Danh sách công việc cần làm Excel - Mẫu miễn phí

1. Bước 1 — Mở sheet Hướng dẫn và xem quy ước nhập dữ liệu trước khi sửa bảng.
2. Bước 2 — Vào sheet Công việc, nhập tên nhiệm vụ vào cột Tên công việc, sau đó điền Người phụ trách và Phòng ban.
3. Bước 3 — Nhập Ngày bắt đầu và Hạn hoàn thành theo định dạng DD/MM/YYYY, ví dụ 01/07/2026 và 25/07/2026.
4. Bước 4 — Chọn Mức độ ưu tiên và Trạng thái phù hợp, không tự tạo thêm cách viết như Đang làm hoặc Đã xong nếu danh sách đã có lựa chọn chuẩn.
5. Bước 5 — Cập nhật % Hoàn thành sau mỗi lần kiểm tra. Công việc hoàn tất nên được ghi 100% và chuyển trạng thái sang Hoàn thành.
6. Bước 6 — Kiểm tra Số ngày còn lại, Điểm ưu tiên và Ghi chú để bổ sung nguyên nhân chậm hoặc việc cần phối hợp.
7. Bước 7 — Mở sheet Tổng quan vào cuối ngày hoặc cuối tuần để rà soát nhiệm vụ còn tồn, sau đó lưu một bản theo tháng.

Danh sách này phù hợp với người phải điều phối nhiều việc nhưng chưa cần một phần mềm quản lý dự án. Một chủ Công ty TNHH có thể giao việc cho phòng Marketing, Kế toán, Nhân sự và IT; một trưởng nhóm 6 người có thể dùng bảng vào sáng thứ Hai để phân nhiệm vụ và chiều thứ Sáu để chốt tiến độ.

Với văn phòng nhỏ và nhóm dự án

Ảnh 1 cho thấy sheet Công việc có 12 cột, trong đó Tên công việc, Người phụ trách, Phòng ban, Ngày bắt đầu và Hạn hoàn thành tạo thành phần lõi của việc giao nhiệm vụ. Ví dụ, nhiệm vụ Lập kế hoạch marketing quý 3 do Nguyễn Văn An ở phòng Marketing phụ trách, bắt đầu ngày 01/07/2026, hạn 25/07/2026 và đã hoàn thành 60%.

Nhờ có Mức độ ưu tiên, bạn không phải đọc lại toàn bộ ghi chú để biết việc nào cần xử lý trước. Công việc Chuẩn bị báo cáo tài chính có hạn 20/07/2026, trạng thái Hoàn thành và tiến độ 100%; trong khi nhiệm vụ Cập nhật website công ty có thể được đánh dấu Trễ hạn nếu ngày hiện tại đã vượt hạn.

Với người quản lý bận nhiều đầu việc

Ảnh 2 là sheet Tổng quan, dùng để xem tình hình thay vì sửa trực tiếp danh sách. Nếu một cửa hàng online có 30 nhiệm vụ trong tháng, việc lọc theo phòng ban hoặc trạng thái nhanh hơn nhiều so với ghi việc trên giấy. Ảnh 3, sheet Hướng dẫn, giúp nhân viên mới hiểu nên nhập ngày, phần trăm và trạng thái như thế nào.

Mẫu này không phải chứng từ kế toán nên không chịu yêu cầu lưu trữ tối thiểu 10 năm như chứng từ theo Luật Kế toán. Tuy nhiên, nếu danh sách dùng để theo dõi công việc liên quan đến báo cáo tài chính, hóa đơn điện tử hoặc hồ sơ nhân sự, bạn vẫn nên lưu phiên bản cuối tháng cùng tài liệu gốc thay vì coi file công việc là bằng chứng duy nhất.

Ngày hạn và trạng thái phải thống nhất

Ngày trong cột Ngày bắt đầu và Hạn hoàn thành nên nhập theo DD/MM/YYYY, chẳng hạn 05/07/2026 và 20/07/2026. Một nhiệm vụ kéo dài 15 ngày lịch cần được kiểm tra lại vào ngày 20/07/2026; nếu đến hạn mới đạt 70%, người phụ trách phải ghi rõ nguyên nhân trong Ghi chú, không chỉ đổi màu ô.

Với công việc kế toán, lịch nên bám vào thời hạn thật: đối chiếu hóa đơn đầu vào trước khi lập tờ khai thuế GTGT tháng hoặc quý, khóa bảng lương trước kỳ trả lương và chuẩn bị số liệu cho quyết toán cuối năm. Không nên dùng cột Trạng thái để thay thế hồ sơ trên hệ thống eTax hay phần mềm hóa đơn.

Chọn bảng tính hay phần mềm

Quan điểm thực tế là Excel phù hợp khi nhóm có khoảng 3-20 người và dưới vài trăm nhiệm vụ mỗi tháng. Khi 10 người cùng sửa một file, có hơn 1.000 dòng, hoặc cần nhật ký thay đổi và phân quyền, bạn nên chuyển sang phần mềm; nếu không, một nhiệm vụ bị sửa hai lần có thể làm sai cả hạn và Điểm ưu tiên.

Lỗi tôi gặp nhiều ở các lớp Excel là người dùng lập bảng rất đẹp nhưng không cập nhật sau ngày đầu tiên. Một danh sách có 40 nhiệm vụ, trong đó 8 việc đã quá hạn nhưng vẫn để trạng thái Đang thực hiện, sẽ khiến người quản lý tưởng tỷ lệ hoàn thành tốt hơn thực tế và phân công tiếp sai người.

Nhập ngày và trạng thái không nhất quán

Gõ 20/7/26 ở một dòng, 20-07-2026 ở dòng khác hoặc nhập ngày dưới dạng chữ có thể làm cột Số ngày còn lại không tính đúng. Tương tự, dùng cả Hoàn thành, Đã xong và Xong khiến việc lọc trạng thái bị chia thành 3 nhóm; với 60 dòng, bạn có thể bỏ sót hàng chục nhiệm vụ.

Để trống người chịu trách nhiệm

Một việc không có Người phụ trách thực chất chưa được giao. Ví dụ, 12 nhiệm vụ của phòng Kế toán cùng ghi Kế toán ở cột Phòng ban nhưng không có tên cá nhân sẽ không cho biết ai phải chuẩn bị báo cáo trước ngày 20/07/2026. Khi đó cuộc họp mất thêm 30 phút chỉ để phân công lại.

Sửa nhầm vùng tính toán và không lưu phiên bản

Cột % Hoàn thành nên nhập số rõ ràng như 40, 60 hoặc 100; không nên trộn 60% với chữ Đang làm trong cùng một cột. Bạn cũng nên lưu bản cuối tuần, ví dụ Cong-viec_Tuan-3_2026.xlsx, vì ghi đè một file duy nhất khiến không thể chứng minh nhiệm vụ đã chuyển từ 40% lên 70% vào thời điểm nào.

Ghi rõ trạng thái và lưu từng phiên bản theo tuần cũng là lý do nên dùng bảng kế hoạch tuần để đối chiếu 40% lên 70% vào đúng thời điểm.

Đừng mở file ngẫu hứng khi có người hỏi tiến độ. Hãy gắn nó vào một thời điểm cố định: 8 giờ sáng thứ Hai để giao việc, 16 giờ thứ Sáu để cập nhật % Hoàn thành và ngày cuối tháng để lưu bản chốt. Với nhóm 8 người, mỗi người cập nhật 5 nhiệm vụ sẽ tạo ra 40 dòng có thông tin mới trong một lần rà soát.

Quy trình cập nhật ngắn

• Người phụ trách cập nhật trạng thái và % Hoàn thành trước cuộc họp 15 phút.
• Trưởng nhóm lọc các việc Trễ hạn và việc có Mức độ ưu tiên Cao.
• Người quản lý ghi quyết định mới vào Ghi chú, không xóa lịch sử trao đổi quan trọng.
• Cuối tuần sao chép file hoặc sheet để giữ lại mốc dữ liệu đã chốt.

Giảm lỗi khi nhập

Dùng danh sách chọn cho Phòng ban, Mức độ ưu tiên và Trạng thái nếu phiên bản mẫu đã thiết lập Data Validation. Giữ định dạng ngày DD/MM/YYYY và dùng màu cảnh báo để nhìn thấy việc quá hạn; không tự đổi màu thủ công vì sau 20 dòng rất dễ bỏ sót.

Ảnh 2 nên được mở sau khi cập nhật sheet Công việc, còn ảnh 3 được dùng như bảng quy ước cho nhân viên mới. Khi file vượt 1.000 nhiệm vụ, nhiều người cùng chỉnh sửa hoặc cần phân quyền theo phòng ban, đó là lúc bảng tính đã nhỏ hơn quy trình và bạn nên chuyển sang phần mềm quản lý công việc.

Khi file vượt 1.000 nhiệm vụ, nhiều người cùng chỉnh sửa hoặc cần phân quyền theo phòng ban, một lịch năm 2026 riêng sẽ rất tiện để đối chiếu hạn chót và sắp xếp công việc theo tháng.