Công nợ phải thu phải trả Excel - Mẫu miễn phí

1. Bước 1 — Mở sheet Danh sách công nợ và nhập từng hóa đơn theo một dòng. Các cột cần điền trước là loại công nợ, tên đối tác, MST, số hóa đơn, ngày hóa đơn và hạn thanh toán.
2. Bước 2 — Nhập số tiền gốc, thuế GTGT và số đã thanh toán. Nếu hóa đơn 10.000.000 ₫ chưa thuế, thuế 10% là 1.000.000 ₫, tổng giá trị là 11.000.000 ₫.
3. Bước 3 — Kiểm tra cột còn phải thu/trả và số ngày quá hạn để biết khoản nào cần xử lý trước.
4. Bước 4 — Dùng sheet Tổng hợp công nợ để xem số dư theo từng đối tác, theo loại công nợ và theo trạng thái.
5. Bước 5 — Cập nhật sheet Danh mục đối tác để chuẩn hóa tên và MST, nhất là khi cùng một khách hàng phát sinh nhiều hóa đơn.
6. Bước 6 — Mở sheet Hướng dẫn khi cần nhớ thứ tự nhập liệu hoặc cách đọc các chỉ tiêu tổng hợp.

Trong ảnh 1 của sheet Danh sách công nợ, bạn sẽ thấy bảng nhập liệu đi từ cột STT đến Ghi chú, tức là đủ cả phần đầu vào lẫn phần theo dõi thanh toán. Cách này hợp với người đang ôm việc ở doanh nghiệp nhỏ: kế toán của Công ty TNHH, thủ quỹ cửa hàng, hay chủ hộ kinh doanh bán sỉ có 50–300 đơn mỗi tháng.

Một xưởng mộc 4 nhân viên có thể chỉ phát sinh 12 hóa đơn một tháng, nhưng mỗi hóa đơn lại có 2–3 lần trả chậm; nếu không ghi theo dòng, cuối tháng rất dễ lệch 20.000.000 ₫ đến 50.000.000 ₫ chỉ vì quên một phần đã thu. Ảnh 2 cho thấy sheet Tổng hợp công nợ, nơi bạn nhìn ra ngay đối tác nào còn treo 3 hóa đơn, đối tác nào đã trả đủ, và khoản nào đang quá hạn 15 hay 30 ngày.

Ai nên dùng bảng này

File này hợp nhất với người phải chốt số đều đặn mỗi tuần hoặc mỗi tháng, đặc biệt vào kỳ thu tiền, kỳ trả lương, hoặc trước khi lập báo cáo nội bộ. Với một cửa hàng online 300 đơn mỗi tháng, chỉ cần 5% đơn bị chậm thanh toán là đã có 15 đơn cần theo dõi riêng; nếu mỗi đơn 800.000 ₫ thì số tiền treo đã là 12.000.000 ₫.

Ảnh 1 thể hiện gì

Ảnh 1 cho thấy các cột quan trọng như Số hóa đơn, Ngày hóa đơn, Hạn thanh toán, Số tiền gốc, thuế GTGT, Tiền thuế GTGT, Đã thanh toán và Còn phải thu/trả. Đây là cấu trúc đủ dùng để đối chiếu công nợ mà không phải mở thêm sổ khác.

Ảnh 2 và ảnh 3 giúp gì

Ảnh 2 là bảng tổng hợp, còn ảnh 3 là danh mục đối tác. Khi tên đối tác đã được chuẩn hóa theo MST, bạn sẽ giảm rất nhiều lỗi nhập trùng do gõ sai một ký tự, nhất là khi một khách hàng có 4–5 địa chỉ giao hàng hoặc nhiều mã đơn hàng khác nhau.

Về kỹ thuật kế toán, công nợ phải gắn với hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC; trên hóa đơn phải có tên, MST, ngày lập, số hóa đơn, đơn giá, thuế suất và tiền thuế GTGT tách riêng. Mẫu này bám đúng cách đọc số liệu đó: tiền gốc, thuế GTGT 10% hoặc mức phù hợp, rồi mới ra tổng giá trị hóa đơn.

Với doanh nghiệp kê khai theo tháng hoặc quý, chênh lệch giữa số đã thanh toán và số còn phải thu/trả thường là khoản cần đối chiếu trước khi chốt sổ. Nếu một lô hàng 20 hóa đơn, mỗi hóa đơn 5.000.000 ₫ chưa thuế, thì riêng phần gốc đã là 100.000.000 ₫; thuế GTGT 10% tương ứng 10.000.000 ₫, nên sai một dòng cũng làm lệch cả bảng tổng hợp.

Điểm phải giữ đúng trên sổ

Luật Kế toán yêu cầu lưu trữ chứng từ tối thiểu 10 năm, vì vậy dữ liệu công nợ không nên chỉ nằm trong file gửi qua Zalo rồi mất. Bạn nên giữ cả cột MST, số hóa đơn và ngày hóa đơn để khi cần đối chiếu với Tổng cục Thuế hoặc tra lại thuế GTGT đầu ra, không phải lục lại giấy tờ rời.

Khi nào nên tách phải thu và phải trả

Nếu doanh nghiệp vừa mua hàng vừa bán hàng, tôi khuyên vẫn giữ chung một file nhưng tách cột Loại công nợ rõ ràng. Cách này gọn hơn hai file riêng: một bên công nợ phải thu, một bên công nợ phải trả; khi số dòng chưa đến vài trăm thì một file chung vẫn dễ kiểm hơn và ít nguy cơ sót dữ liệu hơn.

Lỗi đầu tiên là ghi thiếu số đã thanh toán, khiến cột còn phải thu/trả cao hơn thực tế. Chỉ cần 1 hóa đơn 18.000.000 ₫ đã trả 15.000.000 ₫ mà quên nhập khoản 3.000.000 ₫ còn lại, cuối tháng bạn có thể đuổi theo một khoản nợ không còn tồn tại, mất cả buổi đối chiếu.

Lỗi thứ hai là nhập sai ngày hóa đơn hoặc hạn thanh toán, dẫn đến cột số ngày quá hạn lệch. Một khoản 30.000.000 ₫ chậm 20 ngày chưa chắc bị phạt ngay, nhưng nếu nhầm thành chưa quá hạn, bạn sẽ bỏ lỡ thời điểm nhắc nợ tốt nhất và dòng tiền bị kéo dài thêm 1 chu kỳ nữa.

Nhầm giữa thuế và tiền gốc

Nhiều bạn cộng luôn tiền thuế GTGT vào tiền gốc rồi lại cộng thêm một lần nữa ở cột tổng giá trị hóa đơn. Với hóa đơn 50.000.000 ₫ chưa thuế, thuế 10% là 5.000.000 ₫; nếu cộng hai lần, bảng sẽ lệch 5.000.000 ₫ cho đúng một dòng, và khi có 40 dòng thì sai số có thể thành 200.000.000 ₫ trên báo cáo.

Nhầm tên đối tác làm hỏng đối chiếu

Khi một khách hàng bị nhập thành 3 tên khác nhau, tổng công nợ sẽ bị tách vụn. Việc đối chiếu không còn là 1 đối tác - 1 số dư mà thành 3 dòng rời, rất dễ làm bạn gọi nhầm người, nhắc nhầm khoản và mất thêm thời gian rà lại từng hóa đơn.

Muốn file này không bị bỏ quên, bạn nên gắn nó vào một mốc cố định như chiều cuối tháng, sau giờ chốt quỹ hoặc trước ngày nộp tờ khai thuế GTGT. Khi đã quen nhập 20 dòng trong 15 phút, bạn sẽ thấy kiểm công nợ nhanh hơn rất nhiều so với việc đợi cuối quý mới ngồi lục lại 60 hóa đơn một lúc.

Cách giữ dữ liệu sạch

• Copy sheet tháng trước rồi xóa dữ liệu cũ để giữ sẵn cấu trúc cột.
• Dùng Data Validation cho cột Loại công nợ để chỉ chọn phải thu hoặc phải trả.
• Dùng Conditional Formatting để tô đỏ các khoản quá hạn và tô xanh các khoản đã thanh toán đủ.
• Ghi MST và số hóa đơn ngay lúc nhập để tránh phải tìm lại chứng từ.

Khi nào nên nâng cấp lên phần mềm

Nếu số dòng công nợ vượt 1.000, hoặc bạn có nhiều người cùng nhập dữ liệu và cần phân quyền, lúc đó Excel bắt đầu chậm vai trò. Với quy mô đó, phần mềm kế toán hoặc hệ thống quản trị bán hàng sẽ ổn hơn vì có log thao tác, phê duyệt và đồng bộ chứng từ tốt hơn một file đơn lẻ.

Khi số dòng công nợ vượt 1.000, việc đối chiếu dòng tiền thường đi kèm kiểm tra thu chi hằng ngày; mẫu sổ quỹ tiền mặt Excel là biểu mẫu phù hợp để ghi nhận và so sánh các khoản phát sinh song song với công nợ.