Danh sách nhà cung cấp Excel - Mẫu miễn phí

1. Bước 1: Mở sheet Hướng dẫn để xem nguyên tắc nhập dữ liệu và các cột không được ghi đè.
2. Bước 2: Chuyển sang sheet Danh sách NCC, giữ mỗi nhà cung cấp một Mã NCC duy nhất như NCC001 hoặc NCC002.
3. Bước 3: Nhập tên, loại hình, MST, nhóm hàng/dịch vụ, người liên hệ, số điện thoại, email, địa chỉ và tỉnh/thành phố.
4. Bước 4: Chọn điều khoản thanh toán tại cột L; các lựa chọn gồm COD, 15 ngày, 30 ngày, 45 ngày và 60 ngày.
5. Bước 5: Nhập hạn mức công nợ ở cột M và dư nợ hiện tại ở cột N bằng số, không gõ ký hiệu ₫ thủ công.
6. Bước 6: Nhập ngày bắt đầu hợp tác, ngày đánh giá gần nhất, điểm đánh giá từ 1 đến 5 và ghi chú nếu cần.
7. Bước 7: Kiểm tra sheet Tổng quan, dùng ô B14 để tra cứu từng Mã NCC và xem các biểu đồ, chỉ số tổng hợp.

Chủ một hộ kinh doanh thường bắt đầu bằng vài nhà cung cấp quen, nhưng sau 6 tháng có thể phát sinh hàng chục mã NCC, nhiều điều khoản thanh toán và các khoản công nợ đến hạn khác nhau. Mẫu này phù hợp khi bạn cần một nơi duy nhất để kiểm tra thông tin đối tác trước khi đặt hàng hoặc thanh toán.

Đối với kế toán doanh nghiệp nhỏ

Kế toán của Công ty TNHH hoặc Công ty CP có thể dùng cột E để lưu MST, cột L để theo dõi thời hạn 15, 30, 45 hoặc 60 ngày, và cột M, N để đối chiếu hạn mức với dư nợ. Ví dụ, nhà cung cấp Hoàng Gia có hạn mức 2.000.000.000 ₫ nhưng dư nợ 2.150.000.000 ₫; tỷ lệ 107,5% khiến trạng thái tự chuyển thành Vượt hạn mức.

Đối với xưởng và cửa hàng

Người phụ trách mua hàng ở một xưởng cơ khí 8 người có thể lọc nhóm Vật tư xây dựng hoặc Linh kiện điện tử, sau đó kiểm tra người liên hệ và điều khoản thanh toán trước kỳ nhập hàng tuần. Cửa hàng online có 25 nhà cung cấp cũng có thể ghi nhận ngày đánh giá gần nhất để tránh tiếp tục mua từ đối tác giao trễ.

Ảnh 1 cho thấy sheet Danh sách NCC với 20 cột, vùng nhập từ dòng 6 đến 105 và các cột công thức A, O, S. Bạn nên xem đây là danh mục nhà cung cấp, không phải sổ theo dõi từng hóa đơn hay từng lần thanh toán.

Danh sách nhà cung cấp không thay thế hồ sơ pháp lý hoặc chứng từ kế toán, nhưng giúp bạn kiểm tra dữ liệu trước khi nhận hóa đơn điện tử. Sheet Hướng dẫn yêu cầu rà soát MST, hóa đơn điện tử và thông tin pháp lý theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.

Đối chiếu MST và hóa đơn

Khi thêm một Công ty TNHH hoặc Công ty CP, hãy đối chiếu tên, MST, địa chỉ và người bán trên hồ sơ với cột B, C, E, J. Nếu mua hàng chịu thuế GTGT 10%, hóa đơn giá chưa thuế 100.000.000 ₫ phải thể hiện 10.000.000 ₫ tiền thuế và tổng thanh toán 110.000.000 ₫; mẫu này chỉ lưu thông tin NCC, không tự kê khai số thuế đó.

Kiểm soát công nợ và chứng từ

Cột M và N chỉ là số liệu quản trị. Khi khóa sổ, kế toán vẫn cần đối chiếu biên bản công nợ, phiếu nhập kho, hợp đồng và hóa đơn gốc; chứng từ kế toán phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm theo Luật Kế toán.

Ảnh 2 cho thấy sheet Tổng quan gồm các chỉ số tổng số nhà cung cấp, số đang hợp tác, số vượt hạn mức, tổng hạn mức, dư nợ và điểm đánh giá trung bình. Sheet này có 3 biểu đồ, nhưng không tạo tờ khai thuế hay báo cáo tài chính.

Lỗi nguy hiểm nhất là nhập trùng Mã NCC. Nếu cùng một đối tác được ghi thành NCC001 và NCC017, tổng số nhà cung cấp tăng giả tạo, còn dư nợ bị chia thành hai dòng; với công nợ 320.000.000 ₫, người duyệt mua hàng có thể tưởng mỗi mã chỉ còn 160.000.000 ₫.

Nhập sai hạn mức hoặc dư nợ

Cột M và N phải nhập số, không gõ ký hiệu tiền tệ thủ công. Nhập 500 thay vì 500.000.000 ₫ làm tỷ lệ sử dụng hạn mức chỉ còn 64.000.000%, còn nhập 320000000 dưới dạng văn bản khiến phép tính không phản ánh đúng số tiền.

Bỏ qua cảnh báo trạng thái

Công thức cột S đánh dấu Vượt hạn mức khi O lớn hơn 1 và Cần đánh giá khi R nhỏ hơn 3. Dữ liệu mẫu đã cho thấy một trường hợp vượt hạn mức 150.000.000 ₫; nếu vẫn đặt hàng thêm, doanh nghiệp có thể tăng rủi ro thiếu dòng tiền trước kỳ thanh toán 45 ngày.

Ghi đè công thức

Không xóa công thức ở A, O và S để sửa kết quả bằng tay. Khi bạn ghi đè O bằng 1 hoặc 0, Tổng quan vẫn có thể hiển thị số liệu tổng hợp nhưng trạng thái từng nhà cung cấp không còn đáng tin cậy.

Ảnh 3 cho thấy sheet Hướng dẫn nhắc rõ 10 dòng đầu là dữ liệu mẫu, các ô vàng là ô nhập liệu và dòng tổng kết là công thức. Hãy sao chép dữ liệu cũ sang một bản lưu trước khi làm sạch danh mục.

Mẫu chỉ có giá trị khi được cập nhật theo một lịch cố định. Với doanh nghiệp nhỏ, cách gọn nhất là dành 20 phút vào chiều thứ Sáu để ghi nhà cung cấp mới, cập nhật dư nợ và kiểm tra các dòng có trạng thái Vượt hạn mức.

Gắn với kỳ mua hàng và thanh toán

Trước mỗi đợt đặt hàng, lọc AutoFilter tại hàng 5 theo tỉnh/thành phố hoặc trạng thái. Ví dụ, nếu tuần này có 12 đơn mua hàng và 3 nhà cung cấp đã vượt hạn mức, bạn xử lý đối chiếu trước thay vì phát sinh thêm công nợ.

Ba thói quen giúp file không bị bỏ quên

• Sao lưu file theo tháng, chẳng hạn NCC_08-2026, trước khi sửa dữ liệu.
• Dùng danh sách thả xuống ở cột D, F và L để giữ cách ghi thống nhất.
• Đặt lịch đánh giá hàng quý; điểm dưới 3 cần ghi rõ lý do trong cột T.

Sheet Tổng quan dùng VLOOKUP tại ô tra cứu B14, nên bạn cần nhập đúng Mã NCC. Khi danh mục vượt xa 100 dòng chuẩn bị sẵn, có nhiều người cùng sửa hoặc cần theo dõi từng hóa đơn, hạn thanh toán và lịch sử thay đổi, bạn nên chuyển sang phần mềm quản lý mua hàng hoặc kế toán thay vì kéo dài một file Excel.