Bảng kê kiểm kê hàng hóa Excel - Mẫu miễn phí

1. Bước 1 — Mở sheet Hướng dẫn để nắm quy ước màu sắc: ô nền vàng nhạt là ô nhập liệu, còn ô trắng hoặc xanh nhạt là ô công thức.
2. Bước 2 — Trên sheet Danh mục hàng hóa, nhập mã hàng, tên hàng, nhóm hàng, đơn vị tính, nhà cung cấp, đơn giá vốn và mức tồn tối thiểu. File đã chuẩn bị vùng từ dòng 5 đến dòng 104.
3. Bước 3 — Trên sheet Bảng kê kiểm kê, cập nhật tên doanh nghiệp, MST, kho, địa điểm, ngày kiểm kê và người phụ trách. Ngày mẫu đang hiển thị là 15/08/2026.
4. Bước 4 — Chọn mã hàng tại cột B, nhập vị trí/kệ, số lượng theo sổ ở cột G và số lượng thực tế ở cột H. Chỉ được nhập số không âm cho hai cột số lượng.
5. Bước 5 — Chọn người kiểm kê và ghi nguyên nhân tại cột Ghi chú nếu có thiếu hụt, hàng thừa, bao bì móp hoặc hàng hư hỏng.
6. Bước 6 — Kiểm tra cột Tình trạng, Giá trị chênh lệch và Tỷ lệ chênh lệch; sau đó xem sheet Tổng hợp kiểm kê để rà soát số liệu toàn kho.
7. Bước 7 — Lưu cùng biên bản kiểm kê, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hàng trả lại và chứng từ điều chỉnh liên quan.

Mẫu này phù hợp với thủ quỹ cửa hàng, chủ hộ kinh doanh, kế toán kho của Công ty TNHH hoặc người phụ trách kho tại xưởng sản xuất nhỏ. Nhu cầu thường phát sinh vào cuối tháng, trước quyết toán năm, khi bàn giao kho hoặc khi giá trị tồn kho trên phần mềm không khớp với hàng thực tế.

Kiểm kê tại cửa hàng bán lẻ

Ví dụ, cửa hàng thực phẩm có 300 mã hàng mỗi tháng có thể nhập mã HH001, chọn Kệ A01 rồi ghi 120 túi theo sổ và 120 túi thực tế. Với Gạo ST25 5kg có đơn giá vốn 145.000 ₫, cả hai cột giá trị đều là 17.400.000 ₫ và trạng thái trả về Khớp.

Kiểm kê ở doanh nghiệp nhỏ

Một xưởng có 4 nhân viên có thể chia người kiểm kê theo từng kệ A01 đến A05, ghi tên tại cột P và nguyên nhân tại cột Q. Nếu mã HH002 có 85 chai theo sổ nhưng đếm được 82 chai, cột I cho kết quả -3; giá trị thiếu là 3 x 48.000 ₫ = 144.000 ₫.

Điểm đáng dùng là dữ liệu danh mục chỉ nhập một lần. Khi chọn lại mã hàng, VLOOKUP tự lấy tên, nhóm, đơn vị và đơn giá, giảm việc gõ lặp trong ngày kiểm kê.

Bảng kê kiểm kê là chứng từ hỗ trợ đối chiếu nội bộ và ghi nhận chênh lệch hàng tồn kho; không thay thế biên bản kiểm kê hoặc chứng từ điều chỉnh kế toán. Theo Luật Kế toán, chứng từ kế toán phải được bảo quản, lưu trữ; nhóm tài liệu kế toán dùng trực tiếp để ghi sổ và lập báo cáo tài chính có thời hạn lưu trữ tối thiểu 10 năm.

Đối chiếu với chứng từ gốc

Sheet Hướng dẫn yêu cầu đối chiếu với thẻ kho, báo cáo tồn kho, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hàng trả lại và hàng hư hỏng. Đây là cách đúng khi phát hiện thiếu 3 chai trị giá 144.000 ₫: chưa nên ghi giảm ngay nếu chưa xác định đó là xuất kho chưa cập nhật, hao hụt hay mất mát.

Liên hệ với hóa đơn và thuế

Nếu điều chỉnh hàng mua bán có liên quan đến hóa đơn điện tử, bạn cần đối chiếu thông tin theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC. Thuế GTGT phổ thông là 10% trong các trường hợp áp dụng; tuy nhiên bảng này chỉ tính theo đơn giá vốn, không tự tính thuế GTGT.

Doanh nghiệp nhỏ có thể tổ chức sổ kho theo Thông tư 133/2016/TT-BTC; doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán đầy đủ có thể tham chiếu Thông tư 200/2014/TT-BTC. Quan điểm thực tế: dùng file để phát hiện và giải trình chênh lệch, còn bút toán điều chỉnh phải căn cứ biên bản và chứng từ đã ký.

Sai sót thường bắt đầu từ việc nhập nhầm mã hàng chứ không phải từ phép nhân. Trong file, cột B có danh sách chọn từ Danh mục hàng hóa; nếu bạn tự gõ mã không tồn tại, IFERROR có thể trả ô trống ở tên hàng và đơn giá, khiến giá trị theo sổ không được tính.

Nhập sai số lượng hoặc đơn vị tính

Gạo tính theo túi, dầu ăn tính theo chai, nhưng người kiểm kê có thể ghi 1 thùng như 1 chai. Một thùng 24 chai bị ghi thiếu 1 đơn vị sẽ làm chênh lệch 23 chai; với đơn giá 48.000 ₫, giá trị sai lên tới 1.104.000 ₫.

Bỏ qua trạng thái Thiếu và Thừa

Nhiều người chỉ nhìn tổng giá trị thực tế mà không đọc cột O. Cùng một tổng tiền, 5 mã Thừa và 5 mã Thiếu có thể che lấp việc chuyển nhầm vị trí hoặc xuất kho chưa ghi nhận. Sheet Tổng hợp kiểm kê tách riêng số mã Khớp, Thiếu và Thừa bằng COUNTIF.

Lỗi khác là sửa trực tiếp các ô công thức C, D, E, I, J, K, L, M, N và O để làm số liệu đẹp hơn. Khi đó, bảng mất liên kết với danh mục và không còn phản ánh phép tính thực tế; hãy sửa mã hàng hoặc số lượng đầu vào, không sửa kết quả.

Để file không bị bỏ quên, hãy gắn việc kiểm kê với một mốc cố định: chiều ngày cuối tháng hoặc trước kỳ khóa sổ kho. Với 100 dòng chuẩn bị sẵn, một cửa hàng có 40 mã hàng chỉ cần nhập 40 dòng; các dòng còn lại để trống và công thức sẽ không hiển thị kết quả thừa.

Ba thói quen giúp nhập nhanh hơn

• Sao chép file theo tháng, giữ nguyên Danh mục hàng hóa rồi cập nhật mã mới trước ngày kiểm kê.
• Dùng danh sách chọn ở cột B, F và P thay vì gõ tự do; vị trí hiện có 5 lựa chọn từ Kệ A01 đến Kệ A05.
• Kiểm tra riêng các dòng có trạng thái Thiếu hoặc Thừa, sau đó ghi nguyên nhân và đối chiếu chứng từ.

Khi nào cần phần mềm kho

File phù hợp khi kho có quy mô vừa phải và cần kiểm kê thủ công. Nếu có 300 đơn hàng mỗi tháng, nhiều kho, nhiều người cùng nhập hoặc cần theo dõi FIFO theo từng lô, phần mềm kho sẽ đáng dùng hơn vì file này không có bảng dữ liệu Excel, không có biểu đồ tương tác và không tự kết nối hệ thống bán hàng.

Quan điểm của tôi là không chuyển phần mềm chỉ vì có vài chục mã hàng. Với 40 mã và một kho, quy trình cố định 30 phút mỗi tuần có thể đủ; chỉ nên nâng cấp khi việc nhập lặp, phân quyền và đối chiếu nhiều kỳ khiến bạn mất hàng giờ.