và căn cứ đóng BHXH.

Lỗi thường gặp nhất là nhập đúng tỷ lệ nhưng sai Lương đóng BHXH. Nếu nhập 12.000.000 ₫ thay cho 15.000.000 ₫, phần doanh nghiệp chênh 3.000.000 × 21,5% = 645.000 ₫ cho một người mỗi tháng.

Nhầm lương thực nhận với lương đóng

Lương thực nhận sau khấu trừ không mặc nhiên là căn cứ đóng. Nếu lấy 13.425.000 ₫ thay cho 15.000.000 ₫, phần người lao động bị tính thiếu 165.375 ₫ theo tỷ lệ 10,5%; với 20 nhân viên, chênh lệch là 3.307.500 ₫ mỗi kỳ.

Bỏ sót biến động nhân sự

Nhân viên bắt đầu ngày 01/02/2026 nhưng để trống Ngày bắt đầu tham gia sẽ làm sai việc theo dõi Số tháng đã tham gia. Người đã nghỉ nhưng vẫn để trạng thái đang tham gia có thể tiếp tục xuất hiện trong bảng tháng sau.

Chọn sai vùng làm việc

Không nên sao chép vùng I cho toàn bộ nhân viên chỉ vì trụ sở đặt tại một địa phương. Dòng ghi nơi làm việc Hải Phòng nhưng chọn sai vùng sẽ khiến bước kiểm tra mức lương tối thiểu mất ý nghĩa.

Chỉ kiểm tra số tổng

Tổng cộng không cho biết lỗi nằm ở BHXH, BHYT hay BHTN. Bạn nên kiểm tra 3 cột thành phần của người lao động và 3 cột thành phần của doanh nghiệp trước, rồi mới đối chiếu Tổng NLĐ đóng và Tổng DN đóng.

Để file không bị bỏ quên, hãy gắn việc cập nhật vào quy trình khóa lương cố định. Thời điểm phù hợp là sau khi chốt công và trước ngày nộp tiền, khi thay đổi về nhân viên, lương đóng và ngày tham gia đã có căn cứ.

Chia thành hai lượt kiểm tra

Lượt đầu do người lập bảng cập nhật dữ liệu; lượt thứ hai do kế toán trưởng, chủ doanh nghiệp hoặc nhân sự đối chiếu ba số tổng. Với 30 nhân viên, cách này giảm nguy cơ một người tự sửa sai mà không có bước kiểm tra độc lập.

Giữ file nhất quán

• Sao chép file tháng trước, đổi tên theo kỳ rồi cập nhật thay đổi.
• Giữ định dạng DD/MM/YYYY và tiền 1.234.567 ₫ trong toàn bảng.
• Kiểm tra thủ công 3 dòng đầu trước khi tin vào tổng toàn bảng.
• Lưu bản chỉ đọc sau khi sheet Tổng hợp đã khớp với bảng lương.

Khi nào cần phần mềm

Với 300 nhân viên, 300 × 21 = 6.300 ô dữ liệu cần rà soát mỗi kỳ. Khi doanh nghiệp có nhiều đơn vị, thay đổi lương liên tục hoặc cần quản lý thêm hợp đồng và phép, phần mềm nhân sự sẽ phù hợp hơn; file này nên giữ vai trò đối chiếu.

Ảnh 1 là sheet Bảng kê BHXH, Ảnh 2 là sheet Tổng hợp và Ảnh 3 là sheet Hướng dẫn. Giữ nguyên ba sheet giúp người thay ca tiếp tục quy trình mà không phải đoán cấu trúc file.

Giữ nguyên ba sheet giúp người thay ca tiếp tục quy trình mà không phải đoán cấu trúc file, còn khi cần theo dõi cả hợp đồng và phép thì hồ sơ nhân sự sẽ là bước tiếp theo hợp lý.