Quản lý đơn hàng online Excel - Mẫu miễn phí

1. Bước 1 — Mở sheet Danh mục, nhập Mã sản phẩm, Tên sản phẩm, Đơn giá, Nhóm sản phẩm, Tồn kho hiện tại và Mức tồn tối thiểu. Ví dụ SP001 có giá 250.000 ₫, tồn 120 và mức tối thiểu 30.
2. Bước 2 — Vào sheet Đơn hàng, nhập mỗi đơn trên một dòng từ dòng 2. Các ô nhập liệu nền vàng nhạt gồm mã đơn, ngày đặt, kênh bán, khách hàng, mã sản phẩm, số lượng, giảm giá và phí vận chuyển.
3. Bước 3 — Chọn Mã sản phẩm tại cột G. Cột H và J tự lấy tên, đơn giá từ Danh mục; không ghi đè công thức ở hai cột này.
4. Bước 4 — Chọn phương thức thanh toán, trạng thái đơn, đơn vị vận chuyển và trạng thái giao hàng từ danh sách có sẵn. Nhập ngày giao dự kiến và ngày giao thực tế theo định dạng DD/MM/YYYY.
5. Bước 5 — Chọn mức Thuế GTGT tại cột U theo chứng từ thực tế. Ví dụ thành tiền hàng 480.000 ₫ với mức 8% tạo tiền thuế 38.400 ₫.
6. Bước 6 — Mở sheet Tổng quan để kiểm tra tổng đơn, doanh thu thuần, tỷ lệ hoàn tất và bảng phân tích theo kênh, trạng thái, tỉnh/thành phố.
7. Bước 7 — Đọc sheet Hướng dẫn khi cần kiểm tra màu ô, ý nghĩa trạng thái hoặc lưu ý đối chiếu trước khi lập hóa đơn điện tử.

Mẫu này phù hợp với chủ shop bán hàng trên nhiều kênh, nhân viên chốt đơn và người phụ trách đóng gói tại cửa hàng online. Khi một shop xử lý 300 đơn mỗi tháng, việc ghi riêng đơn Shopee, Lazada và Facebook rất dễ làm trùng mã, quên phí vận chuyển hoặc cập nhật nhầm trạng thái.

Ghi nhận đơn ngay khi phát sinh

Trong sheet Đơn hàng, mỗi dòng là một đơn, từ DH260001 trở đi. Bạn có thể ghi ngày đặt như 03/01/2026, chọn Shopee, nhập 2 sản phẩm SP001, giảm giá 20.000 ₫ và phí vận chuyển 30.000 ₫. Với đơn giá 250.000 ₫, thành tiền hàng là 480.000 ₫ và tổng thanh toán là 510.000 ₫.

Kiểm tra giao nhận cuối ngày

Người đóng gói cập nhật trạng thái đơn và trạng thái giao hàng sau khi bàn giao cho GHN, GHTK, Viettel Post hoặc J&T. Nếu ngày dự kiến là 08/01/2026 nhưng ngày thực tế là 09/01/2026, cột Cảnh báo giao hàng trả về Giao trễ.

Đọc số liệu khi chốt tháng

Chủ shop có thể mở ảnh 1 của sheet Đơn hàng để xem các cột từ Mã đơn hàng đến Cảnh báo giao hàng. Ảnh 2 của sheet Danh mục cho thấy mã hàng, giá bán, tồn kho và mức tồn tối thiểu; đây là nơi cần cập nhật trước mùa khuyến mãi.

Cột U cho phép chọn mức thuế GTGT theo chứng từ và chính sách áp dụng thực tế. Thuế suất phổ thông là 10%; một số nhóm hàng, dịch vụ có thể áp dụng 8%, 5% hoặc 0% theo điều kiện tương ứng. File chỉ hỗ trợ tính toán vận hành, không tự xác định hàng hóa thuộc mức thuế nào.

Cách đọc tiền thuế trong file

Với thành tiền hàng 1.000.000 ₫ và mức thuế 8%, công thức tại cột V tính 80.000 ₫ tiền thuế; doanh thu thuần tại cột W còn 920.000 ₫. Nếu đơn bị giảm giá 50.000 ₫, số tiền làm căn cứ tính thuế trong file là 950.000 ₫, tạo 76.000 ₫ tiền thuế ở mức 8%.

Đối chiếu trước khi lập hóa đơn

Hóa đơn điện tử cần đối chiếu tên, MST, ngày lập, số tiền, thuế suất và tiền thuế. Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC là các văn bản cần tham khảo khi lập và truyền hóa đơn điện tử.

Sheet Hướng dẫn nhắc rõ việc đối chiếu đơn hàng, thanh toán và giao nhận trước khi lập hóa đơn. Ảnh 3 của sheet Tổng quan cho thấy các chỉ số tổng số đơn, doanh thu thuần, giá trị đơn trung bình, số đơn hoàn tất và số đơn đã hủy; đây là số liệu kiểm tra, không thay thế sổ kế toán hay báo cáo thuế.

Shop online thường không sai ở phép cộng mà sai ở dữ liệu đầu vào: trùng mã đơn, chọn nhầm sản phẩm, quên phí vận chuyển hoặc để trạng thái Hoàn tất dù khách đã hủy. Với 300 đơn mỗi tháng, chỉ cần 10 đơn bị tính thiếu 30.000 ₫ phí vận chuyển là số tiền lệch đã lên tới 300.000 ₫.

Ghi đè công thức tra cứu

Cột H và J lấy dữ liệu bằng VLOOKUP từ Danh mục. Nếu bạn nhập đè tên sản phẩm hoặc đơn giá, đơn hàng có thể giữ giá cũ dù giá trong Danh mục đã đổi. Cách đúng là sửa SP001 tại Danh mục rồi kiểm tra lại các dòng đang dùng mã đó.

Nhầm doanh thu với tiền khách trả

Cột N là Tổng thanh toán, gồm thành tiền hàng và phí vận chuyển; cột W là Doanh thu thuần sau khi trừ tiền thuế GTGT theo công thức của file. Ví dụ đơn có tổng thanh toán 510.000 ₫ không có nghĩa doanh thu thuần cũng là 510.000 ₫.

Bỏ qua cảnh báo giao trễ

Nếu cập nhật ngày giao thực tế chậm, cột Y không thể nhận diện đúng. Một đơn dự kiến 05/01/2026 nhưng giao ngày 07/01/2026 phải được ghi ngày thực tế 07/01/2026 để hiện Giao trễ, thay vì để trống và khiến bảng báo Đang theo dõi.

Để file không bị bỏ quên, bạn nên gắn việc cập nhật với hai thời điểm cố định: nhập đơn sau mỗi lần chốt đơn và đối chiếu giao nhận lúc 17 giờ. Với 30 đơn mỗi ngày, dành 15 phút cuối ca để cập nhật trạng thái sẽ dễ kiểm soát hơn việc dồn 150 đơn vào cuối tuần.

Chia việc theo sheet

• Nhân viên bán hàng nhập các ô dữ liệu tại sheet Đơn hàng.
• Người phụ trách kho cập nhật Tồn kho hiện tại và Mức tồn tối thiểu tại Danh mục.
• Chủ shop xem Tổng quan sau khi dữ liệu trong ngày đã được cập nhật.

Giảm lỗi nhập liệu

Hãy dùng các danh sách chọn có sẵn thay vì tự gõ Shopee, trạng thái đơn hoặc đơn vị vận chuyển. Ảnh 4 của sheet Hướng dẫn giải thích ô vàng nhạt là dữ liệu cần nhập, ô xanh là trạng thái tích cực và ô đỏ là cảnh báo.

Khi nào cần phần mềm riêng

Mẫu được chuẩn bị 100 dòng vận hành trong Đơn hàng và Danh mục. Khi shop vượt xa 100 dòng, có nhiều người cùng nhập đồng thời hoặc cần đồng bộ tự động với sàn, phần mềm quản lý đơn sẽ phù hợp hơn; trước khi chuyển đổi, bạn có thể dùng file để chuẩn hóa mã sản phẩm và trạng thái.