Mẫu có thể theo dõi bao nhiêu đơn mua?

Sheet Đơn hàng mua đã chuẩn bị 100 dòng từ hàng 3 đến hàng 102. Bạn có thể nhập các đơn trong phạm vi này; mẫu không có bảng Excel mở rộng tự động ngoài phạm vi đã thiết kế.

Tôi cần nhập những cột nào trong sheet Đơn hàng mua?

Bạn nhập mã đơn mua, ngày đặt hàng, ngày dự kiến nhận, ngày nhận thực tế nếu đã nhận, mã nhà cung cấp, mã hàng, số lượng đặt, đơn giá chưa thuế, thuế GTGT, số đã thanh toán, người phụ trách và ghi chú. Các cột tra cứu và tính tiền không nên nhập đè.

Vì sao tên nhà cung cấp và hàng hóa tự động hiện ra?

Mã nhà cung cấp và mã hàng được chọn từ danh sách xổ xuống. Công thức VLOOKUP kết hợp IFERROR tra cứu dữ liệu trong sheet Danh mục để trả về tên, tỉnh/thành phố, nhóm hàng và đơn vị tính.

Mẫu có tính công nợ phải trả không?

Có. Cột T tính Còn phải trả bằng Tổng tiền thanh toán trừ Đã thanh toán. Ví dụ tổng tiền 3.132.000 ₫ và đã trả 3.000.000 ₫ thì công nợ còn 132.000 ₫; sheet Tổng quan cộng số liệu này theo toàn bộ đơn và từng nhà cung cấp.

Thuế GTGT trong mẫu có những mức nào?

Cột Thuế GTGT có danh sách chọn 0%, 8% và 10%. Bạn phải chọn theo hóa đơn điện tử và quy định áp dụng cho giao dịch thực tế; mẫu chỉ tính tiền thuế theo tỷ lệ bạn nhập, không tự xác định mặt hàng thuộc mức thuế nào.

Sheet Tổng quan có biểu đồ nào?

Sheet Tổng quan có 3 biểu đồ: giá trị mua theo nhà cung cấp, cơ cấu trạng thái đơn hàng và giá trị mua theo ngày. Ngoài ra sheet này còn tổng hợp số đơn, tiền mua chưa thuế, tổng thanh toán, đã trả, công nợ, giá trị trung bình mỗi đơn và tỷ lệ đã nhận hoặc đã thanh toán.

Kho & Mua hàng

Quản lý đặt hàng Excel - Mẫu miễn phí

File Excel quản lý đặt hàng mua hàng gồm nhập đơn, theo dõi nhận hàng, thanh toán, công nợ, nhà cung cấp và báo cáo tổng quan.

2026-09-09

499 lượt tải

4.8/5 đánh giá trung bình

Tải mẫu Excel

Ảnh chụp màn hình 1: tab Đơn hàng mua - Mẫu Excel file excel quản lý đặt hàng mua hàng

File Excel quản lý đặt hàng mua hàng là bảng theo dõi từ lúc lập đơn đến khi nhận hàng và thanh toán xong. Mẫu có sheet Đơn hàng mua để nhập dữ liệu, sheet Danh mục để quản lý nhà cung cấp và hàng hóa, sheet Tổng quan để xem công nợ cùng các chỉ tiêu mua hàng.

Bạn chỉ nhập những ô dữ liệu đầu vào như mã đơn, ngày tháng, mã nhà cung cấp, mã hàng, số lượng, đơn giá, thuế GTGT và số tiền đã trả. Các cột tên nhà cung cấp, tên hàng, tiền hàng, tiền thuế, tổng thanh toán, còn phải trả và trạng thái được tính bằng công thức.

Ảnh 1 cho thấy sheet Đơn hàng mua có 24 cột từ STT đến Ghi chú, hỗ trợ 100 dòng dữ liệu từ hàng 3 đến hàng 102. Ảnh 2 là sheet Tổng quan với chỉ tiêu tổng hợp, bảng theo nhà cung cấp và 3 biểu đồ; hai sheet Danh mục và Hướng dẫn lần lượt giúp chuẩn hóa dữ liệu và thao tác.

Lợi ích nổi bật của mẫu Excel này

Theo dõi tối đa 100 dòng đơn mua đã chuẩn bị sẵn trong sheet Đơn hàng mua, từ mã DMH-2026-001 đến các dòng trống để nhập tiếp.
Tự động tính tiền hàng chưa thuế, tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán và còn phải trả; ví dụ 50 ram x 58.000 ₫ = 2.900.000 ₫, thuế 8% là 232.000 ₫, tổng cộng 3.132.000 ₫.
Nhìn ngay đơn đang đặt, đã nhận hoặc quá hạn dựa trên ngày dự kiến nhận và ngày nhận thực tế.
Phân biệt đã thanh toán, thanh toán một phần và chưa thanh toán bằng cách so sánh tổng tiền với số tiền đã trả.
Tra cứu tên, tỉnh/thành phố, nhóm hàng và đơn vị tính từ mã nhà cung cấp, mã hàng bằng hàm VLOOKUP và IFERROR.
Theo dõi công nợ theo từng nhà cung cấp trên sheet Tổng quan, gồm tổng giá trị mua, đã thanh toán, công nợ và tỷ lệ thanh toán.
Có 3 biểu đồ trên sheet Tổng quan để quan sát giá trị mua theo nhà cung cấp, cơ cấu trạng thái đơn hàng và giá trị mua theo ngày.

Hướng dẫn từng bước

Bước 1 — Mở sheet Danh mục và cập nhật thông tin nhà cung cấp ở vùng A3:F102, gồm mã, tên, MST, tỉnh/thành phố, người liên hệ và số điện thoại.
Bước 2 — Nhập mã hàng, tên hàng hóa, nhóm hàng, đơn vị tính và đơn giá tham khảo ở vùng H3:L102. Có sẵn các ví dụ HH01, HH02 và HH03 để bạn đối chiếu cách nhập.
Bước 3 — Sang sheet Đơn hàng mua, nhập mã đơn mua, ngày đặt hàng, ngày dự kiến nhận, ngày nhận thực tế nếu đã nhận, mã nhà cung cấp và mã hàng.
Bước 4 — Nhập số lượng đặt, đơn giá chưa thuế, thuế GTGT và số tiền đã thanh toán. Cột O có danh sách chọn 0%, 8% hoặc 10%.
Bước 5 — Không nhập đè vào các cột công thức A, G, H, J, K, L, P, Q, R, T, U và V. Các cột này tự lấy dữ liệu hoặc tính kết quả.
Bước 6 — Cập nhật ngày nhận thực tế và số đã thanh toán sau mỗi lần giao hàng hoặc chuyển khoản để trạng thái và công nợ không bị lệch.
Bước 7 — Mở sheet Tổng quan để kiểm tra tổng số đơn, tổng tiền mua, công nợ, tỷ lệ đã nhận hàng, tỷ lệ đã thanh toán và các biểu đồ phân tích.

Ảnh chụp màn hình 2: tab Tổng quan - Mẫu Excel file excel quản lý đặt hàng mua hàng — Hình 2: Sheet "Tổng quan"

Tính năng đi kèm

Sheet Đơn hàng mua có các cột mã đơn, ngày đặt, ngày dự kiến nhận, ngày nhận thực tế, nhà cung cấp, hàng hóa, số lượng, đơn giá, thuế GTGT, thanh toán và người phụ trách.

Danh sách xổ xuống cho mã nhà cung cấp F3:F102, mã hàng I3:I102, thuế GTGT O3:O102 và hai nhóm trạng thái U3:U102, V3:V102.

Hàm VLOOKUP kết hợp IFERROR tự động lấy tên nhà cung cấp, tỉnh/thành phố, tên hàng, nhóm hàng và đơn vị tính từ sheet Danh mục.

Các công thức tiền sử dụng phép tính số lượng x đơn giá, tiền thuế = tiền hàng x thuế suất, tổng thanh toán = tiền hàng + tiền thuế.

Trạng thái đơn hàng dùng ngày hiện tại để nhận diện đơn quá hạn khi chưa có ngày nhận thực tế; trạng thái thanh toán dựa trên số tiền còn phải trả.

Sheet Tổng quan dùng COUNTA, SUM, AVERAGE, COUNTIF và SUMIF để tổng hợp số đơn, giá trị mua, công nợ và dữ liệu theo nhà cung cấp.

Có bộ lọc ở sheet Đơn hàng mua, cố định tiêu đề tại hàng 2 và định dạng ngày DD/MM/YYYY, phần trăm cùng tiền Việt Nam.

Ai nên dùng file Excel để theo dõi đơn mua

File này phù hợp với chủ cửa hàng, nhân viên mua hàng, thủ quỹ và kế toán của Công ty TNHH hoặc Công ty CP quy mô nhỏ. Người đặt hàng thường phải kiểm tra ba việc cùng lúc: hàng đã về chưa, nhà cung cấp còn phải trả bao nhiêu và đơn nào đang vượt ngày cam kết.

Nhân viên mua hàng theo dõi từng lần đặt

Với một xưởng mộc 4 nhân viên, người phụ trách có thể nhập mã đơn, ngày đặt, ngày dự kiến nhận, mã NCC và mã hàng ngay sau khi chốt với nhà cung cấp. Đơn HH01 trong dữ liệu mẫu có 50 ram giấy giá 58.000 ₫, tiền hàng 2.900.000 ₫, thuế GTGT 8% là 232.000 ₫ và tổng phải trả 3.132.000 ₫.

Ảnh 1 cho thấy các cột được đặt theo đúng trình tự vận hành: ngày đặt ở cột C, ngày dự kiến nhận ở D, ngày nhận thực tế ở E, số lượng ở M và số tiền đã thanh toán ở S. Cách bố trí này giúp bạn lọc các dòng chưa có ngày nhận thay vì tìm trong tin nhắn hoặc sổ tay.

Chủ cửa hàng kiểm soát tiền ra

Một cửa hàng online có 300 đơn bán mỗi tháng thường phát sinh nhiều lần mua bao bì, hàng hóa và vật tư. Bạn có thể dùng cột W để ghi người phụ trách, cột X để ghi tình trạng nhập kho, sau đó xem trên Tổng quan tổng tiền thanh toán và công nợ phải trả.

Kế toán kiểm tra trước kỳ thanh toán

Trước ngày chuyển khoản, kế toán lọc trạng thái Chưa thanh toán hoặc Thanh toán một phần. Quan điểm thực tế là nhập từng dòng mua hàng theo chứng từ, không gộp nhiều nhà cung cấp vào một dòng, vì gộp sẽ làm sai đối chiếu công nợ và tỷ lệ thanh toán.

Ảnh chụp màn hình 3: tab Danh mục - Mẫu Excel file excel quản lý đặt hàng mua hàng — Hình 3: Sheet "Danh mục"

Cách đối chiếu thuế GTGT và chứng từ mua vào

File hỗ trợ theo dõi giá trị mua và thuế GTGT, nhưng không thay thế hóa đơn điện tử hay tờ khai thuế. Khi mua hàng, bạn nên đối chiếu mã số thuế, tên nhà cung cấp, ngày lập, thuế suất và tiền thuế trên hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC trước khi nhập vào bảng.

Nhập đúng thuế suất trên từng dòng

Cột O chỉ có ba lựa chọn 0%, 8% và 10%. Ví dụ, đơn HH02 gồm 20 hộp mực x 280.000 ₫ = 5.600.000 ₫ chưa thuế; nếu áp dụng 10%, tiền thuế là 560.000 ₫ và tổng thanh toán là 6.160.000 ₫. Không nên tự đổi 8% cho toàn bộ danh mục chỉ vì một số mặt hàng được áp dụng mức này.

Đơn HH03 có 10 laptop x 15.000.000 ₫, tiền hàng là 150.000.000 ₫ và thuế suất trong mẫu là 0%. Đây là dữ liệu mẫu để minh họa cách tính, không phải kết luận mặt hàng laptop luôn được áp dụng 0%; bạn phải căn cứ hóa đơn và chính sách thuế của giao dịch thực tế.

Đối chiếu số đã trả với chứng từ

Cột S ghi số tiền đã thanh toán, cột T tính còn phải trả bằng tổng tiền trừ số đã trả. Nếu tổng là 6.160.000 ₫ và đã trả 3.000.000 ₫, công nợ còn 3.160.000 ₫; trạng thái là Thanh toán một phần.

Đối với doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC hoặc Thông tư 200/2014/TT-BTC, file này nên được dùng như bảng theo dõi mua hàng hỗ trợ sổ kế toán. Chứng từ kế toán vẫn cần lưu tối thiểu 10 năm theo Luật Kế toán; bảng Excel không thay thế hồ sơ gốc.

Kiểm tra trước khi kê khai

Cuối tháng hoặc quý, lọc các đơn đã nhận, kiểm tra tiền thuế trên hóa đơn và đối chiếu với công nợ nhà cung cấp. Nếu doanh nghiệp kê khai thuế GTGT theo tháng hoặc quý, hãy chốt dữ liệu theo đúng kỳ trước khi lập tờ khai, thay vì sửa lại các dòng của kỳ cũ mà không lưu dấu vết.

Những lỗi làm sai công nợ đơn mua

Sai sót trong bảng mua hàng thường không nằm ở phép nhân mà ở dữ liệu đầu vào: nhập nhầm mã nhà cung cấp, bỏ trống ngày nhận, ghi số tiền đã trả không theo ủy nhiệm chi hoặc thay đổi công thức để sửa một dòng. Hậu quả là báo cáo công nợ trên Tổng quan không còn khớp với sổ phụ ngân hàng.

Nhập sai mã nhưng không kiểm tra tên tự động

Nếu chọn nhầm NCC02 thay vì NCC01, VLOOKUP sẽ lấy tên và tỉnh/thành phố của NCC02. Đơn 50 ram giấy trị giá 3.132.000 ₫ có thể bị ghi nhận vào sai nhà cung cấp; khi đối chiếu 10 hóa đơn cuối tháng, bạn mất thêm thời gian tách và sửa từng dòng.

Ghi tiền đã trả vượt tổng hóa đơn

Với đơn có tổng thanh toán 6.160.000 ₫, nếu nhập S là 6.500.000 ₫ thì cột T cho ra số âm và trạng thái có thể hiện Đã thanh toán, nhưng thực tế phát sinh khoản trả thừa 340.000 ₫. Đây không còn là công nợ thông thường mà là số cần thu hồi hoặc bù trừ, nên phải kiểm tra lại chứng từ ngân hàng.

Bỏ quên ngày nhận thực tế

Đơn có ngày dự kiến nhận 26/02/2026 nhưng nhận hàng ngày 28/02/2026 sẽ tiếp tục bị hiểu là Quá hạn nếu cột E để trống. Với 15 đơn mua trong tháng, chỉ cần 3 đơn đã về nhưng chưa cập nhật ngày nhận là tỷ lệ đã nhận hàng trên Tổng quan bị thấp hơn thực tế.

Sửa vào ô công thức

Các cột P, Q, R và T được tính tự động. Nếu thay công thức R bằng con số viết tay, thay đổi số lượng từ 20 lên 25 sẽ không cập nhật tổng tiền; với đơn giá 280.000 ₫, chênh lệch tiền hàng đã là 1.400.000 ₫ trước thuế. Hãy sửa ô đầu vào và giữ nguyên công thức.

Ảnh chụp màn hình 4: tab Hướng dẫn - Mẫu Excel file excel quản lý đặt hàng mua hàng — Hình 4: Sheet "Hướng dẫn"

Cách biến bảng mua hàng thành quy trình cuối tháng

Một file chỉ có giá trị khi được cập nhật vào đúng thời điểm. Với mẫu này, cách gọn nhất là gắn việc nhập liệu vào ba mốc cố định: khi phát hành đơn mua, khi hàng về kho và khi thanh toán cho nhà cung cấp.

Chia việc thành ba lần cập nhật

Ngay khi đặt hàng: nhập mã đơn, ngày đặt, ngày dự kiến nhận, mã nhà cung cấp, mã hàng, số lượng, đơn giá và thuế GTGT.
Khi nhận hàng: nhập ngày nhận thực tế và ghi tình trạng vào cột Ghi chú, chẳng hạn Đã nhập kho đầy đủ.
Khi chuyển khoản: cập nhật số đã thanh toán rồi kiểm tra cột Còn phải trả và trạng thái thanh toán.

Khóa sổ vào một ngày cố định

Vào chiều thứ Sáu cuối mỗi tháng, lọc các dòng có trạng thái Quá hạn và Chưa thanh toán. Ví dụ có 12 đơn, tổng phải trả 80.000.000 ₫ nhưng đã trả 65.000.000 ₫, Tổng quan phải thể hiện công nợ 15.000.000 ₫ trước khi bạn đối chiếu với nhà cung cấp.

Trước khi gửi báo cáo, mở ảnh 2 để kiểm tra các chỉ tiêu tổng hợp, bảng nhà cung cấp và 3 biểu đồ. Không nên chỉ nhìn biểu đồ; hãy đối chiếu số liệu chi tiết ở Đơn hàng mua vì biểu đồ giá trị mua theo ngày lấy trực tiếp từ cột R và cột C.

Khi nào cần chuyển sang phần mềm

Mẫu có 100 dòng vận hành từ hàng 3 đến hàng 102, phù hợp với nhóm nhỏ cần theo dõi đơn, tiền và công nợ. Khi số đơn vượt giới hạn này, nhiều người cùng sửa file, cần phân quyền, lịch sử thay đổi, kết nối kho hoặc phê duyệt nhiều cấp, bạn nên chuyển sang phần mềm mua hàng thay vì tiếp tục kéo dài bảng tính.

Sheet Hướng dẫn nhắc rõ chỉ nhập ô màu vàng nhạt và không nhập đè ô công thức. Hãy giữ nguyên thói quen này; nếu cần thêm nhà cung cấp hoặc hàng hóa, cập nhật Danh mục trước rồi mới chọn mã trong Đơn hàng mua.