Hợp đồng bán hàng Excel - Mẫu miễn phí

1. Bước 1 — Mở sheet Danh mục và cập nhật khách hàng tại vùng A4:G113, gồm mã, tên, MST, địa chỉ, tỉnh/thành phố, người liên hệ và điều khoản thanh toán.
2. Bước 2 — Nhập mã hàng, tên hàng, đơn vị tính, đơn giá và thuế suất tại vùng A118:E227. Thuế suất có danh sách chọn 0%, 5%, 8% và 10%.
3. Bước 3 — Sang sheet Theo dõi hợp đồng, nhập các ô đầu vào từ dòng 14, gồm số hợp đồng, ngày tháng, khách hàng, nhân viên, giá trị trước thuế, đã thanh toán, trạng thái và ngày giao hàng dự kiến.
4. Bước 4 — Chọn trạng thái hợp đồng trong danh sách Soạn thảo, Đang thực hiện, Hoàn tất hoặc Đã hủy; không gõ biến thể khác làm sai bộ lọc.
5. Bước 5 — Vào sheet Hợp đồng bán hàng, chọn số hợp đồng tại ô B3. Thông tin hai bên, trạng thái, khách hàng và số tiền sẽ được liên kết về biểu mẫu.
6. Bước 6 — Nhập mã hàng và số lượng trong bảng hàng hóa của biểu mẫu, kiểm tra thành tiền, thuế GTGT và tổng tiền trước khi in hoặc xuất PDF.
7. Bước 7 — Đọc sheet Hướng dẫn, kiểm tra điều khoản và chữ ký, sau đó đối chiếu KPI tổng giá trị, đã thu và công nợ trước khi gửi khách hàng.

Chủ hộ kinh doanh, nhân viên kinh doanh và kế toán của Công ty TNHH hoặc Công ty CP thường phải vừa soạn hợp đồng vừa theo dõi tiền đã thu. Mẫu này phù hợp khi số lượng chưa vượt quá 100 hợp đồng đang quản lý trong vùng dữ liệu dòng 14 đến 113.

Nhân viên kinh doanh cần tra cứu nhanh

Ví dụ một Công ty TNHH bán thiết bị có hợp đồng HĐ-2026-001 với giá trị trước thuế 100.000.000 ₫, thuế GTGT 10% là 10.000.000 ₫, tổng hợp đồng 110.000.000 ₫. Nhân viên chọn mã hợp đồng tại B3 để xem lại ngày ký, khách hàng, trạng thái và thời hạn thanh toán thay vì tìm trong nhiều file rời.

Kế toán theo dõi tiền về

Nếu khách đã thanh toán 60.000.000 ₫, cột còn phải thu sẽ cho thấy 50.000.000 ₫ và tỷ lệ thanh toán là khoảng 54,5%. Quan điểm thực tế của tôi là nên nhập một dòng cho mỗi hợp đồng và cập nhật số đã thu theo chứng từ ngân hàng, thay vì sửa trực tiếp tổng tiền trên biểu mẫu.

Ảnh 1 cho thấy sheet Hợp đồng bán hàng với các vùng thông tin hợp đồng, bên bán, bên mua và bảng hàng hóa. Ảnh 2 cho thấy sheet Theo dõi hợp đồng với KPI ở đầu trang và danh sách cột từ số hợp đồng đến cảnh báo hết hạn.

Hợp đồng bán hàng không thay thế việc rà soát pháp lý và chứng từ. Trên biểu mẫu, bạn cần kiểm tra tên pháp nhân, MST, địa chỉ, người đại diện, hàng hóa, đơn giá, thuế suất, phương thức giao hàng và điều khoản thanh toán trước khi ký.

Đối chiếu thuế GTGT và hóa đơn điện tử

Thuế GTGT phổ thông là 10%; một số hàng hóa, dịch vụ có thể áp dụng 8%, 5% hoặc 0% theo quy định từng thời kỳ. Ví dụ, giá trước thuế 250.000.000 ₫ với thuế suất 10% tạo ra 25.000.000 ₫ thuế GTGT và tổng thanh toán 275.000.000 ₫. Sheet Danh mục cho phép chọn 0%, 5%, 8% hoặc 10%, nhưng bạn vẫn phải xác định đúng thuế suất trước khi lập hóa đơn điện tử.

Thời điểm và chứng từ

Hóa đơn điện tử được thực hiện theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC. Hợp đồng nên ghi rõ thời hạn thanh toán, chẳng hạn 15, 30 hoặc 45 ngày, để kế toán đối chiếu tuổi nợ với ngày đến hạn; không nên xem ngày hết hạn hợp đồng là ngày đến hạn thanh toán nếu hai điều khoản này khác nhau.

Với hợp đồng có giá trị lớn, hãy kiểm tra chữ ký, phụ lục, biên bản giao nhận và chứng từ thanh toán. File có ô ngày theo định dạng DD/MM/YYYY và số tiền theo định dạng ₫, nhưng định dạng Excel không tự biến một dữ liệu nhập sai thành chứng từ hợp lệ.

Lỗi thường gặp nhất là nhập sai mã khách hàng hoặc mã hàng, sau đó vẫn in biểu mẫu vì chỉ nhìn vào tên hiển thị. Mẫu dùng VLOOKUP và IFERROR; khi không tìm thấy mã, ô có thể để trống thay vì báo rõ nguyên nhân, nên người nhập phải đối chiếu lại Danh mục.

Nhầm thuế suất với tổng tiền

Giá trước thuế 80.000.000 ₫ ở mức 10% phải có 8.000.000 ₫ thuế GTGT và tổng 88.000.000 ₫. Nếu nhập 8% thay cho 10%, chênh lệch là 1.600.000 ₫; với 20 hợp đồng tương tự, số tiền lệch có thể lên 32.000.000 ₫. Đây là lý do cần kiểm tra cả đơn giá, thuế suất và tổng tiền, không chỉ kiểm tra số dòng hàng.

Bỏ quên số đã thanh toán

Sheet Theo dõi hợp đồng tính cột còn phải thu từ tổng giá trị trừ số đã thanh toán. Một hợp đồng 150.000.000 ₫ đã nhận 100.000.000 ₫ còn nợ 50.000.000 ₫; nếu kế toán để trống khoản đã thu, báo cáo sẽ phóng đại công nợ thêm 100.000.000 ₫.

Không xử lý cảnh báo hết hạn

Cột T có cảnh báo hết hạn và KPI đếm hợp đồng sắp hết hạn. Nếu ngày hiệu lực là 05/01/2026, ngày hết hạn là 13/09/2026 nhưng nhân viên không cập nhật gia hạn, bộ phận bán hàng có thể tiếp tục giao hàng theo thỏa thuận cũ. Hãy xem cảnh báo là tín hiệu kiểm tra, không phải bằng chứng pháp lý về hiệu lực.

File chỉ có giá trị khi được cập nhật theo một lịch cố định. Với doanh nghiệp có 30 hợp đồng, tôi khuyên dành 20 phút vào chiều thứ Sáu để nhập tiền đã thu, ngày giao hàng và trạng thái; 4 lần mỗi tháng là đủ tạo một thói quen rõ ràng hơn việc chỉ mở file khi khách hỏi.

Gắn việc nhập liệu với chứng từ

• Ngay khi ký hợp đồng, thêm một dòng tại Theo dõi hợp đồng và kiểm tra ngày ký, ngày hiệu lực, ngày hết hạn.
• Khi nhận tiền, cập nhật số đã thanh toán theo sao kê ngân hàng trong cùng ngày hoặc ngày làm việc kế tiếp.
• Mỗi thứ Hai, lọc cột T để xem các hợp đồng sắp hết hạn và liên hệ khách trước ít nhất 15 ngày.

Giữ danh mục nhất quán

Chỉ thêm khách hàng và hàng hóa tại sheet Danh mục, không gõ tên tùy ý trong từng hợp đồng. Data Validation đang dùng danh sách cho khách hàng, trạng thái, nhân viên, mã hàng và thuế suất; nếu sửa vùng nguồn, hãy kiểm tra lại danh sách chọn trước khi nhập 10 hợp đồng mới.

Khi nào cần phần mềm

Excel phù hợp để quản lý khoảng 100 dòng chuẩn bị sẵn và một nhóm nhỏ cùng kiểm soát một file. Khi có trên 300 đơn hoặc hợp đồng, nhiều người sửa đồng thời, cần phân quyền, nhật ký thay đổi và tự động phát hành hóa đơn điện tử, bạn nên chuyển sang phần mềm quản lý bán hàng hoặc kế toán; ba biểu đồ trong file không thay thế được kiểm soát truy cập.