Phiếu nhập kho xuất kho Excel - Mẫu miễn phí

1. Bước 1 — Mở sheet Hướng dẫn và đọc quy ước nhập liệu, định dạng ngày DD/MM/YYYY, tiền tệ và cảnh báo tồn âm.
2. Bước 2 — Tại sheet Danh mục, nhập Mã hàng, Tên hàng, Nhóm hàng, Đơn vị tính, Đơn giá chuẩn, Tồn đầu kỳ và Nhà cung cấp.
3. Bước 3 — Chọn nhóm hàng trong danh sách có sẵn như Văn phòng phẩm, Bao bì hoặc Bảo hộ lao động; nhập đơn giá và tồn đầu kỳ là số không âm.
4. Bước 4 — Sang sheet Nhập_Xuất, nhập Ngày, Số phiếu, Loại phiếu, Mã hàng, Số lượng, Người giao/nhận, Bộ phận/Kho và Ghi chú.
5. Bước 5 — Kiểm tra các cột Tên hàng, Đơn vị tính, Đơn giá, Thành tiền, Giá trị nhập, Giá trị xuất và Tồn sau giao dịch. Đây là các cột công thức, không nên sửa.
6. Bước 6 — Mở sheet Tổng hợp để xem số phiếu, giá trị giao dịch trung bình, tồn cuối kỳ và giá trị tồn theo nhóm hàng.
7. Bước 7 — Lọc sheet Nhập_Xuất theo Số phiếu hoặc Loại phiếu trước khi in, xuất PDF hoặc lưu cùng hóa đơn điện tử và chứng từ kho.

Chủ cửa hàng, thủ kho, kế toán của Công ty TNHH nhỏ và người phụ trách vật tư ở xưởng sản xuất thường cần ghi nhận hàng ngay khi xe giao hoặc bộ phận nhận vật tư. Mẫu này phù hợp khi số lượng mã hàng chưa quá lớn và doanh nghiệp muốn kiểm soát bằng Excel thay vì triển khai phần mềm quản lý kho.

Ví dụ tại cửa hàng và xưởng sản xuất

Một xưởng mộc có 4 nhân viên có thể nhập gỗ, keo, sơn ở các dòng Nhập kho và ghi xuất cho từng bộ phận ở các dòng Xuất kho. Nếu tồn đầu kỳ của thùng carton là 100 cái, nhập thêm 40 cái rồi xuất 25 cái, sheet Nhập_Xuất sẽ cho tồn sau giao dịch là 115 cái.

Ảnh 1 là sheet Hướng dẫn, nơi nêu quy trình và màu vàng nhạt cho ô được nhập. Ảnh 2 cho thấy sheet Danh mục với các cột Mã hàng đến Nhà cung cấp; ví dụ HH001 là Giấy A4 Double A, đơn vị Ram, đơn giá 85.000 ₫ và tồn đầu kỳ 120.

Thời điểm cần cập nhật

Thủ kho nên ghi phiếu ngay trong ngày, không dồn đến cuối tuần. Cuối tháng, trước khi lập báo cáo tồn hoặc đối chiếu công nợ nhà cung cấp, bạn kiểm tra số phiếu, chứng từ gốc và số lượng thực tế.

Quan điểm thực tế: với kho dưới khoảng 100 dòng giao dịch mỗi kỳ, mẫu này gọn hơn phần mềm; khi nhiều người cùng nhập hoặc phát sinh hàng nghìn dòng, nên chuyển hệ thống chuyên dụng để tránh ghi đè dữ liệu.

Phiếu nhập kho và phiếu xuất kho là chứng từ nội bộ giúp chứng minh luồng hàng, nhưng không thay thế hóa đơn điện tử. Khi mua hàng từ nhà cung cấp, bạn nên lưu phiếu nhập cùng hóa đơn, biên bản giao nhận và chứng từ thanh toán theo quy trình chứng từ của doanh nghiệp.

Liên hệ với quy định hóa đơn

Hóa đơn điện tử được thực hiện theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC. Trên hóa đơn cần kiểm tra tên, MST, ký hiệu, số hóa đơn, ngày lập, đơn giá, thuế suất và tiền thuế GTGT tách riêng. Thuế suất phổ thông là 10%; một số hàng hóa, dịch vụ thuộc diện 8%, 5% hoặc 0% phải được xác định đúng trước khi hạch toán.

Ví dụ, 100 thùng hàng có giá 2.000.000 ₫ chưa thuế tạo ra giá trị hàng 200.000.000 ₫; nếu áp dụng thuế GTGT 10%, tiền thuế là 20.000.000 ₫. Mẫu hiện tính giá trị nhập, xuất theo đơn giá chuẩn trong Danh mục, không tự tính thuế GTGT trên từng phiếu.

Lưu trữ và đối chiếu

Theo Luật Kế toán, chứng từ kế toán phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm đối với nhóm tài liệu thuộc diện lưu trữ 10 năm. Doanh nghiệp nhỏ và vừa có thể tổ chức sổ sách theo Thông tư 133/2016/TT-BTC; doanh nghiệp áp dụng chế độ đầy đủ có thể theo Thông tư 200/2014/TT-BTC.

Ảnh 3 cho thấy sheet Nhập_Xuất có 17 cột, trong đó các cột N đến Q là kết quả tính. Đây là bảng theo dõi kho, không phải báo cáo tài chính hay chứng từ thuế độc lập; bạn cần đối chiếu với hóa đơn và sổ kế toán trước khi khóa kỳ.

Lỗi gây hậu quả rõ nhất là chọn sai loại phiếu. Nếu một lần cấp phát 30 ram giấy bị ghi thành Nhập kho, tồn sẽ cao hơn thực tế 60 ram so với trường hợp đúng vì hệ thống vừa không trừ 30 ram vừa cộng thêm 30 ram.

Sai mã hàng và đơn vị tính

HH001 là Giấy A4 Double A tính theo Ram, còn HH002 là Bút bi Thiên Long tính theo Hộp. Nếu nhập nhầm mã hoặc ghi 10 thay vì 10 hộp, tồn kho và giá trị tồn đều sai; với 10 hộp mực Canon 057, chênh lệch giá trị theo đơn giá 1.850.000 ₫ là 18.500.000 ₫.

Bỏ qua cảnh báo tồn âm

Cột Tồn sau giao dịch cộng tồn đầu kỳ, tổng nhập trước đó rồi trừ tổng xuất trước đó. Khi xuất 25 hộp trong khi tồn đầu kỳ chỉ có 15 hộp và chưa có phiếu nhập, cột Trạng thái tồn trả về Tồn âm. Đừng sửa trực tiếp cột P hoặc Q; hãy kiểm tra ngày giao dịch, mã hàng và phiếu nhập liên quan.

Ảnh 4 cho thấy sheet Tổng hợp có các cột Tồn đầu kỳ, Nhập trong kỳ, Xuất trong kỳ, Tồn cuối kỳ và Giá trị tồn cuối kỳ. Một sai mã hàng có thể làm cả bảng tổng hợp và hai biểu đồ bị lệch, dù tổng số dòng nhập liệu vẫn đủ.

Lỗi thứ ba là sửa đơn giá chuẩn sau khi đã ghi nhiều phiếu. Mẫu dùng đơn giá hiện tại trong Danh mục để tính thành tiền và giá trị tồn, nên nếu cần giữ giá thực tế theo từng hóa đơn, bạn phải cân nhắc nhập một đơn giá chuẩn phù hợp cho kỳ hoặc dùng sổ chi tiết chuyên sâu hơn.

Muốn bảng không bị bỏ quên, bạn nên gắn việc cập nhật với một mốc cố định: thủ kho nhập giao dịch ngay sau khi ký phiếu, còn kế toán kiểm tra vào 16 giờ thứ Sáu. Cuối tháng, đối chiếu tồn cuối kỳ trên Tổng hợp với biên bản kiểm kê thay vì chỉ nhìn số liệu trên màn hình.

Ba thói quen giảm thời gian sửa lỗi

• Sao chép bản lưu trước khi khóa tháng, đặt tên theo kỳ như Kho_01-2026.xlsx; không ghi đè file gốc.
• Dùng các danh sách có sẵn ở Danh mục và Nhập_Xuất để chọn nhóm hàng, đơn vị tính, loại phiếu và mã hàng thống nhất.
• Kiểm tra riêng các dòng có trạng thái Tồn âm hoặc Hết tồn trước khi gửi số liệu cho kế toán tổng hợp.

Mẫu đã chuẩn bị 100 dòng danh mục và 100 dòng giao dịch, từ hàng 4 đến hàng 103 ở các vùng chính. Với cửa hàng online 300 đơn mỗi tháng, nếu mỗi đơn làm phát sinh một dòng xuất thì bạn sẽ vượt phạm vi chuẩn bị sau khoảng 3 tháng; khi đó nên chia file theo tháng hoặc chuyển phần mềm.

Khi nào cần thay Excel

Excel phù hợp cho một người nhập liệu, một kho và quy trình ít thay đổi. Khi có từ 2 người cùng sửa, nhiều kho, yêu cầu phân quyền, truy xuất lịch sử hoặc hơn 10.000 dòng, phần mềm quản lý kho sẽ an toàn hơn vì giảm nguy cơ trùng phiếu và ghi đè.

Quan điểm của tôi là không cần phức tạp hóa ngay từ đầu: giữ một file theo kỳ, khóa các cột công thức và kiểm kê định kỳ. Nhưng đừng kéo dài Excel khi số liệu tồn đã ảnh hưởng trực tiếp đến đơn hàng, giá vốn hoặc quyết định mua hàng.