Thẻ kho Excel - Mẫu miễn phí

1. Bước 1 — Mở sheet Danh mục hàng hóa, nhập mã hàng, tên hàng hóa, nhóm hàng, đơn vị tính, tồn kho tối thiểu, đơn giá nhập gần nhất, nhà cung cấp và trạng thái.
2. Bước 2 — Kiểm tra danh mục trước khi nhập giao dịch. Cột Trạng thái chỉ nhận Đang kinh doanh hoặc Ngừng kinh doanh.
3. Bước 3 — Sang sheet Thẻ kho, nhập ngày giao dịch theo định dạng DD/MM/YYYY, số chứng từ và chọn Nhập kho hoặc Xuất kho.
4. Bước 4 — Chọn Mã hàng từ danh mục, sau đó nhập diễn giải, số lượng nhập hoặc số lượng xuất. Không nhập đồng thời cả hai cột cho một giao dịch.
5. Bước 5 — Nhập Tồn đầu kỳ cho giao dịch đầu tiên của từng mã hàng. Ở giao dịch sau, nhập tồn cuối của giao dịch trước cùng mã hàng vào cột Tồn đầu kỳ.
6. Bước 6 — Chọn kho, ghi người thực hiện và kiểm tra các cột công thức như Tồn cuối kỳ, Giá trị nhập, Giá trị xuất và Cảnh báo tồn kho.
7. Bước 7 — Mở sheet Tổng quan để xem số liệu theo mã hàng, trạng thái bổ sung, giá trị tồn và các biểu đồ đã thiết lập.

Mẫu này phù hợp với thủ kho, kế toán kho, người phụ trách mua hàng và chủ hộ kinh doanh có số lượng mã hàng vừa phải. Một cửa hàng văn phòng phẩm có thể dùng Danh mục hàng hóa để quản lý giấy A4, bút bi, mực in; còn một xưởng nhỏ có thể ghi nhận vật tư theo từng kho và người thực hiện.

Ví dụ với cửa hàng văn phòng phẩm

Trong dữ liệu mẫu, mã HH001 là Giấy A4 Double A, đơn vị Ram, tồn tối thiểu 20 Ram và đơn giá nhập gần nhất 78.000 ₫. Ngày 06/01/2026 nhập 60 Ram, sau đó ngày 10/01/2026 xuất 45 Ram, nên tồn cuối là 0 + 60 - 45 = 15 Ram.

Vì 15 Ram thấp hơn mức tối thiểu 20 Ram, cột Cảnh báo tồn kho trả về Cần nhập bổ sung. Đây là điểm hữu ích hơn việc chỉ nhìn tổng số lượng: bạn thấy ngay mã hàng nào cần đặt thêm trước khi đơn hàng bị chậm.

Ai nhập dữ liệu và khi nào

Thủ kho nên nhập ngay sau khi ký phiếu nhập hoặc phiếu xuất, thay vì dồn 30 giao dịch vào cuối tháng. Kế toán có thể đối chiếu số chứng từ và ngày giao dịch trước kỳ khóa sổ; chủ cửa hàng xem sheet Tổng quan mỗi tuần để quyết định mua thêm hàng.

File có 100 dòng chuẩn bị sẵn trong Danh mục hàng hóa và Thẻ kho. Với 300 đơn online mỗi tháng, bạn không nên ghi từng đơn nếu mỗi đơn không làm thay đổi tồn kho độc lập; hãy gom theo phiếu xuất hoặc ca giao hàng để bảng vẫn dễ kiểm tra.

Thẻ kho là sổ theo dõi biến động hàng hóa, không thay thế phiếu nhập kho, phiếu xuất kho hay hóa đơn điện tử. Theo hướng dẫn trong file, mỗi giao dịch cần có ngày và số chứng từ để khi kiểm tra bạn lần ngược được từ dòng Excel về chứng từ gốc.

Kiểm tra số lượng theo từng giao dịch

Cột Tồn cuối kỳ dùng công thức IF để để trống dòng chưa nhập mã hàng và tính K + I - J khi có dữ liệu. Ví dụ giao dịch nhập 40 Hộp bút bi, tồn đầu kỳ 0 và xuất 0 thì tồn cuối là 40 Hộp; nếu giao dịch tiếp theo xuất 18 Hộp thì tồn còn 22 Hộp.

File đặt kiểm tra dữ liệu số lượng I4:K103 là số không âm. Vì vậy bạn không nên ghi số âm để biểu diễn hàng xuất; hãy chọn Xuất kho và nhập số lượng vào cột Số lượng xuất. Đây là cách rõ ràng hơn khi đối chiếu với phiếu kho.

Giá trị và chứng từ kế toán

Đơn giá được tra từ cột Đơn giá nhập gần nhất bằng VLOOKUP, sau đó Giá trị nhập = số lượng nhập × đơn giá và Giá trị xuất = số lượng xuất × đơn giá. Với 60 Ram giá 78.000 ₫, giá trị nhập hiển thị là 4.680.000 ₫; 45 Ram xuất ra tương ứng 3.510.000 ₫.

Đây là giá trị tham chiếu theo đơn giá gần nhất, không phải bảng tính giá vốn FIFO hay bình quân gia quyền. Nếu doanh nghiệp lập báo cáo tài chính theo Thông tư 133/2016/TT-BTC hoặc Thông tư 200/2014/TT-BTC, kế toán cần đối chiếu phương pháp tính giá xuất kho đang áp dụng với sổ kế toán.

Sai số tồn kho thường không nằm ở công thức mà ở cách nhập giao dịch. Tôi thường gặp trường hợp thủ kho nhập 45 vào cả Số lượng nhập và Số lượng xuất, hoặc ghi 45 ở cột Xuất kho nhưng vẫn chọn loại giao dịch Nhập kho. Khi đó số liệu nhìn có vẻ hợp lệ nhưng không phản ánh phiếu thực tế.

Ghi sai tồn đầu kỳ

Hướng dẫn của file yêu cầu nhập Tồn đầu kỳ cho giao dịch đầu tiên của từng mã hàng, rồi dùng tồn cuối của giao dịch trước cho giao dịch kế tiếp. Nếu giao dịch thứ hai của HH001 đáng lẽ có tồn đầu kỳ 60 nhưng bạn ghi 0, xuất 45 sẽ làm tồn cuối thành -45 thay vì 15.

Hậu quả không chỉ là chênh 60 Ram. Với đơn giá 78.000 ₫, giá trị chênh lệch trên báo cáo có thể lên tới 4.680.000 ₫, đủ để khiến kế toán phải rà lại toàn bộ phiếu nhập xuất trong kỳ.

Mã hàng và đơn giá không khớp

Nếu bạn gõ HH001A thay vì HH001, VLOOKUP kết hợp IFERROR sẽ không lấy được tên, đơn vị hoặc đơn giá. Không nên sửa trực tiếp các cột F, G, L, M, N, O và R; hãy sửa mã tại cột E hoặc bổ sung mã đúng trong Danh mục hàng hóa.

Bỏ qua cảnh báo tồn

Một mã có tồn cuối 4 Hộp nhưng tồn tối thiểu 5 Hộp sẽ bị đánh dấu Cần nhập bổ sung. Nếu người phụ trách chỉ xem tổng giá trị tồn mà bỏ qua cảnh báo theo mã, cửa hàng có thể vẫn thiếu đúng mặt hàng bán chạy dù tổng kho còn hàng.

Bảng tính chỉ có giá trị khi được cập nhật đều. Với cửa hàng nhỏ, bạn nên chọn một thời điểm cố định, chẳng hạn 17 giờ thứ Sáu, để đối chiếu các giao dịch trong tuần với phiếu kho. Với Công ty TNHH hoặc xưởng sản xuất, nên cập nhật ngay sau mỗi lần nhập xuất và chốt lại trước kỳ trả lương hoặc khóa sổ cuối tháng.

Ba thói quen giúp giảm thời gian sửa file

• Chỉ nhập dữ liệu ở các ô màu vàng nhạt và giữ nguyên các cột công thức; mỗi giao dịch phải có số chứng từ.
• Dùng danh sách chọn ở Loại giao dịch, Mã hàng và Kho thay vì gõ tự do. File đã giới hạn ngày, số lượng và các giá trị danh mục bằng Data Validation.
• Lọc cột Cảnh báo tồn kho để xem các dòng Cần nhập bổ sung, sau đó đối chiếu với tồn tối thiểu trước khi lập đề nghị mua.

Sheet Tổng quan dùng SUMIF để cộng nhập xuất theo mã, COUNTIF để đếm dòng cần bổ sung và AVERAGE để tính tồn kho trung bình. Ví dụ tổng nhập 100 đơn vị và tổng xuất 70 đơn vị cho một mã chưa xét tồn đầu kỳ thì chênh lệch nhập xuất là 30 đơn vị; bạn vẫn phải kiểm tra tồn đầu kỳ trước khi kết luận tồn thực tế.

Khi nào nên chuyển sang phần mềm

File có 100 dòng giao dịch chuẩn bị sẵn, không có bảng Excel Table và không có chức năng tự mở rộng công thức. Khi số giao dịch vượt thường xuyên 100 dòng, có nhiều người nhập đồng thời hoặc cần phân quyền, lịch sử chỉnh sửa và liên kết hóa đơn điện tử, phần mềm quản lý kho sẽ phù hợp hơn.