Khách hàng tiềm năng Excel - Mẫu miễn phí

1. Bước 1 — Mở sheet Hướng dẫn để xem quy tắc nhập liệu, vùng 100 dòng và các cột không được xóa công thức.
2. Bước 2 — Vào sheet Danh mục, kiểm tra hoặc thay danh sách giai đoạn, xác suất chốt, nguồn khách hàng, trạng thái, nhân viên và tỉnh/thành phố.
3. Bước 3 — Tại sheet Danh sách tiềm năng, nhập các ô thông tin khách hàng như mã, ngày tạo, họ tên, doanh nghiệp, MST, điện thoại, email và sản phẩm quan tâm.
4. Bước 4 — Nhập giá trị cơ hội dự kiến theo định dạng tiền, chẳng hạn 480.000.000 ₫; chọn giai đoạn bán hàng từ danh sách thả xuống.
5. Bước 5 — Cập nhật ngày liên hệ gần nhất, ngày liên hệ tiếp theo, nhân viên phụ trách và ghi chú sau mỗi lần trao đổi.
6. Bước 6 — Không sửa các cột O, P, T và U vì đây là các cột tính toán bằng VLOOKUP, IF, IFERROR và phép tính ngày.
7. Bước 7 — Mở sheet Tổng quan để xem chỉ số, bảng phân tích và 3 biểu đồ; dùng kết quả này khi họp bán hàng hoặc lập kế hoạch chăm sóc tuần kế tiếp.

Mẫu này phù hợp với chủ Công ty TNHH, Công ty CP, trưởng nhóm kinh doanh và nhân viên bán hàng đang quản lý khách hàng B2B bằng Excel. Nó đặc biệt hữu ích vào chiều thứ Sáu, trước cuộc họp doanh số hoặc cuối tháng khi bạn cần biết khách nào đã lâu chưa được gọi và cơ hội nào đáng ưu tiên.

Gắn hồ sơ với một cơ hội cụ thể

Trong sheet Danh sách tiềm năng, một dòng không chỉ có tên và số điện thoại mà còn có chức vụ, tên doanh nghiệp, MST, sản phẩm quan tâm, giá trị cơ hội và nhân viên phụ trách. Ví dụ, hồ sơ Công ty CP Công nghệ An Phát có cơ hội 480.000.000 ₫, đang ở giai đoạn Mới tiếp cận và được giao cho Trần Thị Bình.

Đọc đúng giá trị kỳ vọng

Giá trị kỳ vọng không phải doanh thu đã thu. Nếu cơ hội 260.000.000 ₫ ở giai đoạn Đã kết nối có xác suất 25%, phép tính là 260.000.000 ₫ × 25% = 65.000.000 ₫. Vì vậy, khi phân bổ thời gian, tôi ưu tiên tổng giá trị kỳ vọng thay vì chỉ xếp hạng theo giá trị hợp đồng danh nghĩa.

Ảnh 1 cho thấy các cột liên hệ và bán hàng nằm trên cùng một bảng, còn ảnh 2 cho thấy Tổng quan gom số liệu theo giai đoạn, địa bàn, nguồn và nhân viên. Với cửa hàng online có khoảng 300 khách tiềm năng mỗi tháng, bạn nên lọc theo ngày liên hệ và nhân viên trước khi mở rộng thêm cột.

Danh sách này có thể chứa họ tên, số điện thoại, email và MST nên được xem là dữ liệu cá nhân và dữ liệu liên quan đến doanh nghiệp. Khi thu thập để bán hàng, bạn cần xác định mục đích xử lý, giới hạn người được truy cập và áp dụng biện pháp bảo vệ phù hợp theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Không dùng file thay cho chứng từ thuế

Mẫu chỉ quản lý cơ hội bán hàng, không phải sổ kế toán, hóa đơn điện tử hay hồ sơ kê khai thuế GTGT. Nếu một cơ hội 100.000.000 ₫ chuyển thành giao dịch chịu thuế GTGT 10%, số thuế đầu ra là 10.000.000 ₫ và hóa đơn điện tử phải tách riêng tiền hàng, thuế suất và tiền thuế theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.

Giữ lịch sử chăm sóc có căn cứ

Ngày liên hệ gần nhất và ngày tiếp theo giúp chứng minh quy trình chăm sóc, nhưng không thay thế hợp đồng, báo giá hoặc chứng từ gốc. Với doanh nghiệp áp dụng Thông tư 133/2016/TT-BTC, dữ liệu bán hàng cần được đối chiếu với sổ kế toán khi phát sinh doanh thu và công nợ; không nên lấy cột Giá trị kỳ vọng làm doanh thu trên báo cáo tài chính.

Quan điểm thực tế của tôi là dùng Excel khi nhóm có dưới 100 hồ sơ đang theo dõi và quy trình còn đơn giản. Khi có nhiều người cùng sửa, cần phân quyền, lưu lịch sử thao tác hoặc xử lý trên 1.000 hồ sơ, phần mềm CRM sẽ an toàn hơn việc gửi nhiều bản sao qua email.

Lỗi tôi gặp nhiều nhất ở học viên là nhập giai đoạn bán hàng bằng nhiều cách viết khác nhau, chẳng hạn Đã kết nối, Đã connect và Đã liên hệ. Khi đó phép VLOOKUP ở cột O không tìm thấy đúng mục trong Danh mục, xác suất chốt bị trống và giá trị kỳ vọng ở cột P không còn đáng tin.

Bỏ quên ngày liên hệ gần nhất

Nếu Q để trống, cột U không thể tính số ngày và cột T có thể hiện Chưa liên hệ. Một khách có cơ hội 300.000.000 ₫ nhưng không có ngày liên hệ sẽ bị lẫn với hồ sơ mới tạo, dù nhân viên đã gọi cách đây 20 ngày. Cái giá là bỏ lỡ một cơ hội lớn chỉ vì thiếu một ô ngày.

Để giá trị cơ hội không thống nhất

Nhập 480000000 ở dòng này nhưng nhập 480 triệu ở dòng khác khiến tổng SUM chỉ phản ánh đúng phần là số. Với 10 cơ hội lần lượt 50.000.000 ₫, tổng phải là 500.000.000 ₫; chỉ một dòng nhập dạng chữ có thể làm báo cáo thấp hơn thực tế và khiến trưởng nhóm phân bổ sai nguồn lực.

Sửa nhầm cột tính toán

Các cột O, P, T và U có 100 công thức từ dòng 4 đến 103. Nếu ghi đè công thức tại P6, hồ sơ cơ hội 175.000.000 ₫ ở giai đoạn Đang tư vấn sẽ không còn tự cập nhật theo xác suất 50%, tức giá trị kỳ vọng đúng phải là 87.500.000 ₫. Hãy sửa dữ liệu nguồn hoặc Danh mục, không sửa kết quả tính.

Bảng chỉ có giá trị khi được cập nhật đều. Tôi khuyên bạn gắn việc nhập liệu với một mốc đã có sẵn: sau mỗi cuộc gọi, trước họp bán hàng chiều thứ Sáu và ngày cuối cùng của tháng. Một nhóm 4 nhân viên, mỗi người cập nhật 15 hồ sơ mỗi tuần, sẽ làm mới 60 hồ sơ mà không cần dành nguyên một ngày cho việc nhập dữ liệu.

Quy trình 15 phút sau mỗi cuộc gọi

• Cập nhật ngày liên hệ gần nhất ở cột Q.
• Đặt ngày tiếp theo ở cột R, ghi kết quả ngắn ở cột V.
• Điều chỉnh giai đoạn nếu khách chuyển từ Đã kết nối sang Đang tư vấn.
• Kiểm tra cột T để biết hồ sơ nào cần liên hệ ngay.

Giữ danh mục ổn định

Chỉ người phụ trách nên sửa sheet Danh mục. Nếu đổi tên nhân viên hoặc nguồn khách hàng, hãy thống nhất trước với cả nhóm; nếu không, bảng Tổng quan có thể chia cùng một nguồn thành hai dòng. Các danh sách thả xuống ở K, J, N, S và T giúp hạn chế lỗi này.

Khi Excel đã quá nhỏ

File có sẵn 100 dòng vận hành, phù hợp để bắt đầu và kiểm soát nhóm nhỏ. Khi bạn có hơn 1.000 hồ sơ, nhiều nhân viên cần sửa đồng thời, cần nhắc việc tự động hoặc phải lưu toàn bộ lịch sử email, hãy chuyển sang CRM. Đừng mở rộng bằng cách sao chép thêm sheet tháng nếu việc đối chiếu người sửa, ngày sửa và trạng thái trở nên khó kiểm soát.