Theo dõi doanh số Excel - Mẫu miễn phí

1. Bước 1 — Mở sheet Hướng dẫn và xem quy ước nhập liệu, đặc biệt là các ô nền vàng trong DuLieuDoanhSo. Không sửa các cột chứa công thức nếu chưa có bản sao dự phòng.
2. Bước 2 — Vào DuLieuDoanhSo, nhập mã đơn hàng duy nhất như DH26001, DH26002 tại cột A. Mỗi đơn nên có một dòng riêng để tổng hợp theo tháng không bị trùng.
3. Bước 3 — Nhập ngày bán theo định dạng DD/MM/YYYY tại cột B, sau đó điền nhân viên kinh doanh, khách hàng, tỉnh/thành phố và nhóm sản phẩm. Cột Tháng và Tên khu vực sẽ tự hiển thị.
4. Bước 4 — Nhập doanh thu trước thuế, chọn thuế GTGT (%) từ danh sách, rồi nhập chi phí giá vốn và trạng thái thanh toán. Ví dụ doanh thu 185.000.000 ₫, thuế suất 10% sẽ cho tiền thuế 18.500.000 ₫.
5. Bước 5 — Kiểm tra các cột J, K, M, N và P. Nếu cột Tên khu vực trống, kiểm tra lại tỉnh/thành phố có đúng danh mục trong DM_TinhThanh hay không.
6. Bước 6 — Sang sheet TongQuan, nhập hoặc chọn năm báo cáo tại ô B2. Xem các chỉ số tổng quan, bảng 12 tháng, doanh thu theo nhóm sản phẩm và 3 biểu đồ đã có sẵn.
7. Bước 7 — Cuối tháng, lọc theo Tháng hoặc Trạng thái thanh toán để đối chiếu đơn hàng, tiền đã thu và đơn còn chưa thanh toán trước khi chốt số liệu.

File này phù hợp với chủ cửa hàng, trưởng nhóm bán hàng, kế toán của Công ty TNHH nhỏ và nhân viên phụ trách kinh doanh cần biết tháng này bán được bao nhiêu, còn bao nhiêu tiền chưa thu và nhóm hàng nào tạo ra lợi nhuận. Đây không phải sổ kế toán đầy đủ thay cho báo cáo tài chính; nó là bảng theo dõi giao dịch bán hàng có thêm phần phân tích quản trị.

Trong thực tế, người dùng thường mở file vào cuối mỗi ngày để ghi đơn mới, cuối tuần để kiểm tra trạng thái thanh toán và ngày cuối tháng để đối chiếu doanh thu với hóa đơn điện tử hoặc phần mềm bán hàng. Với cửa hàng bán thiết bị công nghiệp, mỗi đơn có thể liên quan đến một khách hàng doanh nghiệp, một nhân viên phụ trách và mức thuế khác nhau, nên ghi từng dòng sẽ an toàn hơn việc chỉ ghi một con số tổng.

Cách đọc sheet nhập liệu

Ảnh 1 của sheet DuLieuDoanhSo cho thấy 16 cột: Mã đơn hàng, Ngày bán, Tháng, Nhân viên kinh doanh, Khách hàng, Tỉnh/Thành phố, Nhóm sản phẩm, Doanh thu trước thuế, Thuế GTGT (%), Tiền thuế GTGT, Tổng thanh toán, Chi phí giá vốn, Lợi nhuận gộp, Tỷ suất lợi nhuận, Trạng thái thanh toán và Tên khu vực. Bạn nhập dữ liệu đầu vào ở các cột A, B, D, E, F, G, H, I, L và O; các cột còn lại là kết quả tính.

Một đơn hàng được tính ra sao

Ví dụ đơn DH26001 có doanh thu trước thuế 85.000.000 ₫, thuế GTGT 8% và giá vốn 56.000.000 ₫. Tiền thuế là 85.000.000 × 8% = 6.800.000 ₫, tổng thanh toán là 91.800.000 ₫, còn lợi nhuận gộp theo file là 91.800.000 - 56.000.000 = 35.800.000 ₫.

Quan điểm thực tế của tôi là nên nhập theo từng đơn, không nhập gộp theo ngày, khi bạn cần kiểm tra công nợ hoặc hiệu quả nhân viên. Một cửa hàng có 300 đơn mỗi tháng vẫn có thể bắt đầu bằng mẫu này, nhưng cần đặt mã đơn duy nhất và chốt dữ liệu mỗi ngày để không phải phục hồi từ tin nhắn hoặc sổ tay.

Đọc phần tổng quan thay vì cộng tay

Ảnh 2 cho thấy sheet TongQuan với ô B2 là năm báo cáo, các chỉ số tổng quan ở vùng A3:B11, bảng 12 tháng ở vùng A14:F27 và bảng nhóm sản phẩm ở vùng H14:I18. Nếu năm báo cáo là 2026, sheet dùng ngày đầu năm và ngày đầu năm sau để lọc dữ liệu, nên đơn có ngày bán trong năm mới được đưa vào tổng.

Ảnh 3 là danh mục DM_TinhThanh, nơi có tỉnh/thành phố, khu vực, nhóm sản phẩm, thuế GTGT và trạng thái thanh toán. Ảnh 4 là sheet Hướng dẫn, phù hợp để người mới xem trước khi nhập. Với doanh nghiệp nhỏ, nên phân công người bán nhập giao dịch và kế toán kiểm tra doanh thu, giá vốn, thuế suất vào cuối tháng.

File có cột Thuế GTGT (%) và Tiền thuế GTGT để hỗ trợ đối chiếu doanh số với hóa đơn điện tử, nhưng kết quả trong Excel không tự biến thành tờ khai thuế. Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, hóa đơn điện tử phải thể hiện các thông tin bắt buộc như người bán, người mua, mã số thuế, ký hiệu, số hóa đơn, ngày lập, tiền hàng, thuế suất và tiền thuế.

Trong danh mục mẫu, các mức thuế GTGT gồm 0%, 5%, 8% và 10%. Bạn cần chọn đúng mức theo hàng hóa, dịch vụ và chính sách áp dụng cho giao dịch; không nên coi danh sách này là căn cứ duy nhất để xác định thuế suất cho mọi ngành hàng. Thuế suất phổ thông là 10%, một số trường hợp áp dụng 5%, 0% hoặc 8% theo quy định từng thời kỳ và nhóm hàng.

Đối chiếu doanh thu trước thuế với hóa đơn

Sheet DuLieuDoanhSo tách rõ Doanh thu trước thuế, Tiền thuế GTGT và Tổng thanh toán. Nếu có 100 hóa đơn, mỗi hóa đơn 2.000.000 ₫ chưa thuế và cùng chịu 10%, doanh thu trước thuế là 200.000.000 ₫, thuế GTGT đầu ra là 20.000.000 ₫ và tổng thanh toán là 220.000.000 ₫. Bạn có thể lọc theo tháng để so sánh ba con số này với bảng kê hoặc dữ liệu từ phần mềm hóa đơn điện tử.

Không nhầm doanh thu với tiền đã thu

Tổng thanh toán phản ánh số tiền phải trả theo đơn, còn Trạng thái thanh toán chỉ cho biết Đã thanh toán, Chưa thanh toán hay Thanh toán một phần. Một đơn 185.000.000 ₫ trước thuế, thuế 10% có tổng thanh toán 203.500.000 ₫; nếu khách mới trả 100.000.000 ₫, file vẫn ghi nhận giá trị đơn đầy đủ nhưng chưa có cột riêng để nhập số tiền đã thu.

Vì vậy, tôi chọn cách dùng cột trạng thái để theo dõi nhanh, nhưng không dùng nó thay cho sổ công nợ. Nếu cần biết chính xác còn phải thu bao nhiêu, bạn phải bổ sung bảng thu tiền hoặc liên kết với phần mềm bán hàng. Việc này đặc biệt quan trọng khi đến hạn kê khai thuế GTGT theo tháng hoặc quý, vì doanh số, thời điểm lập hóa đơn và dòng tiền là ba vấn đề khác nhau.

Đối chiếu danh mục trước khi khóa tháng

Ảnh 3 cho thấy DM_TinhThanh có 10 tỉnh/thành phố, 4 nhóm sản phẩm, 4 mức thuế và 3 trạng thái thanh toán. Cột Tên khu vực dùng VLOOKUP để trả về Miền Bắc, Miền Trung hoặc Miền Nam từ tỉnh/thành phố; nếu bạn gõ sai như Hà Nộ, công thức có thể trả về ô trống. Trước khi chốt, hãy lọc các ô trống ở cột P và sửa tên địa phương theo danh mục.

Sheet TongQuan chỉ tổng hợp phạm vi dòng 4 đến 103. Nếu phát sinh giao dịch thứ 101 trở đi, bạn phải mở rộng công thức và vùng dữ liệu một cách có kiểm soát; không nên tưởng rằng bảng tự động tăng vô hạn như một bảng Excel Table.

Những lỗi trong file theo dõi doanh số thường không nằm ở phép nhân đơn giản, mà nằm ở dữ liệu đầu vào: ngày bán sai, mã đơn trùng, thuế suất chọn nhầm, giá vốn bỏ trống hoặc trạng thái thanh toán không cập nhật. Một dòng sai có thể làm lệch cả bảng tháng và khiến người quản lý đánh giá sai nhân viên, sản phẩm hoặc khu vực bán hàng.

Gõ sai ngày làm lệch tháng

Cột Tháng được tạo từ Ngày bán bằng công thức IF và TEXT. Nếu bạn nhập 01/02/2026 thay vì 02/01/2026, đơn 72.000.000 ₫ sẽ chuyển từ tháng 1 sang tháng 2; doanh thu hai tháng cùng sai 72.000.000 ₫ dù tổng năm có thể vẫn không đổi. Hãy nhập đúng DD/MM/YYYY và kiểm tra vài dòng đầu mỗi kỳ.

Chọn sai thuế suất làm lệch tổng thanh toán

Đơn doanh thu trước thuế 185.000.000 ₫ nếu chọn 10% sẽ có tiền thuế 18.500.000 ₫ và tổng thanh toán 203.500.000 ₫. Nếu thực tế phải dùng 8%, tiền thuế đúng là 14.800.000 ₫, chênh lệch tổng thanh toán 3.700.000 ₫. Sai số này ảnh hưởng trực tiếp tới đối chiếu hóa đơn, thu tiền và số liệu gửi cho kế toán thuế.

Bỏ trống giá vốn làm sai lợi nhuận

File tính lợi nhuận gộp bằng Tổng thanh toán trừ Chi phí giá vốn. Với tổng thanh toán 91.800.000 ₫ và giá vốn 56.000.000 ₫, lợi nhuận gộp là 35.800.000 ₫. Nếu bỏ quên giá vốn hoặc nhập 0, người quản lý có thể tưởng đơn tạo ra 91.800.000 ₫ lợi nhuận, trong khi đó chỉ là doanh thu gồm thuế trước khi trừ chi phí hàng bán.

Trùng mã đơn và ghi nhận hai lần

Doanh nghiệp có 50 đơn mỗi tuần dễ gặp việc nhân viên nhập lại đơn đã có trong nhóm chat. Hai dòng cùng mã DH26025, mỗi dòng tổng thanh toán 11.000.000 ₫ sẽ làm doanh số tăng giả 11.000.000 ₫ và số đơn tăng thêm 1. Mẫu có gợi ý mã duy nhất nhưng không có chức năng tự chặn trùng mã, nên người nhập phải lọc cột A hoặc dùng kiểm tra thủ công trước khi chốt.

Đọc sai trạng thái thanh toán

Đã thanh toán không có nghĩa là toàn bộ doanh thu trong tháng đã về tài khoản nếu dữ liệu chưa được cập nhật. Một cửa hàng có 20 đơn, trong đó 15 đơn đã thanh toán và 5 đơn chưa thanh toán, không thể lấy tỷ lệ 15/20 để kết luận số tiền đã thu; năm đơn còn lại có thể chiếm 60.000.000 ₫. Sheet TongQuan đếm số đơn đã thanh toán bằng COUNTIFS, không tính số tiền đã thu thực tế.

Ảnh 1 cho thấy trạng thái được đặt ở cột O, còn ảnh 2 cho thấy chỉ tiêu số đơn đã thanh toán và tỷ lệ đơn đã thanh toán. Đây là chỉ báo vận hành tốt, nhưng nếu công ty có nhiều khoản trả từng phần, bạn nên quản lý thêm số tiền thu theo từng lần thanh toán.

Một file chỉ có giá trị khi được cập nhật đều. Với mẫu này, cách gọn nhất là gắn việc nhập đơn vào quy trình đã có: nhân viên cập nhật DuLieuDoanhSo cuối ngày, kế toán kiểm tra vào chiều thứ Sáu và người phụ trách xem TongQuan vào ngày cuối tháng. Không nên chờ đến ngày 30 mới nhập lại toàn bộ đơn từ email, phiếu bán hoặc tin nhắn.

Chia việc theo mốc cố định

Đặt ba mốc trong lịch làm việc:

• Mỗi ngày trước 17 giờ: nhập mã đơn, ngày bán, khách hàng, doanh thu, thuế suất, giá vốn và trạng thái thanh toán.
• Mỗi thứ Sáu: lọc các dòng trong tuần, kiểm tra mã trùng, ngày bán, ô trống ở cột P và đối chiếu các đơn chưa thanh toán.
• Ngày cuối tháng: kiểm tra tổng doanh thu, lợi nhuận gộp và số đơn trên TongQuan, sau đó lưu một bản sao có tên tháng.

Ví dụ cửa hàng có 25 đơn mỗi tuần sẽ có khoảng 100 đơn trong 4 tuần. Mỗi ngày dành 15 phút cho việc nhập liệu trong 26 ngày làm việc tương đương 390 phút, tức 6,5 giờ mỗi tháng; vẫn ít hơn đáng kể so với việc gom dữ liệu rời rạc vào cuối kỳ.

Giữ danh mục không bị loạn

Ảnh 3 của DM_TinhThanh là nơi kiểm soát các giá trị được chọn trong DuLieuDoanhSo. Khi cần thêm nhóm sản phẩm, tỉnh/thành phố hoặc trạng thái, bạn phải cập nhật danh mục và vùng danh sách tương ứng; không nên gõ thêm một cách tùy ý như Điện tử, điện tử và Nhóm điện tử, vì cách viết khác nhau sẽ làm báo cáo nhóm bị tách.

Danh sách xổ xuống đã có cho các cột F, G, I và O. Đây là lựa chọn tốt hơn việc cho mọi người nhập tự do. Bạn cũng có thể dùng định dạng có điều kiện đang có để chú ý trạng thái thanh toán màu xanh và đỏ, nhưng không nên tự nhận rằng file có cảnh báo cho mọi lỗi dữ liệu.

Khi nào nên chuyển sang phần mềm

Mẫu này phù hợp khi dữ liệu còn gọn trong 100 dòng chuẩn bị sẵn và một người hoặc một nhóm nhỏ cùng kiểm soát file. Khi có vài trăm đơn mỗi tháng, nhiều người nhập đồng thời, nhiều lần thanh toán cho một đơn hoặc cần truy vết chỉnh sửa, phần mềm bán hàng và hệ thống kế toán sẽ đáng dùng hơn.

Quan điểm của tôi là không chuyển phần mềm chỉ vì bảng tính có công thức, nhưng cũng không cố kéo dài khi file đã vượt phạm vi chuẩn bị. Nếu mỗi tháng có 300 đơn và 4 nhân viên cùng nhập, hãy xem Excel là bước quản trị tạm thời; còn hóa đơn điện tử, công nợ chi tiết và dữ liệu tồn kho nên được quản lý trên hệ thống chuyên dụng.

Ảnh 4 của sheet Hướng dẫn nên được giữ lại khi chia sẻ file cho người mới. Hướng dẫn ghi rõ ô nhập, cách đặt mã DH26001, định dạng ngày, công thức lợi nhuận gộp và ý nghĩa màu cảnh báo, giúp quy trình không phụ thuộc vào một người duy nhất.