Ngân sách gia đình Excel - Mẫu miễn phí

1. Bước 1 — Mở sheet Ngân Sách Tháng và nhập đúng tháng cần theo dõi. Nếu là tháng 6/2026, bạn chỉ cần thay số ở phần tiêu đề và giữ cấu trúc cột.
2. Bước 2 — Điền từng khoản thu và khoản chi vào đúng danh mục. Nên ghi số thực tế, ví dụ tiền lương 18.000.000 ₫, tiền ăn 4.200.000 ₫, tiền học 2.500.000 ₫.
3. Bước 3 — Kiểm tra các ô tổng hợp tự tính để xem còn dư hay thiếu. Nếu tháng đó chi 21.000.000 ₫ mà thu 25.000.000 ₫ thì bạn còn 4.000.000 ₫.
4. Bước 4 — Sang sheet Tổng Hợp để xem số cộng dồn và biểu đồ. Đây là chỗ dễ nhìn nhất khi bạn muốn biết khoản nào đang ăn nhiều ngân sách.
5. Bước 5 — Dùng sheet Hướng Dẫn nếu bạn mới mở file lần đầu hoặc muốn nhắc lại cách nhập đúng. Cách này tiết kiệm hơn nhiều so với tự dò công thức trong từng ô.
6. Bước 6 — Cuối tháng, sao chép file cho tháng sau và chỉ thay dữ liệu phát sinh mới. Làm đều như vậy 12 tháng là bạn có cả năm dữ liệu để so sánh.

Mẫu này dành cho bạn đang phải giữ tiền cho cả nhà: vợ chồng trẻ, gia đình có con đi học, hoặc người đứng ra quản lý chi tiêu chung. Với một nhà có 2 nguồn thu nhập, mỗi người ghi riêng 1 dòng, cuối tháng cộng lại là thấy ngay dòng tiền vào và ra.

Ảnh 1 cho thấy sheet Ngân Sách Tháng với bảng nhập số theo từng nhóm chi phí, phần tiêu đề lớn ở đầu trang và các ô tính tổng ở phía trên. Nếu gia đình bạn có thu 28.000.000 ₫ và chi 23.600.000 ₫, file sẽ giúp bạn nhìn ra ngay phần dư 4.400.000 ₫ thay vì phải cộng tay trên điện thoại.

Các tình huống dùng thực tế

Một gia đình 4 người thường có tiền ăn, tiền học, tiền điện nước, tiền xăng và khoản trả góp; chỉ cần bỏ sót 3 khoản 150.000 ₫ là lệch ngay 450.000 ₫. Với người hay chi bằng chuyển khoản, file này còn giúp gom lại để cuối tuần đối chiếu với sao kê.

Vì sao nên theo dõi theo tháng

Theo dõi theo tháng là nhịp vừa đủ để thấy xu hướng mà không quá nặng tay. Nếu bạn ghi theo ngày nhưng chỉ xem cuối tháng, bảng tổng hợp vẫn đủ để biết tháng nào chi vượt 10% và khoản nào nên cắt trước.

Ai nên cẩn thận hơn

Người đang có nợ vay, học phí cố định hoặc con nhỏ thường cần file này hơn cả. Chỉ cần một khoản trả nợ 3.000.000 ₫ mỗi tháng là ngân sách đã đổi hẳn nhịp, nên nhìn rõ số dư cuối tháng là rất quan trọng.

Ngay cả khi đã biết số dư cuối tháng, bạn vẫn nên tách một phần sang bảng tích lũy mục tiêu để thấy rõ mỗi tháng còn dư bao nhiêu cho khoản dự phòng.

Mẫu ngân sách gia đình không phải biểu mẫu nộp thuế GTGT hay hồ sơ của Tổng cục Thuế, nhưng vẫn cần bạn tách rõ phần thu nhập, chi phí và khoản tiết kiệm để không lẫn tiền sinh hoạt với tiền kinh doanh. Nếu trong nhà có người làm hộ kinh doanh hoặc Công ty TNHH, nên ghi riêng tiền cá nhân và tiền kinh doanh; gom chung 2 luồng này rất dễ làm lệch quyết định chi tiêu.

Về nguyên tắc quản lý tiền, gia đình nên có ít nhất 3 lớp: chi tiêu cố định, chi tiêu biến động và quỹ dự phòng. Ví dụ tổng thu 30.000.000 ₫, nếu bạn giữ 6.000.000 ₫ cho dự phòng, còn 24.000.000 ₫ mới chia cho ăn ở, học phí, đi lại và giải trí thì kế hoạch sẽ thực tế hơn nhiều.

Chỗ nào nên giữ kỷ luật

Với các khoản lương về đều mỗi tháng, bạn nên đặt một mức tiết kiệm cố định, chẳng hạn 10% thu nhập. Thu 25.000.000 ₫ mà tách ngay 2.500.000 ₫ thì phần còn lại 22.500.000 ₫ dễ kiểm soát hơn là chi trước rồi mới cố chừa tiền.

Chỗ nào nên linh hoạt

Khoản phát sinh như sửa xe 800.000 ₫, hiếu hỉ 1.000.000 ₫ hay mua đồ cho con đầu năm học không nên ép vào một dòng cứng nhắc. Bảng tính tốt là bảng cho bạn nhìn được chỗ nào cần khóa, chỗ nào nên để trống để nhập phát sinh.

Khi nào cần tách hẳn tiền cá nhân và tiền việc

Nếu bạn vừa có lương công ty vừa buôn bán nhỏ, hãy tách sổ ngay từ đầu. Một tháng doanh thu online 15.000.000 ₫ mà lẫn với tiền sinh hoạt 20.000.000 ₫ thì cuối tháng bạn không biết mình đang lời hay đang rút vốn.

Cũng với nguyên tắc đó, phần tiền đem đi đầu tư nên được theo dõi riêng bằng bảng theo dõi danh mục để biết vốn gốc, lãi lỗ và số tiền còn có thể rút ra.

Lỗi phổ biến nhất là ghi chi tiêu quá muộn, đến cuối tuần mới nhớ lại. Chỉ cần 5 khoản lặt vặt 70.000 ₫–120.000 ₫ bị quên, bạn đã mất 350.000 ₫–600.000 ₫ trong bảng mà không biết vì sao số dư lệch.

Gộp tiền sinh hoạt với tiền dự phòng

Nhiều gia đình để toàn bộ tiền vào một quỹ rồi dùng chung, đến lúc phát sinh lớn thì không còn gì để bù. Nếu tháng đó chi tiêu tăng 2.000.000 ₫ mà quỹ dự phòng không tách riêng, bạn sẽ phải bù bằng nợ thẻ hoặc vay người thân.

Chỉ nhìn số còn lại mà không nhìn cơ cấu

Có tháng còn dư 3.000.000 ₫ nhưng thực chất tiền ăn đã chiếm 45% tổng thu, quá cao so với mặt bằng thông thường. Nếu không nhìn cơ cấu, bạn sẽ tưởng ngân sách ổn trong khi thực ra đang rò rỉ ở một nhóm chi cụ thể.

Không chốt theo tháng

Không chốt tháng khiến dữ liệu bị kéo dài sang kỳ sau, rồi mọi so sánh mất tác dụng. Tôi từng thấy một gia đình để 2 tháng chung một file, đến lúc cộng lại thì không biết tháng nào vượt 1.500.000 ₫ cho mua sắm, tháng nào vượt cho học phí.

Cách gọn nhất là đặt giờ cố định, ví dụ tối Chủ nhật 20 phút để nhập lại toàn bộ phát sinh. Khi việc này đi kèm một thói quen sẵn có như chốt ví điện tử hoặc xem sao kê ngân hàng, bạn sẽ bền hơn nhiều so với việc nhớ rời rạc.

Ba mẹo để dùng đều hơn

• Sao chép sheet của tháng trước để khỏi dựng lại từ đầu.
• Dùng Data Validation cho danh mục chi để không gõ sai tên nhóm.
• Dùng định dạng có điều kiện để tô đỏ khi khoản chi vượt mức đặt trước.

Khi nào nên nâng cấp lên phần mềm

Nếu bạn bắt đầu có nhiều người cùng nhập, nhiều ví điện tử, nhiều tài khoản và hơn 100 giao dịch mỗi tuần, Excel vẫn làm được nhưng sẽ nặng tay. Khi đó, chuyển sang phần mềm quản lý chi tiêu hoặc kế toán gia đình sẽ gọn hơn, còn file này vẫn hợp nhất cho nhu cầu theo dõi đơn giản và rõ số.