Kế hoạch tuyển dụng Excel - Mẫu miễn phí

1. Bước 1 — Mở sheet Hướng dẫn để xem cách nhập dữ liệu và quy ước của mẫu trước khi chỉnh sửa.
2. Bước 2 — Vào sheet Kế hoạch tuyển dụng, nhập tên vị trí, phòng ban và số lượng cần tuyển ở từng dòng.
3. Bước 3 — Cập nhật cột Đã tuyển sau mỗi lần ứng viên nhận việc; kiểm tra cột Còn thiếu và % Hoàn thành.
4. Bước 4 — Nhập ngày bắt đầu, hạn tuyển dụng, mức lương dự kiến và chi phí tuyển dụng mỗi người theo ngân sách đã được duyệt.
5. Bước 5 — Chọn kênh tuyển dụng, mức độ ưu tiên và trạng thái phù hợp cho từng vị trí để dễ lọc khi họp.
6. Bước 6 — Kiểm tra sheet Ngân sách để đối chiếu số tiền dự kiến, sau đó xem sheet Dashboard khi cần báo cáo nhanh cho quản lý.
7. Bước 7 — Sao chép file làm bản lưu theo tháng hoặc quý; chỉ sửa phần dữ liệu đầu vào, không xóa hàng tiêu đề và các vùng tổng hợp.

Mẫu này phù hợp nhất với người phụ trách nhân sự ở Công ty TNHH, Công ty CP, xưởng sản xuất nhỏ và doanh nghiệp dịch vụ chưa cần một hệ thống tuyển dụng chuyên dụng. Chủ doanh nghiệp có thể nhìn toàn bộ nhu cầu nhân sự; kế toán hoặc hành chính có thể đối chiếu mức lương dự kiến với ngân sách nhân sự; trưởng phòng chỉ cần cập nhật số lượng đã tuyển của bộ phận mình.

Theo dõi nhu cầu từ đầu năm

Trong kế hoạch năm 2026, giả sử phòng Kinh doanh cần 5 nhân viên, đã tuyển được 3 người thì số còn thiếu là 2 và tiến độ là 3/5 = 60%. Con số này hữu ích hơn một dòng ghi đang tuyển, vì quản lý biết ngay còn phải tìm thêm bao nhiêu người trước khi đóng kế hoạch.

Ảnh 1 là sheet Kế hoạch tuyển dụng với bảng 15 cột: STT, Vị trí tuyển dụng, Phòng ban, Số lượng cần tuyển, Đã tuyển, Còn thiếu, % Hoàn thành, Ngày bắt đầu, Hạn tuyển dụng, Mức lương dự kiến (VNĐ/tháng), Chi phí tuyển dụng/người (VNĐ), Tổng ngân sách (VNĐ), Kênh tuyển dụng, Mức độ ưu tiên và Trạng thái. Hàng tiêu đề nền xanh ngọc, chữ trắng, các tiêu đề dài được xuống dòng nên phù hợp để in hoặc trình chiếu trong cuộc họp.

Gắn bảng với lịch làm việc thực tế

Kế toán kiêm hành chính ở một xưởng cơ khí thường cập nhật bảng vào chiều thứ Sáu, sau khi nhận số liệu từ các quản đốc. Nếu xưởng cần 4 thợ hàn, đã tuyển 1 người, bạn ghi 3 ở cột còn thiếu và đặt hạn tuyển dụng là 31/03/2026 để bộ phận nhân sự không bỏ quên nhu cầu trong các việc hành chính hằng ngày.

Với cửa hàng online có 300 đơn mỗi tháng, một nhân viên kho nghỉ việc có thể ảnh hưởng trực tiếp tới tốc độ xử lý đơn. Khi đó, mức độ ưu tiên Cao và ngày bắt đầu rõ ràng giúp chủ cửa hàng quyết định tuyển người trước, thay vì đợi đến lúc đơn bị giao trễ mới xử lý.

Dùng các sheet theo đúng vai trò

Ảnh 2 cho thấy sheet Dashboard dùng cho phần nhìn tổng hợp; ảnh 3 là sheet Ngân sách để xem riêng phần tiền; ảnh 4 là sheet Hướng dẫn. Quan điểm của tôi là nên nhập liệu ở sheet Kế hoạch tuyển dụng, dùng Dashboard và Ngân sách để kiểm tra, không tạo thêm nhiều bảng rời trên máy tính khiến số liệu giữa các file lệch nhau.

Bảng kế hoạch tuyển dụng là công cụ quản trị, không thay thế hợp đồng lao động, hồ sơ nhân sự hay chứng từ tiền lương. Khi tuyển người trong năm 2026, bạn nên dùng bảng để kiểm soát vị trí và chi phí, nhưng vẫn phải thực hiện quy trình theo Bộ luật Lao động 2019 và quy định liên quan đến dữ liệu cá nhân.

Phân biệt kế hoạch với cam kết lương

Cột Mức lương dự kiến (VNĐ/tháng) là số phục vụ lập ngân sách, chưa phải mức lương ghi trong hợp đồng. Ví dụ, một vị trí dự kiến 12.000.000 ₫/tháng và chi phí tuyển dụng 1.500.000 ₫/người thì riêng ngân sách tuyển một người là 1.500.000 ₫; nếu cần 5 người, chi phí tuyển dụng dự kiến là 7.500.000 ₫, chưa tính quỹ lương và các khoản đóng theo lương.

Doanh nghiệp cần đối chiếu mức trả với lương tối thiểu vùng đang áp dụng tại địa bàn, loại hợp đồng và thời gian thử việc. Không nên lấy cột mức lương dự kiến làm căn cứ duy nhất để tính BHXH, BHYT, BHTN hoặc thuế TNCN, vì các khoản này còn phụ thuộc hồ sơ lao động, tiền lương làm căn cứ và khoản phụ cấp thực tế.

Bảo vệ thông tin ứng viên

Kế hoạch này chỉ cần thông tin tổng hợp như vị trí, phòng ban, số lượng và ngân sách. Nếu bạn bổ sung họ tên, số điện thoại, địa chỉ hoặc hồ sơ ứng viên, đó là dữ liệu cá nhân và cần xử lý theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Không nên gửi file có thông tin ứng viên vào nhóm chat rộng hoặc để liên kết chia sẻ công khai. Với 40 ứng viên cho 2 vị trí, chỉ một bản danh sách bị chuyển nhầm cũng tạo ra rủi ro lớn hơn nhiều so với việc chỉ lưu số liệu 2 vị trí cần tuyển trên bảng kế hoạch.

Lưu hồ sơ sau tuyển dụng

Bảng Excel không thay thế hồ sơ tuyển dụng và chứng từ kế toán. Doanh nghiệp nên lưu quyết định tuyển, hợp đồng, bảng lương, chứng từ chi phí đăng tin và thanh toán theo quy trình lưu trữ áp dụng; riêng chứng từ kế toán thuộc nhóm phải lưu tối thiểu 10 năm theo Luật Kế toán.

Quan điểm thực tế là tách quyền sửa: trưởng bộ phận xác nhận số lượng, nhân sự cập nhật tiến độ, còn kế toán kiểm tra phần ngân sách. Cách này rõ trách nhiệm hơn việc cho cả 3 người cùng sửa một cột tiền.

Tôi thường gặp lỗi không nằm ở việc thiếu cột, mà ở chỗ người dùng cập nhật không cùng một cách. Một dòng ghi Kinh doanh, dòng khác ghi Phòng Kinh doanh; một nơi nhập 3 người đã tuyển, nơi khác lại ghi Đã đủ. Khi lọc theo phòng ban, số liệu có thể bị tách thành hai nhóm và làm sai báo cáo.

Nhầm số lượng và tiến độ

Lỗi phổ biến nhất là ghi Đã tuyển lớn hơn Số lượng cần tuyển. Nếu kế hoạch cần 5 người nhưng nhập đã tuyển 6, phép tính tiến độ sẽ thành 6/5 = 120%, trong khi nhu cầu thực tế đã vượt kế hoạch 1 người. Con số này không chỉ làm Dashboard khó đọc mà còn khiến quản lý tưởng rằng bộ phận đang tuyển đúng kế hoạch.

Lỗi thứ hai là cập nhật Còn thiếu bằng tay. Kế hoạch cần 8 người, đã tuyển 5 thì còn thiếu phải là 3; nếu bạn sửa Đã tuyển thành 6 nhưng quên sửa Còn thiếu, cuộc họp tuần sau sẽ dùng số liệu cũ. Hãy coi Còn thiếu và % Hoàn thành là các cột cần kiểm tra lại sau mỗi lần thay đổi dữ liệu.

Nhập sai tiền và ngày

Chi phí tuyển dụng/người là 1.500.000 ₫ nhưng có người nhập 1500000, người khác nhập 1.500.000 ₫ dưới dạng văn bản. Khi cộng, ô dạng chữ có thể không được tính như số, dẫn tới tổng ngân sách thấp hơn thực tế. Với 10 vị trí, chỉ cần bỏ sót 1.500.000 ₫ mỗi vị trí là báo cáo đã lệch 15.000.000 ₫.

Ngày 28/02/2026 cũng dễ bị nhập thành chuỗi ký tự hoặc nhầm sang 02/28/2026. Khi đó việc sắp xếp hạn tuyển dụng có thể đưa vị trí sắp hết hạn xuống dưới vị trí còn 3 tháng. Hãy giữ định dạng DD/MM/YYYY và kiểm tra các vị trí có hạn trong 7 ngày tới trước cuộc họp.

Chọn kênh và trạng thái thiếu nhất quán

Ghi LinkedIn / TopCV ở một dòng và LinkedIn, TopCV ở dòng khác khiến việc so sánh hiệu quả kênh không đáng tin. Tương tự, các trạng thái Đang tuyển, đang tuyển và Chờ duyệt làm phát sinh nhiều nhóm khi lọc.

Cái giá của lỗi này thường là thời gian: một cửa hàng có 300 đơn mỗi tháng có thể phải mất thêm vài giờ để rà lại 20 vị trí và 5 kênh tuyển. Quan điểm của tôi là ưu tiên danh sách lựa chọn cố định cho Phòng ban, Kênh tuyển dụng, Mức độ ưu tiên và Trạng thái; dữ liệu ít nhưng sạch có giá trị hơn ghi chú tự do rất dài.

Danh sách lựa chọn cố định cho phòng ban, kênh và trạng thái cũng là nền tảng để quản lý đào tạo nhân viên không bị lệch khi cần theo dõi hồ sơ của từng người.

Một file chỉ có giá trị khi được cập nhật đều. Bạn nên gắn việc sửa bảng với một mốc đã có sẵn, chẳng hạn 16 giờ thứ Sáu hằng tuần hoặc buổi họp giao ban đầu tháng. Với 12 vị trí đang mở, dành 15 phút để cập nhật số đã tuyển và hạn tuyển dụng vẫn rẻ hơn việc cuối quý phải hỏi lại từng trưởng bộ phận.

Thiết lập một nhịp cập nhật cố định

Người phụ trách nhân sự cập nhật số liệu trước, trưởng phòng xác nhận nhu cầu, sau đó kế toán kiểm tra phần ngân sách. Ví dụ, trong tuần có 3 ứng viên nhận việc cho 2 vị trí, bạn cập nhật ngay sau khi có quyết định tiếp nhận thay vì chờ đến cuối tháng; số liệu 5/8 = 62,5% sẽ phản ánh đúng hơn tiến độ 4/8 = 50% của tuần trước.

• Thứ Hai: rà các vị trí có hạn tuyển dụng trong 14 ngày.
• Thứ Tư: kiểm tra số lượng ứng viên và kênh đang sử dụng.
• Thứ Sáu: cập nhật Đã tuyển, Còn thiếu, Trạng thái và ngân sách.

Giảm lỗi khi nhập liệu

Trong sheet Kế hoạch tuyển dụng, bạn nên giữ màu nền vàng nhạt cho vùng cần nhập và không sửa hàng tiêu đề. Có thể dùng Data Validation để chuẩn hóa Trạng thái và Mức độ ưu tiên, dùng định dạng có điều kiện để làm nổi bật vị trí đã quá Hạn tuyển dụng nhưng vẫn còn thiếu người.

Ảnh 1 cho thấy các cột được căn giữa, xuống dòng và có đường viền rõ; hãy giữ bố cục này khi thêm dòng mới. Ảnh 2, ảnh 3 và ảnh 4 lần lượt giúp bạn xem tổng hợp, ngân sách và hướng dẫn, nên không cần sao chép dữ liệu sang một file báo cáo khác.

Biết lúc nào cần phần mềm

Với 5-20 vị trí và một người cập nhật, Excel thường gọn hơn phần mềm tuyển dụng. Nhưng khi doanh nghiệp có 100 vị trí, 10 người tuyển dụng và hàng nghìn hồ sơ mỗi tháng, việc phân quyền, lịch sử chỉnh sửa và trạng thái ứng viên sẽ vượt quá khả năng kiểm soát của bảng tính.

Quan điểm của tôi là chỉ chuyển sang phần mềm khi vấn đề là quy trình, không phải vì file có nhiều màu. Nếu mỗi tuần bạn mất 2 giờ để đối chiếu các bản sao hoặc đã có hơn 10.000 dòng hồ sơ, đó là lúc chi phí vận hành file rời bắt đầu lớn hơn chi phí dùng hệ thống chuyên dụng.

Với hàng nghìn hồ sơ mỗi tháng và hơn 10.000 dòng dữ liệu, việc đối chiếu còn kéo theo bảng tính bảo hiểm xã hội để kiểm tra nghĩa vụ của từng nhân sự trước khi chuyển sang hệ thống chuyên dụng.