Phiếu lương nhân viên Excel - Mẫu miễn phí

1. Bước 1 — Mở sheet Hướng dẫn để xem cách nhập và kiểm tra các cột trước khi sửa dữ liệu.
2. Bước 2 — Tại sheet Bảng lương, thay tiêu đề tháng 07/2026 bằng tháng tính lương thực tế, chẳng hạn 08/2026.
3. Bước 3 — Nhập Mã NV, Họ và tên, Phòng ban, Chức vụ, Lương cơ bản và Ngày công chuẩn cho từng nhân viên.
4. Bước 4 — Cập nhật Ngày công thực tế, Phụ cấp và Thưởng. Ví dụ nhân viên làm 25/26 ngày thì nhập 25, không sửa trực tiếp ô kết quả.
5. Bước 5 — Kiểm tra các cột Lương theo ngày công, Tổng thu nhập, bảo hiểm, Thu nhập chịu thuế, Thuế TNCN, Tổng khấu trừ và Thực lãnh.
6. Bước 6 — Mở sheet Tổng hợp để đối chiếu tổng số tiền cần chuyển khoản và so sánh với bảng lương chi tiết.
7. Bước 7 — Lưu một bản riêng theo tháng, khóa vùng công thức và xuất từng dòng hoặc toàn bảng thành PDF khi gửi phiếu cho nhân viên.

Phiếu lương dạng Excel phù hợp nhất với kế toán kiêm hành chính tại Công ty TNHH nhỏ, người phụ trách nhân sự ở xưởng sản xuất và chủ doanh nghiệp đang trả lương cho một nhóm dưới vài chục người. Vào ngày 25–28 hằng tháng, họ thường phải gom ngày công, phụ cấp, thưởng và các khoản khấu trừ trước khi chuyển tiền. Mẫu này gom các việc đó vào một bảng 20 cột thay vì mỗi nhân viên một file riêng.

Trường hợp một xưởng cơ khí nhỏ

Giả sử xưởng có 7 nhân viên giống dữ liệu mẫu. Nhân viên có lương cơ bản 11.000.000 ₫, ngày công chuẩn 26 ngày nhưng chỉ làm 25 ngày thì lương theo ngày công, nếu tính theo công thức lương cơ bản × 25 / 26, là khoảng 10.576.923 ₫. Khi cộng thưởng 1.000.000 ₫, kế toán có cơ sở kiểm tra tổng thu nhập trước khi tính các khoản trừ.

Ảnh 1 cho thấy sheet Bảng lương trình bày nhân viên theo từng dòng, với các nhóm cột nối tiếp từ thông tin cá nhân đến Thực lãnh. Cách bố trí này hợp với người cần in hoặc gửi phiếu lương ngay sau khi khóa công cuối tháng.

Khi cần kiểm tra trước lúc chuyển khoản

Chủ doanh nghiệp có thể xem sheet Tổng hợp ở Ảnh 2 để đối chiếu số tiền phải trả với lệnh ngân hàng. Nếu tổng thực lãnh của 7 người là 72.000.000 ₫ nhưng danh sách chuyển khoản chỉ có 6 người, sai lệch 1 dòng sẽ được phát hiện trước khi thanh toán.

Sheet Hướng dẫn trong Ảnh 3 nên được giữ nguyên để người thay ca biết quy trình nhập. Quan điểm thực tế của tôi là dùng mẫu này cho quy mô nhỏ và kỳ lương đơn giản; khi có nhiều ca, nhiều loại phụ cấp hoặc hơn 100 nhân viên, phần mềm tiền lương sẽ an toàn hơn Excel.

Bảng lương không chỉ là phép cộng lương cơ bản với thưởng. Khi lập phiếu cho người lao động, bạn cần phân biệt khoản người lao động bị trừ với khoản doanh nghiệp phải đóng thêm, đồng thời đối chiếu dữ liệu với hợp đồng lao động, bảng chấm công và chứng từ trả lương.

Tách đúng ba khoản bảo hiểm của người lao động

Mẫu có ba cột BHXH (8%), BHYT (1.5%) và BHTN (1%), tổng cộng 10,5% phần người lao động đóng theo tỷ lệ được sử dụng trong mẫu. Ví dụ mức tiền lương làm căn cứ đóng là 12.000.000 ₫ thì phần trừ theo tỷ lệ này là: BHXH 960.000 ₫, BHYT 180.000 ₫, BHTN 120.000 ₫, tổng 1.260.000 ₫. Doanh nghiệp còn có phần đóng 21,5%, không được trừ ngược vào cột Thực lãnh của nhân viên.

Bạn cần kiểm tra căn cứ đóng theo hợp đồng và quy định bảo hiểm, không mặc nhiên lấy toàn bộ Tổng thu nhập gồm mọi khoản thưởng. Mẫu đang trình bày rõ ba tỷ lệ để đối chiếu, nhưng người lập bảng vẫn phải nhập đúng căn cứ đóng của từng nhân viên.

Đối chiếu thuế TNCN trước khi khấu trừ

Thuế TNCN của cá nhân cư trú áp dụng biểu lũy tiến 7 bậc đối với tiền lương, tiền công. Mức giảm trừ gia cảnh hiện dùng là 11.000.000 ₫/tháng cho bản thân và 4.400.000 ₫/tháng cho mỗi người phụ thuộc. Chẳng hạn, nhân viên có thu nhập tính thuế sau bảo hiểm là 16.000.000 ₫ và đăng ký một người phụ thuộc thì thu nhập tính thuế sơ bộ là 16.000.000 - 11.000.000 - 4.400.000 = 600.000 ₫ trước khi áp biểu thuế.

Trong sheet Bảng lương, các cột Thu nhập chịu thuế và Thuế TNCN phải được kiểm tra với hồ sơ đăng ký người phụ thuộc, khoản miễn giảm và bảng kê khấu trừ. Doanh nghiệp cũng cần lưu bảng lương, chứng từ thanh toán và hồ sơ liên quan tối thiểu 10 năm theo yêu cầu lưu trữ chứng từ kế toán.

Việc đối chiếu khoản miễn giảm, người phụ thuộc và chứng từ khấu trừ cũng cần gắn với bộ hồ sơ nhân sự để tra cứu thông tin khi quyết toán và lưu trữ đủ 10 năm.

Sai bảng lương thường không đến từ phép cộng lớn mà từ một ô nhập lệch: ngày công chuẩn bị đổi từ 26 thành 27, thưởng nhập nhầm thêm một số 0 hoặc tỷ lệ bảo hiểm bị tính trên sai căn cứ. Những lỗi này dễ lọt qua nếu bạn chỉ nhìn cột Thực lãnh mà không so sánh ngược với các cột thành phần.

Lấy sai số ngày công làm thay đổi cả kỳ lương

Một nhân viên lương cơ bản 9.000.000 ₫, công chuẩn 26 ngày, làm thực tế 24 ngày sẽ có lương theo công khoảng 8.307.692 ₫. Nếu nhập nhầm 25 ngày, số chênh là 346.154 ₫. Với 10 người cùng bị sai một ngày, doanh nghiệp có thể lệch 3.461.540 ₫ trong một kỳ, chưa kể phải lập lại bảng và giải thích cho từng người.

Hãy kiểm tra Ngày công thực tế không vượt Ngày công chuẩn, đặc biệt ở tháng có nghỉ lễ hoặc nhân viên nghỉ không lương. Không nên gõ đè vào Lương theo ngày công và Tổng thu nhập để sửa kết quả; cách đó làm mất liên kết công thức và khiến tháng sau khó truy nguyên.

Nhầm khoản doanh nghiệp đóng với khoản nhân viên bị trừ

Lỗi tôi gặp nhiều ở doanh nghiệp nhỏ là lấy 21,5% phần doanh nghiệp đóng rồi trừ vào lương nhân viên, hoặc cộng cả hai phần vào Tổng khấu trừ. Với căn cứ 12.000.000 ₫, phần người lao động theo mẫu là 1.260.000 ₫, còn phần doanh nghiệp 21,5% là 2.580.000 ₫. Hai số này phục vụ hai mục đích khác nhau.

Bỏ qua hồ sơ thuế và thời điểm chốt lương

Nhập Thuế TNCN theo một tỷ lệ cố định cho mọi người cũng sai, vì biểu thuế có 7 bậc và giảm trừ gia cảnh phụ thuộc hồ sơ từng cá nhân. Một nhân viên có lương 15.000.000 ₫ nhưng chưa đăng ký người phụ thuộc sẽ khác người có cùng mức lương và một người phụ thuộc. Hãy khóa dữ liệu sau khi đối chiếu bảng chấm công, chứng từ thưởng và danh sách bảo hiểm; đừng sửa bảng sau khi đã chuyển khoản mà không lưu bản điều chỉnh.

Phần còn lại cần được khóa theo hồ sơ thực tế, nhất là khi đối chiếu bảng tính bảo hiểm xã hội với bảng chấm công và chứng từ thưởng.

File lương chỉ có giá trị khi được cập nhật vào một thời điểm cố định. Với doanh nghiệp nhỏ, cách gọn nhất là chốt công vào chiều ngày cuối cùng của tháng, nhập dữ liệu vào ngày làm việc kế tiếp và hoàn tất đối chiếu trước kỳ trả lương 1–2 ngày.

Gắn file với ba mốc đã có

• Ngày chốt công: nhập Ngày công thực tế và ghi chú các trường hợp nghỉ không lương.
• Ngày duyệt thưởng: cập nhật cột Thưởng sau khi người quản lý xác nhận, không nhập theo tin nhắn rời rạc.
• Ngày chuyển khoản: đối chiếu sheet Tổng hợp với danh sách ngân hàng và lưu bản PDF.

Ví dụ 7 nhân viên, mỗi người mất 4 phút để kiểm tra dòng lương, tổng thời gian chỉ khoảng 28 phút. Nếu bạn chờ đến sát giờ trả lương mới gom dữ liệu từ nhiều file, chỉ một khoản thưởng 500.000 ₫ nhập trùng cũng có thể làm phải sửa cả danh sách chuyển khoản.

Sao chép tháng trước nhưng không mang theo lỗi

Hãy lưu một bản gốc không có dữ liệu nhân viên, sau đó sao chép sheet Bảng lương cho từng tháng. Trước khi nhập, đổi tiêu đề kỳ lương, kiểm tra công thức ở dòng đầu và thử một phép tính: lương 10.000.000 ₫, công chuẩn 26, công thực tế 25 phải cho lương theo công khoảng 9.615.385 ₫.

Bạn có thể dùng Data Validation cho Ngày công thực tế để giới hạn số từ 0 đến 31, đồng thời dùng định dạng có điều kiện để làm nổi bật dòng có công thực tế lớn hơn công chuẩn. Nếu bảng đã vượt khoảng 100 nhân viên, có nhiều ca và cần phân quyền, đó là lúc chuyển sang phần mềm tiền lương thay vì tiếp tục mở rộng file thủ công.